Annahme
Wir prüfen zunächst, ob das eingereichte Dokument als gültiges Rechnungsdokument akzeptiert wird. Das System erkennt ein Dokument als Lieferschein oder Erinnerung. Unlesbare Dokumente werden herausgefiltert.
Validierung
Anschließend werden die Dokumente überprüft, ob sie den technischen Anforderungen entsprechen. Wir normalisieren Rechnungen in ein standardisiertes Format, damit sie mit dem Abrechnungssystem der empfangenden Partei kompatibel sind.
Verarbeitung
Wenn die Rechnungen verarbeitet werden, wirst du automatisch über den Status mittels E-Rückmeldungen informiert. So siehst du sofort, ob die Rechnung genehmigt, abgelehnt oder zur Zahlung freigegeben wurde. Dies ist ein großer Vorteil gegenüber Rechnungen per E-Mail.
Diese (und viele andere) Organisationen sind Ihnen bereits vorausgegangen
Eine effiziente Verwaltung
Der Prozess der Annahme, Validierung und Verarbeitung von Rechnungen ist entscheidend für einen reibungslosen Finanzworkflow in Unternehmen. Bei der Annahme wird jede eingegangene Rechnung sorgfältig geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Kriterien der empfangenden Partei entspricht. Dabei wird auf die Richtigkeit der Rechnungsdaten geachtet, wie z. B. Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Zahlungsbedingungen.
Nach der Annahme erfolgt die Validierung, bei der die technischen und formellen Aspekte der Rechnung überprüft werden. Dies umfasst die Überprüfung, ob die Rechnung den geltenden Vorschriften entspricht, wie z. B. Steuergesetzen und Buchhaltungsrichtlinien. Wenn die Rechnung erfolgreich akzeptiert und validiert wurde, wird sie im Buchhaltungssystem der empfangenden Partei verarbeitet. Dies beinhaltet die Erfassung der Rechnungsdaten, die Zuweisung von Kosten und die Erstellung von Zahlungsanweisungen.
Ein effizienter Prozess der Annahme, Validierung und Verarbeitung von Rechnungen trägt zu genauen Finanzdaten, pünktlichen Zahlungen und einer optimierten Buchhaltung bei.
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