Polska stworzyła krajową platformę e-fakturowania: KSeF (Krajowy System e-Faktur). Jest to system clearance, w którym faktury są przesyłane i zatwierdzane przez urząd skarbowy, zanim trafią do odbiorcy. System stał się stopniowo obowiązkowy i obejmuje już większość polskich firm.

Wprowadzenie przebiega w trzech fazach:

Wszyscy podatnicy VAT muszą móc odbierać faktury KSeF od 1 lutego 2026 roku, niezależnie od tego, kiedy sami są zobowiązani do wysyłania przez KSeF.

Wskazówka: do końca 2026 roku nie są naliczane kary za błędy spowodowane przez KSeF. Daje to firmom czas na konfigurację systemu bez bezpośredniego ryzyka.

KSeF to system pre-clearance. Oznacza to, że faktura jest najpierw przesyłana na platformę KSeF, gdzie urząd skarbowy sprawdza fakturę i przyznaje unikalny numer referencyjny KSeF. Dopiero potem faktura jest ważna i dostępna dla odbiorcy.

Proces krok po kroku:

1. Nadawca tworzy fakturę w obowiązkowym formacie FA_VAT XML (schemat FA(3))
2. Faktura jest przesyłana do KSeF
3. KSeF sprawdza fakturę i przyznaje numer referencyjny
4. Odbiorca pobiera fakturę z KSeF lub otrzymuje ją przez swój Access Point

Nie zawsze jest dostępne stabilne połączenie internetowe. Dlatego KSeF oferuje tryb Offline24: faktury mogą być wystawiane offline i przesłane do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktury offline otrzymują UPO-PDF z kodem QR Offline jako tymczasowy dowód.

Oprócz KSeF istnieje PEF (Platforma e-Faktur), trasa Peppol do e-fakturowania w Polsce. Oba systemy współistnieją:

Dla krajowych polskich faktur B2B KSeF jest trasą obowiązkową. Dla faktur transgranicznych (np. z Holandii do Polski) można korzystać z Peppol.

KSeF wymaga formatu FA_VAT XML (schemat FA(3)), który został specjalnie zaprojektowany dla polskiego systemu. Ten format obsługuje załączniki i ma obowiązkowy kod QR.

Do połączenia technicznego z KSeF potrzebne są certyfikaty: dwa zestawy plików .key i .crt na firmę (jeden do użytku online, jeden do użytku offline), w tym szyfrowanie i zarządzanie wieloma organizacjami. Certyfikaty te są wydawane przez polski urząd skarbowy.

Ważne: nigdy nie należy przesyłać plików certyfikatów przez zwykły e-mail. Outlook blokuje pliki .key i .crt. Należy użyć bezpiecznego kanału.

eConnect oferuje sprawdzoną integrację z KSeF w produkcji, obecnie obsługując dwóch operacyjnych klientów (zarówno przychodzące, jak i wychodzące, tryby online i offline sprawdzone), dla klientów, którzy wysyłają faktury do lub z Polski:

• Onboarding KSeF: eConnect prowadzi proces onboardingu, w tym konfigurację certyfikatów i konfigurację przetwarzania wsadowego.
• Przetwarzanie wsadowe: aby uniknąć rate limiting, eConnect przetwarza faktury w partiach (konfigurowalny interwał)
• Numer referencyjny KSeF: po clearance numer referencyjny KSeF jest zwracany do Państwa systemu ERP
• Numer NIP: Państwa polski numer VAT (NIP) jest przypisywany do Państwa organizacji na platformie eConnect

Jeśli fakturują Państwo z Holandii do polskiego odbiorcy, mogą Państwo również korzystać z trasy Peppol (PEF). eConnect trasuje automatycznie na podstawie identyfikatora odbiorcy.

Chcą Państwo skonfigurować integrację z KSeF przez eConnect? Skontaktuj się z naszym zespołem.