Die Provinz Nordbrabant erhält innerhalb von 3 Monaten mehr als 90 % elektronische Rechnungen über Peppol
Ein Pionier, das kann man von der Provinz Nordbrabant durchaus behaupten. Seit dem 1. Februar 2021 ist die E-Rechnungsstellung für eingehende Rechnungen verpflichtend. Im Jahr 2020 war nur ein kleiner Teil der eingehenden Rechnungen eine E-Rechnung, in diesem Jahr liegt dieser Anteil bereits bei über 90 %. Ein beispielloses Ergebnis innerhalb einer Regierungsinstitution, das es in den Niederlanden bisher noch nicht gegeben hat! Wie sie das erreicht haben? Eelke Blonk, Manager Steuerungsinformationen & Verwaltung, und Dirk Booltink, Koordinator Verwaltungsdienste bei der Provinz Nordbrabant, erklären es.
Als im Jahr 2019 die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen für Behörden eingeführt wurde, machte die Provinz Nordbrabant dies zu einem ihrer Schwerpunkte. Die Provinz suchte nach einer Lösung, die die E-Rechnungsstellung mit SAP ermöglichte. Durch eine Ausschreibung kamen sie schließlich zu eConnect.
Eingehende Rechnungen über SAP
Zusammen mit dem Partner Avelon sorgt eConnect dafür, dass die E-Rechnungen an der richtigen Stelle innerhalb der Provinz ankommen. E-Rechnungen werden über das sichere E-Rechnungsnetzwerk Peppol gesendet und sind auch auf der Plattform von eConnect sichtbar. Über einen Workflow werden diese Rechnungen automatisch inhaltlich überprüft und entweder genehmigt oder abgelehnt. Wenn die Rechnungen genehmigt werden, werden sie über Avelon an SAP übermittelt.
Eine erfolgreiche Testphase
Die Verpflichtung seitens der Regierung bot der Provinz Nordbrabant eine gute Gelegenheit, zu testen, wie die E-Rechnungsstellung in der Praxis funktioniert. „Als der Staat alle Regierungsinstitutionen verpflichtete, ab April 2019 E-Rechnungen annehmen zu können, sah die Provinz dies als Chance. Wir haben diesen Moment genutzt, um zu sehen, wie der Prozess der E-Rechnungsstellung abläuft. Zu diesem Zeitpunkt haben wir auch noch Rechnungen per Post und E-Mail bearbeitet“, erzählt Dirk Booltink. Die Testphase war ein Erfolg. Nicht nur intern waren die Vorteile groß, auch Lieferanten sahen, dass ihre Rechnungen schneller bezahlt wurden. Dirk erklärt: „Der größte Vorteil ist, dass die Rechnungen zentral eingehen und wir sie schnell abwickeln können, da ein Teil bereits im System erfasst ist. Ein weiterer großer Vorteil ist die zusätzliche Sicherheit. Ein Lieferant muss mehrere Schritte durchlaufen, um zu beweisen, dass er ist, wer er vorgibt zu sein. Wir müssen also nicht an der Authentizität des Absenders zweifeln. Es gibt keine gefälschten Rechnungen mehr.“
Von der Testphase zur Pflicht
Überall waren die Vorteile spürbar, und auch die Geschäftsführung war begeistert. Die Entscheidung, ab dem 1. Februar 2021 die E-Rechnungsstellung für alle Lieferanten verpflichtend zu machen, war daher schnell getroffen. Wo in der Testphase noch PDF-Rechnungen und Papierrechnungen akzeptiert wurden, war dies seit dem 1. Februar des letzten Jahres nicht mehr der Fall. Keine andere Regierungsinstitution hatte dies auf diese Weise getan, daher kann man die Provinz Nordbrabant mit Recht als Pionier bezeichnen. Das brachte anfangs auch Unsicherheiten mit sich. „Ich hatte erwartet, dass wir auf einige Hindernisse stoßen würden, und nicht jeder Lieferant würde sofort zustimmen. Aber wie auch immer, wir haben uns voll dafür eingesetzt!“, sagt Eelke. Dirk ergänzt: „Am Anfang habe ich wirklich manchmal gedacht, ob wir das überhaupt tun sollten. Aber ich war auch von den vielen Vorteilen überzeugt, auch für die Lieferanten.“
Interne Kommunikation
„Nicht nur wir haben Kontakt mit dem Lieferanten, auch andere Abteilungen haben mit denselben Parteien zu tun. Deshalb war es uns wichtig, sie in diesen Übergang einzubeziehen und zu schulen, zum Beispiel durch die Organisation von Sitzungen mit Kollegen“, erzählt Dirk. „Und zum Glück wuchs das Verständnis intern immer mehr“, fügt er hinzu.
