Niemcy wprowadzają stopniowo obowiązkowe e-fakturowanie B2B. Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie niemieckie firmy muszą być w stanie odbierać e-faktury, a od 2027 roku stopniowo obowiązkowe staje się również wysyłanie. Jeśli fakturują Państwo do niemieckich klientów lub posiadają oddział w Niemczech, ważne jest, aby wiedzieć, jakie formaty są wymagane i kiedy należy się dostosować.

Obowiązek wynika z Wachstumschancengesetz (Ustawa o szansach na wzrost) i jest wprowadzany etapami:

Do 31 grudnia 2026 roku obowiązuje okres przejściowy: faktury papierowe i niezgodne formaty (jak zwykłe PDF-y) są jeszcze dopuszczalne, jeśli odbiorca wyraźnie się na to zgodzi.

Ważne: zwykły PDF nie jest już uznawany za e-fakturę w Niemczech. Akceptowane są wyłącznie formaty ustrukturyzowane, przetwarzalne maszynowo i zgodne z EN 16931.

Niemcy uznają dwa główne formaty:

XRechnung to niemiecka CIUS (Core Invoice Usage Specification) europejskiej normy EN 16931. Jest to czysto ustrukturyzowany format XML bez komponentu PDF. XRechnung jest obowiązkowy przy fakturach do niemieckiej administracji publicznej (B2G) i jest szeroko akceptowany w B2B.

XRechnung jest dostępny w wariancie UBL i CII. PSB eConnect obsługuje oba i transformuje automatycznie.

ZUGFeRD (od wersji 2.x identyczny z Factur-X) to format hybrydowy: dokument PDF/A-3 z osadzonym plikiem XML CII. W ten sposób odbiorca otrzymuje zarówno wizualnie czytelny PDF, jak i maszynowo przetwarzalne dane fakturowe.

ZUGFeRD przewiduje różne profile, które różnią się ilością danych ustrukturyzowanych:

Wskazówka: dla niemieckiego obowiązku e-Rechnung należy używać co najmniej profilu EN 16931 (Comfort) lub wyższego. Niższe profile nie zawierają wystarczających danych, aby być uznanymi za pełną e-fakturę.

Przy fakturowaniu do niemieckiej administracji publicznej (B2G) wymagany jest Leitweg-ID. Jest to numer trasowania, który określa, do jakiej instytucji publicznej trafia faktura. Leitweg-ID jest zarejestrowany w Peppol pod kodem EAS 0204.

Leitweg-ID instytucji publicznej można uzyskać od instytucji zamawiającej lub przez niemiecki portal e-Rechnungsportal.

Nie wszystkie transakcje podlegają obowiązkowi e-Rechnung:

• Faktury za transakcje zwolnione z VAT
• Faktury na małe kwoty poniżej 250 EUR
• Dokumenty podróżne
• Transakcje B2C

Niemieckie firmy muszą przechowywać e-faktury zgodnie z GoBD (Grundsatze zur ordnungsmassigen Fuhrung und Aufbewahrung von Buchern). Oznacza to między innymi:

• Niezmienne przechowywanie oryginalnego pliku
• Pełna ścieżka audytu (kto, co i kiedy zrobił)
• Okres przechowywania 10 lat
• Verfahrensdokumentation opisująca, jak zorganizowana jest administracja cyfrowa

eConnect oferuje technicznie odpowiednie elementy do archiwizacji zgodnej z GoBD: niezmienne przechowywanie dokumentów, ścieżka audytu i długoterminowe przechowywanie. Platforma eConnect posiada certyfikaty ISO 27001 i ISAE 3402 Type 2.

eConnect ułatwia fakturowanie do i z Niemiec:

• Automatyczna transformacja formatu: PSB automatycznie konwertuje fakturę do XRechnung lub ZUGFeRD, w zależności od oczekiwań odbiorcy
• Obsługa Leitweg-ID: EAS 0204 jest w pełni obsługiwany do trasowania do niemieckich odbiorców publicznych
• Partner w Niemczech: ACE Solutions działa jako partner eConnect na rynku niemieckim
• Odbieranie niemieckich faktur: faktury w XRechnung lub ZUGFeRD są automatycznie przetwarzane i konwertowane do formatu oczekiwanego przez Państwa system

Chcą Państwo wiedzieć, jak spełnić niemiecki obowiązek e-Rechnung? Skontaktuj się z naszym zespołem.