E-Mail-Rücksendungen über Peppol
E-Rückmeldungen (Invoice Response) über Peppol sind technisch seit 2015 Teil des Dienstleistungsangebots von eConnect. Mit E-Rückmeldungen erhältst du als Absender automatisch eine Benachrichtigung über eine geänderte Rechnungsstatus beim Empfänger der Rechnung. Diese Weiterentwicklung ist ein großer Vorteil gegenüber dem Versenden von Rechnungen per E-Mail.
Die niederländische Regierung hat das Forschungsinstitut GBNED beauftragt, E-Rückmeldungen in Zusammenarbeit mit einer Vorreitergruppe von Serviceanbietern und Softwarepaketen in den Niederlanden zu testen. Dies erfolgt in Anlehnung an unsere südlichen Nachbarn, die Flämische Regierung, bei der die Business Level Response (BLR) im Mercurius-Portal von den Nutzern am höchsten bewertet wurde. Invoice Response (IR) ist der Nachfolger von BLR, und eConnect nimmt selbstverständlich an der Vorreitergruppe teil, um E-Rückmeldungen zwischen den Parteien auszutauschen.
Hintergrund
Das Peppol-Netzwerk wird genutzt, um sicher und grenzüberschreitend u.a. E-Rechnungen und Bestellaufträge zwischen Unternehmen und europäischen Regierungen zu empfangen und/oder zu versenden. Das Versenden einer E-Rechnung über Peppol ist technisch in immer mehr Standard-Finanzsoftwarepaketen und ERP-Software möglich. Dennoch ist der Versand von PDF-Rechnungen immer noch am gebräuchlichsten – etwa 75 % aller Rechnungen werden noch auf diese Weise versendet. Die Vorteile der E-Rechnung über Peppol sind wohlbekannt, dennoch hat die E-Rechnung noch keinen großen Durchbruch erlebt. Die Nachteile des Versendens einer PDF per E-Mail kennt auch jeder. Das erneute Versenden von PDF-Rechnungen, die „nicht erhalten wurden“, per E-Mail ist ein beträchtlicher versteckter Kostenfaktor. Natürlich kann es sein, dass diese in einem Spam-Filter hängen bleiben oder als Ausrede genutzt werden, um die Rechnung später als vereinbart zu bezahlen. Das geht besser! Mit Peppol ist es technisch möglich, Freigabestatus wie „genehmigt“ oder „abgelehnt“ maschinell auszutauschen. Der technische Name ist Peppol BIS – Invoice – Response 3.0 (IR), wir nennen es ab sofort E-Rückmeldung. E-Rückmeldungen gehen ausschließlich vom Abnehmer zum Lieferanten. Schematisch sieht das dann so aus (Quelle: GBNED)
Welche E-Rückmeldungsstatus gibt es?
Der Status der Rechnung wird automatisch im Geschäftsprozess des Empfängers der Rechnung (des Abnehmers) geändert. Eine Rechnung kann immer nur einen Status haben, daher kann jede Invoice Response nur eine E-Rückmeldung enthalten. Die Statusänderung im Prozess muss innerhalb von 3 Tagen nach Anpassung an den Lieferanten weitergegeben werden. Die folgenden Status sind in der Reihenfolge des Prozesses in den E-Rückmeldungen enthalten:
AB Acknowledged
Der Abnehmer teilt mit, dass die Rechnung technisch von ihm empfangen wurde und in seinen Freigabeprozess aufgenommen werden kann.
IP In process
Die Rechnung wird im ERP oder in der Finanzsoftware des Abnehmers bearbeitet.
UQ Under query
Die Bearbeitung der Rechnung wurde vorübergehend gestoppt, da Unklarheiten bestehen.
CA Conditionally accepted
Die Rechnung wurde unter Vorbehalt akzeptiert. Es könnte sein, dass noch auf eine Bestellung oder einen Auftrag verwiesen werden muss.
RE Rejected (Final status)
Dieser Status wird verwendet, wenn der Abnehmer die Rechnung nicht weiter bearbeitet und ablehnt. Das bedeutet nicht, dass die Transaktion, auf die sich die Rechnung bezieht, nicht stattgefunden hat. Es kann sein, dass die Rechnung nicht konform zur Lieferung war.
AP Accepted (approved)
Die Rechnung wurde zur Zahlung freigegeben. Dies ist der letzte Status, bevor die Rechnung bezahlt wird.
PD Paid (Final status)
Mit dieser Meldung gibt der Abnehmer den endgültigen Zahlungsstatus der Rechnung an. Damit kann der Lieferant überprüfen, ob der Betrag tatsächlich eingegangen ist.
Für einige Status (wie UQ, CA und RE) ist es erforderlich, auch einen Grund anzugeben, warum dieser Status der Rechnung zugewiesen wurde. Diese Status haben ebenfalls einen eigenen Code und werden automatisch weitergegeben.
Quelle: Peppol BIS Invoice response 3.0
Vorteile von E-Rückmeldungen
- Der Lieferant kann früher Maßnahmen ergreifen, wenn die Rechnung beim Abnehmer angefochten wird.
- Der Lieferant kann bei einem Status „genehmigt“ (AP) oder „bezahlt“ (PD) den Cashflow des Unternehmens schneller aktualisieren.
- Der Lieferant kann Status automatisiert im ERP anpassen, was manuelle Anpassungen spart.
- E-Rückmeldungen strukturieren die Feedbackschleife vom Abnehmer zum Lieferanten und sorgen so für eine bessere Beziehung.
Fazit
Die niederländische Peppol-Behörde (NPa) hat E-Rückmeldungen über Peppol als einen sehr wichtigen Punkt erkannt, und die niederländische Regierung wird dies über ihren eigenen Access Point sicherlich unterstützen. Dadurch erhältst du, wenn du eine E-Rechnung an die Regierung sendest, sofort Einblick in den Status und weißt auch, ob ein Streitfall vorliegt, z. B. „abgelehnt wegen fehlender Bestellnummer“. Du musst also nicht mehr anrufen oder E-Mails schreiben, wenn deine Rechnung nicht bezahlt wird. Du kannst deinen Streitfall direkt lösen und erhältst somit im Endeffekt schneller dein Geld.
Mit E-Rückmeldungen im Hinterkopf wird es für Rechnungsabsender (Lieferanten) immer logischer, von der Rechnungsstellung per E-Mail auf Peppol umzusteigen. Neben Sicherheit und Geschwindigkeit kommt nun eine großartige Funktion hinzu, die einen Mehrwert für die Debitorenposition bietet oder hilft, deine Liquiditätsposition aktuell zu halten.
eConnect ist Vorreiter in der E-Rechnungsstellung in den Niederlanden und unterstreicht dies durch die Teilnahme an dieser Initiative. Unser Vorschlag ist, E-Rückmeldungen zwischen Peppol-Dienstleistern obligatorisch zu machen. Wenn die Technik standardmäßig verfügbar ist, wird E-Rückmeldung ein echter Beschleuniger für die E-Rechnungsstellung über Peppol – für Lieferanten und Abnehmer.