Wszystko o obowiązku e-fakturowania ViDA i Digital Reporting Requirements: co zmienia się od 2030 roku, jak działa DRR, EN 16931.
Pierwszy i najważniejszy filar ViDA dotyczy e-fakturowania i cyfrowego raportowania. Od 1 lipca 2030 roku ustrukturyzowane e-fakturowanie staje się obowiązkowe dla wszystkich transgranicznych transakcji B2B w UE, wraz z obowiązkiem cyfrowego raportowania danych fakturowych do urzędów skarbowych. Jest to najbardziej znacząca zmiana wprowadzana przez ViDA.
Ramy prawne są określone w trzech aktach prawnych opublikowanych 25 marca 2025 roku w Dzienniku Urzędowym UE: Dyrektywie UE 2025/516, Rozporządzeniu UE 2025/517 i Rozporządzeniu wykonawczym UE 2025/518.
Obecnie wiele przedsiębiorstw nadal wysyła faktury transgraniczne jako PDF lub na papierze i okresowo składa deklarację ICP (Transakcje Wewnątrzwspólnotowe) do urzędu skarbowego. ViDA całkowicie zastępuje ten model.
Od 2030 roku dla każdej transakcji B2B wewnątrz UE:
DRR obejmuje szeroki zakres transakcji transgranicznych:
Transakcje krajowe na razie nie podlegają obowiązkowi na poziomie UE. Państwa członkowskie mogą jednak wprowadzić krajowy reżim DRR, a wiele z nich już to robi lub planuje.
EN 16931 to europejska norma dla semantycznego modelu danych e-faktur. Pierwotnie opracowana dla fakturowania B2G (business-to-government), jest teraz dostosowywana do użytku B2B w ramach ViDA.
13 lutego 2026 roku europejski instytut normalizacyjny CEN formalnie zatwierdził aktualizację EN 16931-1. Główne zmiany dla ViDA to trzy nowe obowiązkowe elementy danych:
Grupa robocza CEN TC 434 koordynuje te dostosowania. W imieniu Holandii w grupie tej uczestniczy NEN. Peppol BIS Billing V3, format faktur używany w sieci Peppol, jest już oparty na EN 16931 i zostanie zaktualizowany o obsługę tych nowych elementów.
ViDA efektywnie wprowadza model 5-corner Peppol jako architekturę europejskiego e-fakturowania z cyfrowym raportowaniem. W obecnym modelu 4-corner nadawca wysyła fakturę przez dwa Access Pointy do odbiorcy. Model 5-corner dodaje piąty narożnik: urząd skarbowy.
Nadawca ──▶ Access Point (C2) ──▶ Access Point (C3) ──▶ Odbiorca
│ │
└──▶ Urząd skarbowy ◀───┘
(Corner 5)
Przy każdej fakturze automatycznie wysyłane jest podsumowanie (komunikat DRR) do urzędu skarbowego. Ponieważ zarówno państwo członkowskie nadawcy, jak i odbiorcy otrzymuje dane, możliwe jest 100% dopasowanie transakcji sprzedaży i zakupu. To praktycznie uniemożliwia oszustwo karuzelowe VAT (gdzie faktury są wymyślane lub dublowane).
Model 5-corner jest już operacyjny w krajach takich jak Francja (przez PPF/PA), Słowacja i ZEA. ViDA czyni go standardem na poziomie UE.
Obecna deklaracja ICP to okresowe zestawienie (miesięczne lub kwartalne) składane przez przedsiębiorstwa do urzędu skarbowego za transakcje wewnątrzwspólnotowe. System ten ma istotną słabość: między transakcją a zgłoszeniem mija od tygodni do miesięcy, co daje przestrzeń na oszustwa.
DRR ViDA zastępuje deklarację ICP ciągłym raportowaniem bezpośrednio z e-faktur. Przejście następuje automatycznie: gdy Państwo wysyłają faktury przez kanał zgodny z ViDA, dane raportowe są przesyłane jednocześnie i oddzielna deklaracja ICP nie jest już potrzebna.
Raportowane dane są przechowywane w odnowionym ogólnounijnym systemie VIES (VAT Information Exchange System). System ten jest rozbudowywany o:
Pierwsza wersja odnowionego VIES jest oczekiwana w 2027 roku.
Ważny szczegół: w ramach ViDA odbiorca nie musi już wyrażać zgody na otrzymywanie e-faktur. Obecnie w niektórych państwach członkowskich przedsiębiorstwa mogą odrzucać e-faktury i żądać faktur papierowych. ViDA likwiduje tę możliwość dla transakcji podlegających DRR. E-faktura zgodna z EN 16931 jest automatycznie ważna prawnie.
Chociaż ogólnounijny obowiązek DRR obowiązuje od 2030 roku dla transakcji transgranicznych, państwa członkowskie mogą wprowadzić go wcześniej i szerzej. Wiele krajów już wprowadza krajowe obowiązki e-fakturowania i raportowania:
Do 1 stycznia 2035 roku wszystkie krajowe systemy muszą być dostosowane do standardu ViDA.
Szczegóły dla poszczególnych krajów znajdą Państwo na stronach krajowych.
24 września 2025 roku Komisja Europejska opublikowała Implementation Strategy z mapą drogową i działaniami dotyczącymi wprowadzenia DRR. W październiku 2025 roku komisarz Wopke Hoekstra zorganizował Implementation Dialogue z 38 interesariuszami, w którym centralnym tematem była potrzeba zharmonizowanego modelu transmisji dla DRR. Uczestnicy podkreślili, że państwa członkowskie nie powinny opracowywać każde własnego formatu raportowania, lecz że potrzebne jest skoordynowane podejście. MŚP poprosiły o uwagę dla wpływu nowych obowiązków na mniejsze organizacje.
Jeśli Państwo już fakturują przez Peppol, mają przewagę. Państwa faktury są już zgodne z EN 16931 i są wysyłane przez sieć stanowiącą podstawę modelu 5-corner. PSB eConnect zostanie zaktualizowany, aby automatycznie obsługiwać raportowanie DRR, gdy obowiązek wejdzie w życie.
W praktyce dla Państwa niewiele się zmienia: nadal wysyłają Państwo faktury w dotychczasowy sposób. Dodatkowe raportowanie do urzędów skarbowych odbywa się w tle. PSB określa na podstawie odbiorcy i typu transakcji, czy raportowanie DRR jest wymagane, i obsługuje je automatycznie.
Chcą Państwo wiedzieć, czy proces fakturowania jest gotowy na obowiązek DRR? Kontakt.
Dowiedz się, jak eConnect pomaga