Za pomocą grup można organizować użytkowników na platformie eConnect w logiczne zespoły. Zamiast przypisywać zadania do poszczególnych pracowników, przypisuje się je do grupy: system sam określa, kto podejmie zadanie. Grupy są również używane do efektywnego udostępniania dokumentów wielu współpracownikom jednocześnie.

Grupy mają dwa główne zastosowania:

Przypisywanie w workflow: w silniku workflow zadania można przypisywać do grupy zamiast do jednej osoby. Jest to przydatne, gdy wielu współpracowników realizuje ten sam typ zadań, takich jak zatwierdzanie faktur lub kontrola deklaracji. Zadanie pojawia się w przeglądzie wszystkich członków grupy.

Udostępnianie dokumentów: przy udostępnianiu dokumentów można wybrać grupę jako odbiorcę. Wszyscy członkowie grupy otrzymują ustawione uprawnienia (odczyt, edycja lub pełny dostęp). Eliminuje to konieczność ręcznego dodawania poszczególnych użytkowników.

Platforma wyróżnia trzy typy grup, każdy o innym zakresie:

Wskazówka: dla większości organizacji wystarczą grupy środowiskowe. Grupy partnerskie są istotne tylko przy aktywnym partnerstwie z innym środowiskiem.

Grupa jest natychmiast dostępna do użycia w workflow i przy udostępnianiu dokumentów.

W przeglądzie grup w każdej chwili można dodawać lub usuwać członków. Kliknięcie nazwy grupy otwiera szczegóły, gdzie dostępne są akcje Dodaj członka i Usuń członka.

Zmiany w składzie członkowskim mają natychmiastowy efekt: dodanie użytkownika do grupy używanej w aktywnym workflow sprawia, że użytkownik natychmiast otrzymuje otwarte zadania.

Przy konfiguracji workflow, w kroku przypisywania zadania, można wybrać grupę. Dostępne są dwa tryby:

• Wystarczy jedna osoba: gdy jeden członek grupy zatwierdzi zadanie, dokument przechodzi dalej
• Wszyscy członkowie muszą podjąć działanie: dokument przechodzi dalej dopiero po działaniu każdego członka grupy

Tryb ustawia się w kroku workflow, nie w samej grupie.

Grupy partnerskie łączą użytkowników z dwóch środowisk posiadających partnerstwo. Jest to przydatne przy wspólnym przetwarzaniu faktur z biurem rachunkowym lub pośrednikiem. Utworzenie grupy partnerskiej wymaga:

• Aktywnego partnerstwa między oboma środowiskami
• Co najmniej roli Użytkownik zaawansowany lub Administrator

Uwaga: usunięcie grupy nie ma wpływu na bieżące workflow, w których grupa jest już przypisana. Istniejące zadania pozostają u członków grupy.

Informacje o działaniu workflow w artykule Workflow: konfiguracja procesu zatwierdzania.

• Workflow: konfiguracja procesu zatwierdzania
• Zadania na platformie: przypisywanie i realizacja
• Udostępnianie dokumentów współpracownikom i partnerom
• Uprawnienia i role na platformie
• Partnerstwo wyjaśnione