Eelke Blonk – Manager Steuerungsinformationen & Verwaltung
Dirk Booltink – Koordinator Verwaltungsdienste
Externe Kommunikation
Zusammen mit eConnect wurde ein Onboarding-Prozess gestartet, um so viele Lieferanten wie möglich zu informieren, zu motivieren und schließlich dazu zu bringen, eine E-Rechnung zu senden. „Alle Lieferanten, die uns in den sechs Monaten zuvor eine Rechnung geschickt hatten, wurden per E-Mail darüber informiert, dass wir ab dem 1. Februar 2021 nur noch E-Rechnungen akzeptieren würden“, sagt Dirk. „Wir haben dies auch in die allgemeinen Geschäftsbedingungen und unsere Rechnungsanforderungen aufgenommen. Nicht jeder Lieferant akzeptierte dies sofort. Es war etwas Neues, und es wurde eine Verpflichtung eingeführt. Besonders in der Corona-Zeit kam das nicht immer gut an“, fügt Eelke hinzu. „Aber wir wollten auf keinen Fall eine Fluchtmöglichkeit zulassen und wirklich nur E-Rechnungen erhalten. Wir haben nicht ausdrücklich gesagt: Eure PDF-Rechnung wird nicht bearbeitet, aber darauf lief es, mit wenigen Ausnahmen, hinaus“, erklärt Eelke. „Wenn wir es machen, dann wollen wir es auch richtig machen!“, sagt Dirk überzeugt. Die Provinz nahm die Verpflichtung nicht nur in die allgemeinen Geschäftsbedingungen auf, sondern erstellte in Zusammenarbeit mit eConnect auch eine Webseite mit klaren Anweisungen für Lieferanten, wie sie auf die E-Rechnungsstellung umsteigen konnten. „Diese Seite war im Prozess wirklich von großer Bedeutung. Sie erklärte Schritt für Schritt, wie Lieferanten uns eine E-Rechnung senden konnten“, erzählt Eelke.
Geduldig und sorgfältig
eConnect spielte eine wichtige Rolle im gesamten Prozess. Dirk erklärt: „Einfache Fragen wurden direkt telefonisch oder per E-Mail beantwortet. Für komplexere Fragen wurde ein 1-zu-1-Meeting geplant. Alles wurde von eConnect sorgfältig und geduldig erklärt und begleitet.“ Die Lieferanten wurden auf verschiedene Weise informiert und geschult. Es wurde ein Handbuch geschrieben und mehrere Anleitungsvideos erstellt, die deutlich erklärten, wie eine E-Rechnung gesendet werden kann. Wenn der Lieferant bereits mit einer Software arbeitete, wurde geprüft, wie dies in seiner eigenen Software umgesetzt werden konnte. Wenn sie keine Software hatten oder nur wenige Rechnungen pro Jahr verschickten, konnten sie sich auf der eConnect-Plattform anmelden. Für die Mitarbeiter der Verwaltung wurde eine FAQ erstellt, sodass sie ebenfalls direkt Fragen der Lieferanten zur E-Rechnungsstellung beantworten konnten.
