E-Bestellungen über Peppol sind ein neuer Schritt bei der Digitalisierung des öffentlichen Einkaufs
„Unsere Mission ist es, den Beschaffungsprozess der Regierung durch Digitalisierung zu erleichtern. Deshalb haben wir nun einen Pilotversuch mit e-Aufträgen durchgeführt“, sagt Wouter Scholten, Projektleiter beim CPO-Office des BZK.
„Bei einer e-Bestellung sendet der Einkäufer der Regierung eine Bestellung digital direkt an einen Lieferanten. Dieser kann die Bestellung dann blitzschnell bearbeiten und sofort eine fehlerfreie e-Rechnung zurücksenden. Das ist nicht völlig neu, aber die unkomplizierte Art, wie wir es jetzt umsetzen, schon“, erklärt Scholten.
Was ist neu?
In dem Pilotprojekt mit e-Aufträgen, das Scholten durchgeführt hat, wurden Digipoort und das globale Peppol-Netzwerk genutzt. Dadurch können Regierungsdienste Einkaufsnachrichten mit Lieferanten austauschen. Das können e-Rechnungen oder e-Bestellungen sein, aber auch Vertragsdaten oder Statusmeldungen. „Da Peppol ein globaler Standard ist, schließen sich immer mehr Unternehmen und Behörden an. Dadurch wird es immer einfacher“, so Scholten.
E-Aufträge zugänglich machen
„Obwohl Lieferanten bereits e-Aufträge von der Regierung erhalten können, ist dies mit einem direkten Anschluss an Digipoort nur für sehr große Marktteilnehmer kosteneffektiv. Es gibt noch viel zu gewinnen, indem auch kleinere Lieferanten Aufträge digital erhalten. Für sie besteht der Vorteil darin, dass Bestellungen direkt fehlerfrei in ihr Auftragsmanagementsystem übernommen werden, ohne manuelle Arbeit. Mit den e-Auftragsdaten können sie sofort eine Rechnung erstellen, die von der Regierung effizient bearbeitet werden kann, was schnellere Zahlungen als zusätzlichen Vorteil bietet. Deshalb setzen wir nun auf die Kombination aus Digipoort und dem Peppol-Netzwerk.“
Pilotprojekt: e-Aufträge über Peppol
Zusammen mit dem Niederländischen Forensischen Institut (NFI) und einem spezialisierten Zulieferer, dem ursprünglich deutschen Unternehmen Merck, hat Scholten ein Pilotprojekt für e-Aufträge gestartet. Da dies das erste Mal war, dass dies auf diese Weise bei der Regierung geschah, gab es natürlich technische Herausforderungen zu überwinden. Scholten: „Es ist gelungen, die e-Bestellabwicklung zwischen dem NFI und Merck ist mittlerweile produktiv und beide Parteien sind sehr zufrieden.“
Auf dem Weg zum digitalen Geschäft
„Bereits im Sommer haben wir uns mit der ausgehenden e-Rechnung befasst. Regierungsdienste können diese bald ebenfalls über Digipoort und das Peppol-Netzwerk versenden. Als nächsten Schritt haben wir nun e-Aufträge für Regierungsdienste und deren Lieferanten niederschwellig verfügbar gemacht“, sagt Scholten. „Damit wollen wir die Voraussetzungen schaffen, um die gesamte Beschaffungskette mit neuen digitalen Möglichkeiten zu unterstützen.“
BZK als Systemverantwortlicher
Da das BZK systemverantwortlich für die Regierungsbeschaffung ist, wird jeder Schritt, um das System weiter zu digitalisieren, interministeriell abgestimmt. So hat Scholten sein Pilotprojekt mit e-Aufträgen dem Interministeriellen Ausschuss für Einkauf und Beschaffung (ICIA) vorgestellt. Dieser Ausschuss hat die neuen Möglichkeiten, die Regierungsdienste nun für e-Bestellungen über Digipoort und Peppol haben, zur Kenntnis genommen. Außerdem hat der ICIA sein Engagement bekräftigt, 2023 mit den notwendigen Vorbereitungen für die Implementierung von e-Aufträgen zu beginnen. Scholten: „Mit diesem Pilotprojekt sind wir bereit für den nächsten Schritt. Regierungsdienste können nun e-Aufträge in ihre Beschaffungssysteme integrieren. Dabei unterstützen wir sie gerne, damit dies zum Standard für die gesamte Regierung wird.“
Text und Foto: Remon Scheinhardt, Contentberater, BZK, NMBF/Direktion IFHR