Wat is e-procurement?

E-procurement, of elektronisch inkopen, is een digitaal proces waarbij bedrijven en organisaties hun inkoopactiviteiten beheren. Dit omvat alles van het zoeken naar leveranciers en het vergelijken van producten en prijzen, tot het plaatsen van bestellingen en het beheren van contracten via online systemen. Door het gebruik van e-procurement kunnen bedrijven efficiënter werken, kosten besparen en de nauwkeurigheid en transparantie van hun inkoopprocessen verbeteren.

3-way matching

3-way matching is een controlemechanisme dat bedrijven gebruiken om ervoor te zorgen dat betalingen aan leveranciers nauwkeurig en gerechtvaardigd zijn. Het proces bestaat uit het vergelijken van drie documenten: de inkooporder, de pakbon (meegeleverd door de leverancier bij de zending), en de factuur. Dit helpt om fouten te ontdekken en te voorkomen dat bedrijven te veel betalen of betalen voor goederen die ze niet hebben ontvangen. Door de hoeveelheden en prijzen op deze documenten te vergelijken, kunnen bedrijven afwijkingen opsporen en oplossen voordat ze de factuur goedkeuren voor betaling.

3-way matching voor ieder bedrijf?

Hoewel 3-way matching een waardevol controlemechanisme is voor veel bedrijven, is het belangrijk om te erkennen dat het niet in elke sector de beste oplossing is. In branches waar diensten of abonnementen worden verkocht, is het gebruik van een pakbon meestal overbodig. Voor deze bedrijven kan e-facturatie met statusupdates over de factuur voldoende zijn om de nauwkeurigheid en efficiëntie van het betalingsproces te waarborgen.

Bedrijven moeten hun processen afstemmen op hun specifieke behoeften en de aard van hun transacties. Het overslaan van bepaalde stappen die geen toegevoegde waarde bieden, kan net zo belangrijk zijn voor het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Flexibiliteit in het gebruik van e-procurement tools kan bijdragen aan een efficiënter en effectiever proces.

Voordelen van e-procurement

Efficiëntie en Kostenbesparing E-procurement zorgt voor een aanzienlijke vermindering van papierwerk en fysieke opslag, omdat alle inkoopdocumenten digitaal worden beheerd. Hierdoor kunnen bestellingen sneller worden goedgekeurd en verwerkt. De automatisering van inkoopprocessen vermindert de kans op menselijke fouten, wat leidt tot nauwkeurigere gegevens en minder tijd besteed aan correcties. Dit alles resulteert in aanzienlijke kostenbesparingen voor bedrijven.

Betere Transparantie Met e-procurement hebben bedrijven real-time inzicht in hun inkoopactiviteiten. Deze centrale opslag van gegevens maakt het gemakkelijker om gedetailleerde analyses en rapportages uit te voeren. Dit helpt niet alleen bij strategische besluitvorming, maar ook bij het identificeren van besparingsmogelijkheden. Door alle inkoopgerelateerde informatie op één plek te centraliseren, kunnen bedrijven trends herkennen, prestaties van leveranciers evalueren en inefficiënties opsporen. Dit verhoogt de algehele transparantie en maakt het gemakkelijker om gefundeerde beslissingen te nemen op basis van betrouwbare data.

Verhoogde Controle en Naleving E-procurement helpt bedrijven bij het strikter naleven van inkooprichtlijnen en -beleid. Het gebeurt steeds vaker dat het inkooprvoorwaarden worden uitgebreid met de eis aan leveranciers om e-facturen aan te leveren via het Peppol-netwerk. Geautomatiseerde workflows zorgen ervoor dat alle bestellingen worden goedgekeurd door de juiste personen voordat ze worden geplaatst. Dit vermindert de kans op ongeautoriseerde uitgaven en fraude. Bovendien maakt het systeem het eenvoudiger om te voldoen aan wettelijke en regelgevende eisen door middel van nauwkeurige en gedetailleerde registraties.

