Procure-to-Pay (P2P) Proces

Het Procure-to-Pay (of ook wel: Purchase to Pay - P2P) proces is een essentieel onderdeel van e-procurement dat alle stappen omvat van de inkoop tot de betaling. Dit proces helpt bedrijven bij het beheren van hun volledige inkoopcyclus, van het plaatsen van een bestelling tot het betalen van de factuur.

Stappen in het P2P-proces

  1. Aanvraag Dit is de eerste stap waarin een medewerker een interne aanvraag voor goederen of diensten indient. De aanvraag moet worden goedgekeurd door bevoegde personen voordat deze wordt omgezet in een inkooporder. Het ondersteunende document in deze stap is het Aanvraagdocument, een interne aanvraag voor goederen of diensten.
  2. Inkooporder Nadat de aanvraag is goedgekeurd, wordt een Inkooporder (bestelling) opgesteld en naar de leverancier verzonden. Dit is het officiële document dat de aankoop initieert.
  3. Orderbevestiging De leverancier bevestigt de order met een Orderbevestiging, wat de formele overeenkomst vormt voor de levering van goederen of diensten.
  4. Ontvangst van Goederen/Diensten Wanneer de goederen of diensten worden geleverd, worden ze gecontroleerd op kwaliteit en hoeveelheid. De Ontvangstbevestiging documenteert de ontvangst van goederen of diensten en eventuele afwijkingen of problemen worden geregistreerd voor verdere actie.
  5. Facturatie De leverancier stuurt een Factuur die wordt gecontroleerd tegen de inkooporder en de ontvangstgegevens. Dit proces, ook wel factuurmatching genoemd, zorgt ervoor dat er geen afwijkingen zijn voordat de factuur wordt goedgekeurd voor betaling. Indien nodig kan ook een Creditnota worden verstuurd en ontvangen.
  6. Betaling Nadat de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling uitgevoerd volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Deze stap sluit het P2P-proces af en wordt geregistreerd in de financiële administratie van het bedrijf, door de openstaande factuur af te letteren tegen de betaling in de bank.

P2P via Peppol

De standaardisering en elektronische uitwisseling van documenten via netwerken zoals Peppol verbeteren de nauwkeurigheid, snelheid en traceerbaarheid van transacties. In het P2P proces kunnen de order, factuur en creditfactuur via Peppol worden verstuurd en voorzien Invoice Response Messages in statusupdates van uitgewisselde documenten.

Statusupdates (Invoice Response Messages) via Peppol

Peppol biedt de mogelijkheid om statusupdates, ook wel Invoice Response Messages, te versturen en te ontvangen. Deze berichten dekken het hele proces van order tot betaling. Statusupdates geven real-time informatie over de voortgang van een bestelling, zoals orderbevestiging, verzending, ontvangst en facturatie. Dit zorgt voor transparantie en maakt het mogelijk om snel in te grijpen bij eventuele problemen, wat leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder inkoopproces.

Gerelateerde pagina's

Hoe en waarom e-timecards (digitale urenbriefjes) over Peppol - interview
Hoe en waarom e-timecards (digitale urenbriefjes) over Peppol - interview
Hoe en waarom e-timecards (digitale urenbriefjes) over Peppol - lees hier het hele interview met Lieke de Koe van het Ministerie van Binnenlandse Zaken, opdrachtgever aan de NPa
toon pagina
Alles over e-timecards
Alles over e-timecards
Met de e-timecard kun je de gewerkte uren en onkosten van uitzendkrachten in het SETU-formaat uitwisselen via Peppol, inclusief eventuele correcties. Omdat vaak per week uren worden geschreven en onkosten worden gedeclareerd, is de efficiencyslag van de e-timecard enorm. De informatie op de e-timecard kan vervolgens gebruikt worden om een factuur op te stellen en de facturering tussen de uitzendorganisatie en de opdrachtgever te automatiseren.
toon pagina
Uitzendbranche: e-timecard (urenbriefje) via Peppol
Uitzendbranche: e-timecard (urenbriefje) via Peppol
Lees alles over e-timecards en de SETU- berichten over het Peppol netwerk
toon pagina
PDF-conversie met regelherkenning
PDF-conversie met regelherkenning
De RAAS-functionaliteit (Recognition as a Service) van eConnect wordt in juli 2024 uitgebreid met regelherkenning. Regelherkenning is het uitsplitsen van regels op een PDF-factuur naar transactieregels.
toon pagina
 Branche-oplossingen
Branche-oplossingen
GWH en e-facturatie
toon pagina
3-way matching: wat is het en hoe werkt het?
3-way matching: wat is het en hoe werkt het?
3-way matching is een belangrijk controlemechanisme dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat betalingen aan leveranciers kloppen en gerechtvaardigd zijn. Het proces vergelijkt drie documenten met elkaar: de inkooporder, de pakbon (of ontvangstbewijs) en de factuur. Dit helpt om fouten te ontdekken en te voorkomen dat je te veel betaalt of betaalt voor goederen die je niet hebt ontvangen.
toon pagina
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen