Wat is 3-way matching?

3-way matching is een belangrijk controlemechanisme dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat betalingen aan leveranciers kloppen en gerechtvaardigd zijn. Het proces vergelijkt drie documenten met elkaar: de inkooporder, de pakbon (of ontvangstbewijs) en de factuur. Dit helpt om fouten te ontdekken en te voorkomen dat je te veel betaalt of betaalt voor goederen die je niet hebt ontvangen.

Hoe werkt 3-way matching?

Het 3-way matching proces verloopt in de volgende stappen:

  1. Inkooporder (Purchase Order - PO): Dit document wordt door jouw bedrijf naar de leverancier gestuurd en bevat details over de bestelde goederen of diensten, inclusief hoeveelheden en prijzen.
  2. Pakbon (Packing Slip of Delivery Note): De leverancier voegt de pakbon bij de zending. Dit document bevestigt de geleverde goederen en vermeldt de hoeveelheden en de staat van de items. Jouw bedrijf gebruikt dit document om te controleren of alles wat besteld is, daadwerkelijk is ontvangen.
  3. Factuur: De leverancier stuurt een factuur naar jouw bedrijf voor de geleverde goederen of diensten. De factuur bevat de prijzen en hoeveelheden zoals afgesproken in de inkooporder.

Vergelijkingsproces

In het 3-way matching proces vergelijk je deze drie documenten om ervoor te zorgen dat: • De hoeveelheden op de inkooporder overeenkomen met die op de pakbon en de factuur. • De prijzen op de inkooporder overeenkomen met die op de factuur. • De goederen die op de pakbon staan, daadwerkelijk zijn ontvangen en in goede staat verkeren. Als alle gegevens overeenkomen, kun je de factuur goedkeuren voor betaling. Als er discrepanties zijn, moet je deze onderzoeken en oplossen voordat je de betaling uitvoert.

Zie dit artikel voor een nuance op 3-way matching.

Gerelateerde pagina's

 Branche-oplossingen
Branche-oplossingen14-6-2024, 08:48
GWH en e-facturatie
toon pagina
Wat is het procure-to-pay (P2P) Proces
Wat is het procure-to-pay (P2P) Proces13-6-2024, 11:04
Het Procure-to-Pay (of ook wel: Purchase to Pay - P2P) proces is een essentieel onderdeel van e-procurement dat alle stappen omvat van de inkoop tot de betaling. Dit proces helpt bedrijven bij het beheren van hun volledige inkoopcyclus, van het plaatsen van een bestelling tot het betalen van de factuur.
toon pagina
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen3-6-2024, 09:27
Kennisbank e-Procurement in de bouw
Kennisbank e-Procurement in de bouw10-6-2024, 13:25
In dit artikel vertellen we je alles over e-facturatie in de bouw, de koppeling tussen DICO en Peppol, en welke specifieke zaken en begrippen van toepassing zijn.
toon pagina
Kennisbank branches en standaarden
Kennisbank branches en standaarden 13-6-2024, 16:14
Lees alles over berichtstandaarden, de wereld van elektronische documentstandaarden, met een bijzondere focus op die standaarden die de deur openen naar automatische verwerking, zoals bij e-facturatie.
toon pagina
Alles over e-facturatie
Alles over e-facturatie13-6-2024, 11:03
E-facturatie is een proces dat bedrijven in staat stelt om facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen. Dit proces maakt gebruik van standaardformaten en technologieën om de efficiëntie te verbeteren, de kosten te verlagen en de nauwkeurigheid te vergroten. De mogelijkheden gaan zover dat, zonder tussenkomst van mensen, facturen van de ene boekhouding in de andere boekhouding kunnen worden geboekt. Ofwel: een automatische administratie.
toon pagina
Alles over transformatie
Alles over transformatie13-6-2024, 11:04
In de wereld van elektronische gegevensuitwisseling is het Peppol-netwerk een belangrijke speler. Dit netwerk maakt het mogelijk om elektronisch zaken te doen door gebruik te maken van gestandaardiseerde berichten. Soms is het echter nodig om deze berichten te transformeren van de ene standaard naar de andere. Hier leggen we uit hoe dit proces in zijn werk gaat.
toon pagina