Verbeterde Leveranciersrelaties Door gebruik te maken van e-procurement kunnen bedrijven hun leveranciers sneller betalen, wat leidt tot betere relaties en mogelijk gunstigere voorwaarden. Van e-facturatie is aangetoond dat facturen sneller worden betaald. Dit komt doordat de ontvanger (klant) niet hoeft te twijfelen aan de identiteit van de afzender, en de verzender direct op de hoogte kan worden gesteld als er sprake is van onjuiste of onvolledige facturen (bijvoorbeeld het bekende ‘ontbreken van een PO-nummer’). De Invoice Response Messages (ook wel: e-return) op Peppol faciliteren het volledig automatiseren van het verkoopproces, waarmee de ‘automatische administratie’ mogelijk wordt. Geïntegreerde platforms verbeteren de communicatie en samenwerking tussen bedrijven en hun leveranciers, waardoor problemen sneller kunnen worden opgelost en de algehele samenwerking wordt versterkt.

Gegevens eenmalig invoeren

Een belangrijk aspect van e-procurement is hoe gegevens in elektronische bestanden opnieuw worden gebruikt. Dit verhoogt de efficiëntie en vermindert de kans op fouten. Hieronder twee voorbeelden:

Een e-order wordt geaccepteerd door de klant, de orderregels worden gebruikt om factuurregels te genereren: Wanneer een klant een elektronische order plaatst, worden de details van de orderregels (zoals artikelnummer, hoeveelheid, prijs en beschrijving) opgeslagen in het e-procurement systeem. Als de verkopende partij de order (deels) kan en wil leveren, wordt de uit te leveren orderregels omgezet in factuurregels. ERP-systemen bieden de mogelijkheid dit automatisch te doen, waardoor handmatige invoer overbodig wordt, de nauwkeurigheid wordt gewaarborgd, de verwerkingstijd wordt verkort en de kans op fouten vermindert. Ook het Peppol-netwerk kent de mogelijkheid orders te promoveren tot factuur

Een zending komt niet aan dus er moet een creditfactuur worden gegenereerd: Als een zending niet aankomt, kan de oorspronkelijke factuur worden geopend en kunnen de relevante factuurregels worden gemarkeerd voor creditering. De creditnota wordt automatisch gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur en aangepast in de boekhouding, wat zorgt voor een correcte financiële afhandeling zonder handmatige tussenkomst.

Implementatie van e-procurement

Voorbereiding De voorbereiding op de implementatie van e-procurement begint met een analyse van de huidige inkoopprocessen. Dit omvat het identificeren van inefficiënties en het bepalen van de eisen voor een (nieuw) systeem. Bedrijven moeten eventueel geschikte e-procurement software selecteren die voldoet aan hun specifieke behoeften.

Integratie De integratie van e-procurement tools in bestaande systemen is cruciaal voor een succesvolle implementatie. Als de e-procurement software niet is geïntegreerd met ERP- en boekhoudsysteem, dan is het koppelen van beiden noodzakelijk. Training van personeel en belanghebbenden is ook essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwe processen begrijpt en efficiënt kan gebruiken.

Optimalisatie Na de implementatie is het belangrijk om de e-procurement processen continu te verbeteren. Dit kan door het verzamelen van feedback van gebruikers en het analyseren van data om knelpunten te identificeren en te verhelpen. Bedrijven moeten ook op de hoogte blijven van nieuwe technologieën en best practices om hun e-procurement systeem up-to-date en efficiënt te houden.

Conclusie

E-procurement biedt aanzienlijke voordelen voor bedrijven door efficiëntie, kostenbesparing en verbeterde naleving. Door te investeren in een robuust e-procurement systeem en gebruik te maken van het Peppol-netwerk kunnen bedrijven hun inkoopprocessen moderniseren en concurrerend blijven in een steeds digitaler wordende markt.