Procure-to-Pay (P2P) Proces

Het Procure-to-Pay (of ook wel: Purchase to Pay - P2P) proces is een essentieel onderdeel van e-procurement dat alle stappen omvat van de inkoop tot de betaling. Dit proces helpt bedrijven bij het beheren van hun volledige inkoopcyclus, van het plaatsen van een bestelling tot het betalen van de factuur.

Stappen in het P2P-proces

  1. Aanvraag Dit is de eerste stap waarin een medewerker een interne aanvraag voor goederen of diensten indient. De aanvraag moet worden goedgekeurd door bevoegde personen voordat deze wordt omgezet in een inkooporder. Het ondersteunende document in deze stap is het Aanvraagdocument, een interne aanvraag voor goederen of diensten.
  2. Inkooporder Nadat de aanvraag is goedgekeurd, wordt een Inkooporder (bestelling) opgesteld en naar de leverancier verzonden. Dit is het officiële document dat de aankoop initieert.
  3. Orderbevestiging De leverancier bevestigt de order met een Orderbevestiging, wat de formele overeenkomst vormt voor de levering van goederen of diensten.
  4. Ontvangst van Goederen/Diensten Wanneer de goederen of diensten worden geleverd, worden ze gecontroleerd op kwaliteit en hoeveelheid. De Ontvangstbevestiging documenteert de ontvangst van goederen of diensten en eventuele afwijkingen of problemen worden geregistreerd voor verdere actie.
  5. Facturatie De leverancier stuurt een Factuur die wordt gecontroleerd tegen de inkooporder en de ontvangstgegevens. Dit proces, ook wel factuurmatching genoemd, zorgt ervoor dat er geen afwijkingen zijn voordat de factuur wordt goedgekeurd voor betaling. Indien nodig kan ook een Creditnota worden verstuurd en ontvangen.
  6. Betaling Nadat de factuur is goedgekeurd, wordt de betaling uitgevoerd volgens de overeengekomen betalingsvoorwaarden. Deze stap sluit het P2P-proces af en wordt geregistreerd in de financiële administratie van het bedrijf, door de openstaande factuur af te letteren tegen de betaling in de bank.

P2P via Peppol

De standaardisering en elektronische uitwisseling van documenten via netwerken zoals Peppol verbeteren de nauwkeurigheid, snelheid en traceerbaarheid van transacties. In het P2P proces kunnen de order, factuur en creditfactuur via Peppol worden verstuurd en voorzien Invoice Response Messages in statusupdates van uitgewisselde documenten.

Statusupdates (Invoice Response Messages) via Peppol

Peppol biedt de mogelijkheid om statusupdates, ook wel Invoice Response Messages, te versturen en te ontvangen. Deze berichten dekken het hele proces van order tot betaling. Statusupdates geven real-time informatie over de voortgang van een bestelling, zoals orderbevestiging, verzending, ontvangst en facturatie. Dit zorgt voor transparantie en maakt het mogelijk om snel in te grijpen bij eventuele problemen, wat leidt tot een efficiënter en betrouwbaarder inkoopproces.

Gerelateerde pagina's

PDF-conversie met regelherkenning
PDF-conversie met regelherkenning11-7-2024, 08:17
De RAAS-functionaliteit (Recognition as a Service) van eConnect wordt in juli 2024 uitgebreid met regelherkenning. Regelherkenning is het uitsplitsen van regels op een PDF-factuur naar transactieregels.
toon pagina
 Branche-oplossingen
Branche-oplossingen14-6-2024, 08:48
GWH en e-facturatie
toon pagina
3-way matching: wat is het en hoe werkt het?
3-way matching: wat is het en hoe werkt het?13-6-2024, 11:04
3-way matching is een belangrijk controlemechanisme dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat betalingen aan leveranciers kloppen en gerechtvaardigd zijn. Het proces vergelijkt drie documenten met elkaar: de inkooporder, de pakbon (of ontvangstbewijs) en de factuur. Dit helpt om fouten te ontdekken en te voorkomen dat je te veel betaalt of betaalt voor goederen die je niet hebt ontvangen.
toon pagina
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen
Nieuws en internationale e-procurement ontwikkelingen3-6-2024, 09:27
Kennisbank e-Procurement in de bouw
Kennisbank e-Procurement in de bouw10-6-2024, 13:25
In dit artikel vertellen we je alles over e-facturatie in de bouw, de koppeling tussen DICO en Peppol, en welke specifieke zaken en begrippen van toepassing zijn.
toon pagina
Kennisbank branches en standaarden
Kennisbank branches en standaarden 13-6-2024, 16:14
Lees alles over berichtstandaarden, de wereld van elektronische documentstandaarden, met een bijzondere focus op die standaarden die de deur openen naar automatische verwerking, zoals bij e-facturatie.
toon pagina
Alles over e-facturatie
Alles over e-facturatie4-7-2024, 14:52
E-facturatie is een proces dat bedrijven in staat stelt om facturen elektronisch te verzenden en te ontvangen. Dit proces maakt gebruik van standaardformaten en technologieën om de efficiëntie te verbeteren, de kosten te verlagen en de nauwkeurigheid te vergroten. De mogelijkheden gaan zover dat, zonder tussenkomst van mensen, facturen van de ene boekhouding in de andere boekhouding kunnen worden geboekt. Ofwel: een automatische administratie.
toon pagina