„Mehr als 90 % hätten wir nie erwartet“
All diese Bemühungen haben ein beeindruckendes Ergebnis erzielt. „Dass mehr als 90 % unserer Lieferanten innerhalb eines Jahres nach Einführung der Pflicht eine E-Rechnung schicken würden, hätten wir nie erwartet! Wir dachten, dass 70–80 % realistisch wären“, erzählt Dirk begeistert. „eConnect war dabei ein entscheidender Teil des Erfolgs!“, fügt Eelke sofort hinzu. „Unsere Zahlungsfrist betrug früher 22 Tage, jetzt sind es nur noch 8!“ Dass es in der Praxis manchmal anders läuft, sehen auch Eelke und Dirk: „Wir haben verschiedene Projekte, von denen die E-Rechnungsstellung eines ist. Den Erfolg der E-Rechnungsstellung haben wir mit einem kleinen Team und mit einem Tag pro Woche Unterstützung von eConnect erreicht. Wir kennen auch Geschichten von Organisationen, die mit 20 Personen in Vollzeit an der E-Rechnungsstellung arbeiten, aber deren Prozentsatz viel niedriger liegt.“
Die Pionierrolle der Provinz Nordbrabant
Die Provinz Nordbrabant ist ein Pionier im Bereich der E-Rechnungsstellung. Dies zeigt sich auch an den Fragen, die sie zunehmend von anderen dezentralen Behörden erhalten. „Immer mehr Provinzen und Gemeinden finden den Weg zu uns. Sie wollen wissen, welche Schritte wir unternommen haben“, erzählt Dirk. „Es gibt zum Beispiel Behörden, die sich noch gar nicht mit E-Rechnungen beschäftigen und bei der Ausschreibung eines neuen Buchhaltungssystems dies nicht als Anforderung einbeziehen. Sie denken: Das kommt später. Wir denken hingegen: Nimm es gleich mit. In fünf Jahren werden wir nichts anderes mehr kennen, und jeder wird E-Rechnungen verwenden.“
Wie geht es weiter?
Die Provinz ist noch nicht fertig mit der Anbindung von Lieferanten. Es gibt noch eine Gruppe von Lieferanten, die Hilfe beim Versenden von E-Rechnungen benötigt. Oft handelt es sich um lokale Unternehmen wie den Bäcker oder Metzger um die Ecke. „Im Nachhinein hätten wir ihnen mehr Aufmerksamkeit schenken sollen. Für große Unternehmen ist es oft eine Frage eines Häkchens in ihrem Buchhaltungssystem, aber für einen kleinen Bäcker oder Gastronom kann es schwieriger sein. Diese kleinen Unternehmen brauchen mehr Hilfe und Unterstützung“, erzählt Dirk. eConnect wird auch hier wieder eine wichtige Rolle spielen, um diese Lieferanten an Bord zu holen. „Wir würden hier gerne noch Schritte unternehmen. Wie können wir diese kleinen Lieferanten besser unterstützen? Mein Ziel ist es, dafür zu sorgen, dass es für sie einfacher wird und sie die Vorteile sehen. Gleichzeitig soll es aber auch unseren Anforderungen entsprechen.“ Dirk blickt zufrieden auf den Übergang zur E-Rechnungsstellung zurück: „Wir sind noch nicht bei 100 %, aber wir wissen auch, dass es für einige Lieferanten nicht so einfach ist. Ich bin stolz darauf, dass wir als Provinz auf diese Weise arbeiten.“
Ausgangsrechnungen?
„In der letzten Zeit haben wir viel in die Seite der Kreditoren investiert, indem wir sie gebeten haben, eine E-Rechnung zu schicken. Derzeit senden wir eine E-Rechnung, wenn diese angefordert wird. Unser Wunsch ist es, in naher Zukunft auch proaktiv E-Rechnungen an unsere Kunden zu senden“, erklärt Dirk.
„E-Rechnungen – einfach machen!“
Haben Eelke und Dirk noch einen Tipp für andere Organisationen, die erfolgreich E-Rechnungen einführen wollen? Eelke ist kurz und bündig: „E-Rechnungen – einfach machen!“ Dirk: „Und wenn du es machst, mach es richtig! Und vergiss auch nicht deine kleinen Lieferanten!“