ViDA jest wdrażana etapowo w okresie dziesięciu lat, od 2025 do 2035 roku. Jednocześnie poszczególne państwa członkowskie UE wprowadzają własne mandaty krajowe, często wcześniej niż ogólnounijny obowiązek. Ten artykuł przedstawia przegląd pełnego harmonogramu i statusu w poszczególnych krajach.

Data 1 lipca 2030 roku jest najważniejsza dla e-fakturowania: od tego momentu każda faktura B2B wewnątrz UE musi być ustrukturyzowaną e-fakturą (EN 16931), wraz z danymi raportowymi DRR.

Kamienie milowe ViDA dotykają różnych grup:

• 1 lipca 2028: platformy ułatwiające krótkoterminowy najem lub przewóz osób oraz ich dostawcy, a także przedsiębiorstwa działające w wielu krajach UE w związku z reformami SVR.
• 1 lipca 2030: każde przedsiębiorstwo fakturujące transgranicznie w UE oraz dostawcy oprogramowania, którzy muszą dostosować systemy fakturowania do EN 16931.
• 1 stycznia 2035: państwa członkowskie, które nie wdrożyły jeszcze krajowego systemu cyfrowego raportowania, a pośrednio wszystkie krajowe przedsiębiorstwa w tych krajach.

Komisja Europejska szacuje łączne korzyści ekonomiczne ViDA na € 172 do 214 miliardów w okresie dziesięciu lat. Oszczędności rozkładają się między przedsiębiorstwa i organy podatkowe: przedsiębiorstwa oszczędzają około € 51 miliardów na obciążeniach administracyjnych, a państwa członkowskie mogą oczekiwać do € 18 miliardów rocznie dodatkowych przychodów z VAT. Z tych dodatkowych przychodów około € 11 miliardów pochodzi ze skuteczniejszego zwalczania oszustw. Roczne obniżenie kosztów zgodności dla przedsiębiorstw szacuje się na € 4,1 miliarda.

Tło tych danych: VAT Gap w UE wynosił w 2020 roku € 99 miliardów. Szacunkowo jedna czwarta tego jest wynikiem oszustw w handlu wewnątrzwspólnotowym. Dzięki udostępnianiu danych fakturowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem mechanizmu DRR możliwa staje się kontrola krzyżowa między państwami członkowskimi, a ta forma oszustw staje się praktycznie niemożliwa.

Oprócz ogólnounijnego obowiązku ViDA państwa członkowskie wprowadzają własne mandaty krajowe. Niektóre kraje wyprzedzają znacznie, inne podążają za harmonogramem UE. Poniżej przegląd aktualnego statusu.

Holandia nie ma jeszcze obowiązkowego e-fakturowania B2B, ale rząd pracuje nad legislacją zgodną z ViDA. Dla B2G (fakturowanie do administracji publicznej) obowiązek fakturowania przez Peppol obowiązuje od 2017 roku. Oczekuje się, że Holandia wprowadzi reżim DRR ViDA od 2030 roku dla transakcji transgranicznych, a być może wcześniej dla transakcji krajowych.

Więcej o e-fakturowaniu w Holandii

Belgia wprowadziła obowiązkowe e-fakturowanie B2B od 1 stycznia 2026 roku przez sieć Peppol. Dawna platforma Hermes została wycofana 31 grudnia 2025 roku; przedsiębiorstwa korzystają teraz z certyfikowanego dostawcy Peppol. Od 2028 roku następuje raportowanie near-real-time. Belgijski system jest dostosowany do sieci Peppol i normy EN 16931, w pełni zgodny z ViDA.

Więcej o e-fakturowaniu w Belgii

Francja jest jednym z liderów w Europie. Od września 2026 roku duże i pośrednie (ETI) przedsiębiorstwa będą zobowiązane do wysyłania e-faktur przez system PPF/PA, a od września 2027 roku MŚP i mikroprzedsiębiorstwa. Model francuski opiera się na post-clearance przez Peppol, z komunikatami CDAR do raportowania do urzędu skarbowego.

Więcej o e-fakturowaniu we Francji

Niemcy stworzyły od 1 stycznia 2025 roku podstawy prawne dla e-fakturowania B2B. E-faktury oparte na EN 16931 (XRechnung lub ZUGFeRD) stają się stopniowo obowiązkowe. Obowiązek odbioru już obowiązuje, obowiązek wysyłki jest wprowadzany stopniowo w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.

Więcej o e-fakturowaniu w Niemczech

Polska wprowadza KSeF (Krajowy System e-Faktur) jako obowiązkowy system pre-clearance. Od lutego 2026 roku obowiązek dotyczy dużych podatników, od kwietnia 2026 roku pozostałych podatników VAT, a od stycznia 2027 roku mikroprzedsiębiorców. Model KSeF odbiega od podejścia post-clearance ViDA, ale Polska ma czas do 2035 roku na dostosowanie.

Więcej o e-fakturowaniu w Polsce

Słowacja jest prekursorem z operacyjnym modelem 5-corner Peppol do raportowania post-clearance. Czechy pracują nad własną legislacją zgodną z ViDA.

Więcej o e-fakturowaniu w Czechach i Słowacji

Kraje skandynawskie (Norwegia, Szwecja, Dania, Finlandia) mają długą tradycję z Peppol i e-fakturowaniem B2G. Norwegia używa SAF-T do raportowania. Region podąża za harmonogramem ViDA w zakresie obowiązków B2B.

Więcej o e-fakturowaniu w Skandynawii

Hiszpania wprowadza dwa równoległe obowiązki. VeriFactu, system certyfikowanego e-fakturowania, staje się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 roku dla podatników CIT i od 1 lipca 2027 roku dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Ponadto ustawa Crea y Crece nakłada obowiązek e-fakturowania B2B w formacie ustrukturyzowanym, przewidywany na 2027 rok dla dużych przedsiębiorstw i 2028 rok dla MŚP.

Włochy były pierwszym krajem UE z obowiązkowym e-fakturowaniem B2B (2019) przez SdI (Sistema di Interscambio). Włoski model pre-clearance jest już w pełni operacyjny. Włochy muszą dostosować system do standardu ViDA do 2035 roku.

Niezależnie od tempa Państwa kraju członkowskiego, warto podjąć kroki już teraz:

1. Fakturować ustrukturyzowanie: używać EN 16931 (Peppol BIS Billing V3) jako formatu faktur. Jest to norma wymagana przez ViDA.
2. Podłączyć się do Peppol: sieć Peppol stanowi infrastrukturę dla modelu 5-corner wykorzystywanego przez ViDA do DRR.
3. Zinwentaryzować transakcje: zmapować transgraniczne transakcje i mandaty krajowe mające zastosowanie do Państwa.
4. Skonsultować się z doradcą podatkowym: omówić, które rejestracje VAT mogą być uproszczone, gdy rozszerzony OSS stanie się dostępny.

PSB eConnect śledzi wszystkie zmiany i jest aktualizowany, gdy nowe obowiązki wchodzą w życie. Jako klient zostaną Państwo terminowo poinformowani o zmianach mających zastosowanie do ich sytuacji.

Pytania dotyczące gotowości na ViDA lub statusu w konkretnym kraju? Kontakt.