Alles over e-timecards (het digitale urenbriefje)
Wat is de timecard via Peppol?
Met de e-timecard kun je de gewerkte uren en onkosten van uitzendkrachten in het SETU-formaat uitwisselen via Peppol, inclusief eventuele correcties. Omdat vaak per week uren worden geschreven en onkosten worden gedeclareerd, is de efficiencyslag van de e-timecard enorm. De informatie op de e-timecard kan vervolgens gebruikt worden om een factuur op te stellen en de facturering tussen de uitzendorganisatie en de opdrachtgever te automatiseren.
Wat zijn de voordelen van de e-timecard?
De voordelen zitten in de hoeveelheid urenbriefjes in het inhuurproces (die per medewerker meestal wekelijks worden ingevoerd) en vooral ook in het feit dat gewerkt gaat worden met één goedgekeurd urenbriefje, dat desgewenst in verschillende systemen kan worden ingevoerd. Zowel de opdrachtgever als leverancier werkt met hetzelfde goedgekeurde urenbriefje.
Welke gegevens bevat de e-timecard?
De e-timecard bevat veel velden, hieronder vind je links naar een compleet overzicht. Hier zijn enkele van de belangrijkste velden op een digitale timecard, die vast herkenbaar zijn voor iedereen die ooit als uitzendkracht of inlener heeft gewerkt:
Persoonlijke Identificatie (IdValue): Dit is een unieke code die aan elke werknemer wordt toegekend.
Gerapporteerde Uren (ReportedTime): Dit veld bevat details over de gewerkte uren van een medewerker: de hoeveelheid uren die zijn gewerkt en op welke dagen,
Projectinformatie (ProjectCode): Als aan een specifiek project is gewerkt, wordt dit veld gebruikt gewerkte uren aan het juiste project toe te wijzen.
Toelage (Allowance): Dit veld kan worden gebruikt om eventuele extra vergoedingen of toelages te specificeren, zoals een reiskostenvergoeding of overuren.
Opmerkingen (Comment): Hier kunnen zowel de werknemer als de werkgever eventuele opmerkingen plaatsen. Dit kan nuttig zijn voor het toevoegen van context aan bepaalde gewerkte uren of omstandigheden, zoals werken op een feestdag of onder bijzondere omstandigheden.
Hoe gaat het precies werken?
Inhuurkracht schrijft zijn/haar uren en eventuele onkosten. De betreffende uren en onkosten worden goedgekeurde en verstuurd naar de uitzender. Op basis van deze informatie kan de factuur opgesteld worden. Meer informatie over de processen vind je op de site https://standard.setu.nl/.
Hier zijn ook timecardprocessen in het geval van secundaire levering beschreven. Secundaire levering betekent dat een personeelsleverancier de human resources van een andere personeelsleverancier (onderaannemer) aan zijn klant levert. Timecards kunnen in dat geval:
- direct worden doorgestuurd van de (personeels-)leverancier naar de onderaannemer;
- na correctie worden doorgestuurd van de (personeels-)leverancier naar de onderaannemer;
- tegelijkertijd worden doorgestuurd naar de (personeels-)leverancier en de onderaannemer.
Welke stappen zijn er in het proces van urenbrief tot factuur?
Het inhuurproces bevat meerdere stappen waarvan het urenbriefje en de factuur de laatste in het proces zijn. Voorafgaand het urenbriefje zijn nog de volgende stappen waarbij berichtuitwisseling mogelijk is:
- Vacancies: uitwisselen van vacatures.
- CV: uitwisselen van CV’s.
- Ordering and Selection: aanvragen, voorstellen en selecteren van arbeidskrachten.
- Assignment: uitwisselen van plaatsingsgegevens.
Berichtuitwisseling is al mogelijk voor:
- Reporting Time & Expenses: doorgeven van gewerkte uren en gemaakte onkosten.
- Invoicing: facturatie van geleverde inzet en gemaakte kosten.
Wat is de SETU standaard?
De SETU-standaarden bevatten modellen die beschrijven wanneer en welke informatie uitgewisseld moet worden. De standaarden faciliteren dat informatie in één keer van de verzender naar de ontvanger gaat. De ontvanger kan de gegevens vervolgens verwerken, bijvoorbeeld voor facturatie, loonadministratie of doorgifte aan een andere partij. Deze standaard is uitsluitend bedoeld voor gebruik binnen het domein van de uitzendbranche en inhuur van personeel. De standaard is niet bedoeld om een algemeen mechanisme of ontwerp van het rapporteren van tijd en kosten te bieden, of een algemeen sjabloon voor het rapporteren van tijd en uitgaven buiten dit domein.
Welke SETU berichten worden nu ondersteund op het Peppol netwerk?
- SETU HR-XML Timecard v1.4
- SETU HR-XML StaffingOrder v1.4
- SETU HR-XML StaffingOrder Status v1.4
- SETU HR-XML HumanResource v1.4
- SETU HR-XML HumanResource Status v1.4
- SETU HR-XML Assignment v1.4.1
- SETU HR-XML Assignment Status v1.4
Hoe ziet een compleet overzicht van velden van de Timecard versie 1.4.1 eruit?
Die informatie is op de setu.semantic-treehouse.nl site te vinden te vinden. Ga naar 'Codelists' en zoek op Timecard. Selecteer Timecard 1.4 en klik op "requirementTitle".
Hoe ziet een compleet overzicht van velden van de toekomstige Timecard versie 2.0 eruit?
Die informatie is op de setu.semantic-treehouse.nl site te vinden te vinden. Ga naar 'Codelists' en zoek op Timecard. Selecteer Timecard 2.0 en klik op "requirementTitle".
Wat zijn de verschillen tussen de Timecard versie 1.4.1 en 2.0?
Als beide versies met elkaar worden vergeleken, blijkt dat versie 2.0 van de Timecard is ontworpen met een duidelijke focus op internationalisering. Deze versie introduceert nieuwe velden zoals "documentId", "schemeAgencyId", "legalId", en "taxId", die aansluiten bij internationale standaarden en regelgeving. Het gebruik van deze elementen maakt de Timecard geschikt voor gebruik op het internationale Peppolnetwerk, zodat het gebruik ook buiten de Nederlandse uitzendbranche mogelijk is.
