Procure-to-Pay (P2P) Proces

Het Procure-to-Pay (of ook wel: Purchase to Pay - P2P) proces is een essentieel onderdeel van e-procurement dat alle stappen omvat van de inkoop tot de betaling. Dit proces helpt bedrijven bij het beheren van hun volledige inkoopcyclus, van het plaatsen van een bestelling tot het betalen van de factuur.

Stappen in het P2P-proces

1. Aanvraag Dit is de eerste stap waarin een medewerker een interne aanvraag voor goederen of diensten indient. De aanvraag moet worden goedgekeurd door bevoegde personen voordat deze wordt omgezet in een inkooporder. Het ondersteunende document in deze stap is het Aanvraagdocument, een interne aanvraag voor goederen of diensten.
2. Inkooporder Nadat de aanvraag is goedgekeurd, wordt een Inkooporder (bestelling) opgesteld en naar de leverancier verzonden. Dit is het officiële document dat de aankoop initieert.
3. Orderbevestiging De leverancier bevestigt de order met een Orderbevestiging, wat de formele overeenkomst vormt voor de levering van goederen of diensten.
4. Ontvangst van Goederen/Diensten Wanneer de goederen of diensten worden geleverd, worden ze gecontroleerd op kwaliteit en hoeveelheid. De Ontvangstbevestiging documenteert de ontvangst van goederen of diensten en eventuele afwijkingen of problemen worden geregistreerd voor verdere actie.
5. Facturatie De leverancier stuurt een Factuur die wordt gecontroleerd tegen de inkooporder en de ontvangstgegevens. Dit proces, ook wel factuurmatching genoemd, zorgt ervoor dat er geen afwijkingen zijn voordat de factuur wordt goedgekeurd voor betaling. Indien nodig kan ook een Creditnota worden verstuurd en ontvangen.
6. Betaling Nadat de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling uitgevoerd volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Deze stap sluit het P2P-proces af en wordt geregistreerd in de financiële administratie van het bedrijf, door de openstaande factuur af te letteren tegen de betaling in de bank.

P2P via Peppol

De standaardisering en elektronische uitwisseling van documenten via netwerken zoals Peppol verbeteren de nauwkeurigheid, snelheid en traceerbaarheid van transacties. In het P2P proces kunnen de order, factuur en creditfactuur via Peppol worden verstuurd en voorzien Invoice Response Messages in statusupdates van uitgewisselde documenten.

Statusupdates (Invoice Response Messages) via Peppol

Peppol biedt de mogelijkheid om statusupdates, ook wel Invoice Response Messages, te versturen en te ontvangen. Deze berichten dekken het hele proces van order tot betaling. Statusupdates geven real-time informatie over de voortgang van een bestelling, zoals orderbevestiging, verzending, ontvangst en facturatie. Dit zorgt voor transparantie en maakt het mogelijk om snel in te grijpen bij eventuele problemen, wat leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder inkoopproces.