Automatische Erkennung im offenen Netzwerk – der Standard von eConnect
eConnect erkennt immer die optimale Zustellungsmethode für jede gesendete Rechnung. Idealerweise erfolgt dies direkt in der Finanzsoftware des Empfängers über das eConnect Netzwerk oder das Peppol/Simplerinvoicing-Netzwerk. Daher überprüfen wir stets, ob der Empfänger im Netzwerk registriert ist. Ist dies der Fall, wird die Rechnung sicher und fehlerfrei an die registrierte elektronische Rechnungsadresse des Empfängers zugestellt. Kurz gesagt, automatische Erkennung über das offene Netzwerk.
Automatische Erkennung – der Standard bei eConnect
Automatische Erkennung ist für eConnect der Standard und wird seit 2013 auf allen über eConnect gesendeten Rechnungen angewendet. Lansigt Accountants en Belastingadviseurs war 2013 die erste Organisation, die den Empfang von E-Rechnungen mit automatischer Erkennung einführte und davon noch heute profitiert. Sowohl Großunternehmen als auch KMUs haben in den letzten Jahren viele Rechnungen mit automatischer Erkennung über eConnect gesendet. Mit 60 % des Rechnungsvolumens im Peppol/Simplerinvoicing-Netzwerk sind wir nicht umsonst mit Abstand der größte Versender in den Niederlanden über dieses offene Netzwerk. Glücklicherweise wird unsere Methode des E-Rechnungsversands inzwischen langsam übernommen. Leider prüft noch nicht jeder Billing Service Provider (BSP), ob der Rechnungsempfänger im offenen E-Rechnungsnetzwerk erreichbar ist. Die Rechnung landet dann immer noch auf dem Schreibtisch oder in der Mailbox, obwohl sie durchaus elektronisch hätte zugestellt werden können. Dies erhöht die Kosten, ermöglicht das Versenden von Phishing-Rechnungen und macht die Bearbeitung bei Erhalt ineffizient. All dies gehört der Vergangenheit an, wenn E-Rechnungen über Simplerinvoicing mit automatischer Erkennung versendet werden.
Das E-Rechnungsnetzwerk – für jede Organisation
Das sichere Peppol/Simplerinvoicing-Netzwerk steht jeder Organisation in den Niederlanden zur Verfügung, von Regierungsbehörden bis hin zu KMUs. Der Austausch elektronischer Rechnungen erfolgt über die sicheren Netzwerke verschiedener angeschlossener Billing Service Provider (BSPs). eConnect ist einer dieser BSPs und zudem Marktführer im Simplerinvoicing-Netzwerk. Die niederländische Peppol-Behörde Stichting Simplerinvoicing verknüpft alle „losen“ Netzwerke der BSPs miteinander. Außerdem überwacht sie die Sicherheit und die Rechnungsstandards, sodass jede Organisation E-Rechnungen austauschen kann, unabhängig vom verwendeten Anbieter oder der Größe. Man kann es mit der Mobilfunkbranche vergleichen: Jeder kann über eine 06-Nummer (Registrierungsnummer) erreicht werden, unabhängig vom Telefonanbieter oder dem verwendeten Gerät. Der Austausch von E-Rechnungen funktioniert nicht anders. Über angeschlossene verknüpfte Software können Sie Rechnungen senden und empfangen, ohne dass manuelle Zwischenschritte erforderlich sind. Das klingt nicht nur einfach, es ist es auch!
Einfach „einschalten“
Simplerinvoicing ist in vielen Finanzsoftwares verfügbar. Bei eConnect muss es lediglich aktiviert werden. Wir sind standardmäßig in mehr als 30 gängigen Softwarepaketen integriert. Mithilfe einer oder mehrerer eindeutiger Identifikationsnummern wird das Unternehmen im Netzwerk registriert. Dies kann die Handelsregisternummer (KvK-Nummer), die USt.-IdNr. oder die IBAN für Unternehmen sowie die SIRET-Nummer für öffentliche Einrichtungen sein. All diese Nummern können verwendet werden, um den Empfänger zu erreichen, ähnlich wie eine Telefonnummer. Außerdem wissen Sie immer, wer der Absender der Rechnung ist, und werden bei einer weiteren Sendung automatisch im Netzwerk gefunden. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Versenden von Phishing-Rechnungen in diesem Netzwerk nicht mehr möglich ist!
Standardmäßig kostenlose Registrierung
Wenn Sie mit eConnect arbeiten, sorgen wir stets dafür, dass Sie als niederländische Organisation kostenlos im Simplerinvoicing/PEPPOL-Netzwerk registriert werden. Dadurch sind Sie für alle im Netzwerk erreichbar. Fragen Sie daher immer bei Ihrem Anbieter nach, ob Sie im PEPPOL-Netzwerk registriert werden können!
Versenden einer E-Rechnung
Beim Versenden einer E-Rechnung überprüft der BSP die Identifikationsnummern des Empfängers im Netzwerk. Wenn alles in Ordnung ist, werden die Zustelldaten automatisch vom BSP abgerufen und es wird eine Verbindung mit dem Anbieter der empfangenden Partei hergestellt. Anschließend wird die E-Rechnung über das E-Rechnungsnetzwerk zugestellt. Sie müssen sich keine Sorgen machen, ob der Empfänger die E-Rechnung tatsächlich erhalten kann – in jedem Fall kommt die E-Rechnung an.
Empfangen einer E-Rechnung
Sobald Sie E-Rechnungen versenden, können Sie nachvollziehen, dass die Lieferanten erwarten, dass Sie als Organisation auch E-Rechnungen empfangen können. Die Finanzsoftware ist bereit dafür, und viele Lieferanten können E-Rechnungen austauschen. Fordern Sie daher aktiv eine E-Rechnung an. Für alle Nicht-E-Rechnungen, wie z. B. PDF-Rechnungen, hat eConnect eine Lösung. Diese werden über denselben Weg in die Buchhaltung aufgenommen. Dabei überprüfen wir stets, ob diese Rechnungen elektronisch übermittelt werden können. So erhalten Sie immer mehr E-Rechnungen und können „wirklich“ automatisch buchen.
inVoice of Holland ist für automatische Erkennung
Was ist inVoice of Holland? Die Technik des E-Rechnungsversands ist in vielen Fällen einfach anwendbar. Gleichzeitig wird jedoch noch nicht ausreichend davon profitiert. Versender warten auf Empfänger, und Empfänger auf Versender. inVoice of Holland hat das Ziel, diese Pattsituation zwischen Versendern und Empfängern zu durchbrechen und so die Einführung von E-Rechnungen zu beschleunigen. Dies tun wir, indem wir öffentliches Engagement führender Organisationen einfordern, um den Einsatz von E-Rechnungen in großem Umfang mit höchster Qualität und Sicherheitsniveau über Simplerinvoicing FULL zu fördern. Eine der vier Säulen von inVoice of Holland ist die automatische Erkennung als Standard. Wenn E-Rechnungen mit automatischer Erkennung angewendet werden, sparen alle beteiligten Parteien Kosten, und die Risiken werden verringert.
Wenn es geht, mach es einfach!
Das Ergebnis ist eine enorme Kostenersparnis und eine stark verbesserte Sicherheit des Rechnungsprozesses für sowohl Versender als auch Empfänger. Das Motto lautet nicht umsonst: Wenn es geht, mach es einfach!