Spółdzielnie mieszkaniowe otrzymują dużą liczbę faktur za energię, które muszą być rozdzielone na poszczególne jednostki nieruchomości. Ponadto spółdzielnie współpracują z podwykonawcami przy konserwacji i renowacji, gdzie G-rekening i odwrotne obciążenie VAT są powszechne. eConnect automatyzuje cały ten proces, od odbioru faktury po księgowanie na poziomie budynku.
Dlaczego eConnect dla spółdzielni mieszkaniowych?
eConnect łączy przetwarzanie faktur za energię wg kodu EAN z obsługą G-rekening, rozpoznawaniem podstaw VAT i Rule Based Enrichment (RBE) do automatycznego księgowania per jednostka nieruchomości. Dzięki partnerom DataRotonde i Databalk oraz bezpośrednim relacjom z klientami, eConnect jest ugruntowaną marką w sektorze spółdzielni mieszkaniowych.
E-faktury za energię przesyłane przez Peppol są automatycznie dzielone wg kodu EAN na poszczególne jednostki nieruchomości. Okresowe koszty energii per obiekt są realizowane przez przetwarzanie e-faktury z odpowiednim mapowaniem EAN.
Automatyczne księgowanie per jednostka nieruchomości za pomocą RBE: numery EAN są powiązywane z numerami budynków lub numerami IO. Faktura jest wzbogacana o dane, które nie znajdują się na oryginalnym dokumencie.
Istotne przy podwykonawstwie w zakresie konserwacji i renowacji. eConnect automatycznie rozpoznaje numery IBAN G-rekening i przetwarza podział między zablokowaną a zwykłą płatność.
IDR rozpoznaje podstawy VAT na fakturach z odwrotnym obciążeniem i automatycznie przypisuje odpowiedni kod VAT (AE dla krajowego odwrotnego obciążenia, K dla wewnątrzwspólnotowego, G dla eksportu). Szczególnie istotne przy podwykonawstwie.
Jeden adres e-mail dla wielu administracji. System rozpoznaje na podstawie nazwy, adresu i aliasów (nazwa budynku do numeru administracji), do której administracji powinna trafić faktura.
Automatyczne księgowanie w systemie ERP za pomocą Autopilota. W połączeniu z RBE faktury są bez ręcznej interwencji księgowane na właściwym koncie księgowym i jednostce nieruchomości.
Havensteder to spółdzielnia mieszkaniowa korzystająca z Empire ERP i Grip ERP. eConnect zapewnia integrację przez PSB i platformę z niestandardowym połączeniem Autopilot do Empire ERP oraz generycznym Autopilotem do Grip ERP. Niestandardowe rozpoznawanie pozycji faktur zapewnia księgowanie na właściwym koncie księgowym. RBE wzbogaca faktury o dane, które nie znajdują się na oryginalnym dokumencie, takie jak numery budynków i numery IO.
eConnect współpracuje z dwoma partnerami aktywnymi na rynku spółdzielni mieszkaniowych.
DataRotonde zintegrowała Peppol Access Point eConnect, umożliwiając swoim klientom wymianę e-faktur i komunikatów e-Procurement przez Peppol. DataRotonde jest aktywna na rynku transakcji cyfrowych i spółdzielni mieszkaniowych.
Databalk to partner Microsoft Dynamics 365 Business Central aktywny na rynku spółdzielni mieszkaniowych. Automatyczne księgowanie faktur za energię per jednostka nieruchomości za pomocą RBE jest kluczowym elementem ich rozwiązania.
Oprócz tych kanałów partnerskich eConnect ma również bezpośrednich klientów w sektorze spółdzielni mieszkaniowych.
E-faktury za energię przychodzące przez Peppol zawierają kody EAN na punkt pomiarowy. eConnect wiąże te kody EAN z numerami budynków lub numerami IO za pomocą Rule Based Enrichment (RBE). Każda pozycja faktury jest wzbogacana o dane odpowiedniej jednostki nieruchomości, dzięki czemu koszty są automatycznie księgowane na właściwym obiekcie w systemie ERP. Proces ten przebiega w pełni automatycznie, bez konieczności ręcznego przypisywania pozycji faktur do budynków przez pracowników.
RBE oznacza Rule Based Enrichment. To silnik oparty na regułach, za pomocą którego faktury są automatycznie wzbogacane o dodatkowe dane na podstawie inteligentnych instrukcji. Dla spółdzielni mieszkaniowych oznacza to konkretnie, że numer EAN na fakturze za energię jest automatycznie wiązany z numerem budynku lub numerem IO w systemie ERP. Autopilot wykorzystuje te wzbogacone dane do automatycznego księgowania. Konfigurację reguł RBE przeprowadza zespół techniczny eConnect.
Tak. IDR (Intelligent Document Recogniser) automatycznie rozpoznaje podstawy VAT na fakturach z odwrotnym obciążeniem. Przy podwykonawstwie w zakresie konserwacji lub renowacji odwrotne obciążenie VAT jest powszechne. eConnect wykrywa stawkę VAT (0%) w połączeniu ze wskaźnikiem odwrotnego obciążenia i automatycznie stosuje odpowiedni kod VAT zgodnie z EN16931/NLCIUS. W połączeniu z rozpoznawaniem G-rekening i RBE cały łańcuch przetwarzania może przebiegać automatycznie, od odbioru faktury po księgowanie per jednostka nieruchomości.
Tak. Dzięki wykrywaniu administracji wszystkie faktury trafiają na jeden adres e-mail, niezależnie od tego, do której administracji są przeznaczone. System automatycznie rozpoznaje właściwą administrację na podstawie nazwy i adresu. Dla spółdzielni mieszkaniowych szczególnie wartościowa jest funkcja aliasów: nazwa budynku jest automatycznie wiązana z odpowiednim numerem administracji. W przypadku wątpliwości detekcja przekierowuje fakturę do zespołu Quality Control w celu ręcznej weryfikacji. Wykrywanie administracji jest dostępne od abonamentu Professional.
eConnect integruje się z szeroką gamą systemów ERP. Dla spółdzielni mieszkaniowych szczególnie istotne są integracje z Empire ERP (przez niestandardowy Autopilot u Havensteder), Dynamics 365 Business Central (przez partnera Databalk) i DataRotonde. Ponadto eConnect posiada integracje z ponad 100 pakietami oprogramowania i oferuje REST API do bezpośredniej integracji. Prosimy o kontakt, aby omówić możliwości dla Państwa konkretnego środowiska ERP.
Chcesz dowiedzieć się, jak eConnect może zautomatyzować przetwarzanie faktur w Państwa spółdzielni?
Umów spotkanie
Zobacz także: Budownictwo · Skanowanie i rozpoznawanie · Integracje oprogramowania