Cliccare nel menu principale su Crea fattura. Si apre il modulo fattura con due schede: Documento (i dati della fattura) e Allegati.

Completamente in autonomia: eConnect non carica né invia fatture per conto del cliente. Ogni organizzazione attivata crea e invia le proprie fatture in modo indipendente tramite la piattaforma. Questo vale anche per i fornitori stranieri attivati -- dopo l'attivazione, seguono lo stesso flusso (Fattura di vendita → Nuova fattura, o caricare un file XML esistente) delle organizzazioni olandesi. La lingua predefinita della piattaforma è il nederlandese; è possibile passare all'inglese tramite Modifica profilo (in alto a destra nella piattaforma). Prima di accedere, è disponibile una selezione della lingua nella pagina di registrazione.

• Fornitore: la propria organizzazione. Questo campo non viene compilato automaticamente -- selezionare l'organizzazione dal menu a tendina. L'organizzazione non compare nell'elenco? Consultare Il campo Fornitore è vuoto.
• Debitore (destinatario): cercare tramite numero della Camera di Commercio, ragione sociale o numero OIN tramite Cerca organizzazione. La piattaforma cerca automaticamente nei database della Camera di Commercio (NL) e KBO (BE) per recuperare i dati corretti. Non esiste una rubrica separata per i clienti abituali: a ogni nuova fattura si cerca nuovamente il cliente, un'operazione altrettanto rapida quanto sfogliare una rubrica. Fatturi regolarmente solo a uno o due clienti? Salvali in una fattura in bozza da riutilizzare come modello.
• Numero fattura: viene generato automaticamente se è stata impostata la numerazione automatica. Altrimenti si inserisce manualmente un numero.
• Data fattura: per impostazione predefinita la data odierna, ma modificabile.
• Tipo fattura: scegliere il tipo di fattura dal menu a tendina. L'impostazione predefinita è una fattura regolare. Per una nota di credito scegliere "Fattura correttiva", consultare Inviare una fattura correttiva.
• Righe fattura: aggiungere una o più righe con descrizione, quantità, prezzo unitario e aliquota IVA. Le aliquote IVA disponibili sono composte dinamicamente in base al paese del fornitore e al paese del cliente. Per un cliente in un altro paese dell'UE, compare automaticamente l'opzione "Esente per cessione intracomunitaria"; per un cliente fuori dall'UE, compare l'opzione "Export".

Varianti di ricerca: "organizzazione scomparsa", "non faccio più parte dell'organizzazione", "non faccio parte dell'organizzazione", "non riesco a fare nulla nel portale", "non riesco a fare proprio nulla".

Selezionare l'organizzazione nel campo fornitore tramite il menu a tendina. Se l'organizzazione non compare nell'elenco, non è possibile selezionare la propria organizzazione come mittente. Senza i dati del fornitore, la fattura non può essere salvata né inviata.

Ci sono tre motivi comuni per cui l'organizzazione potrebbe non comparire nell'elenco:

1. Organizzazione non selezionata: se si hanno più organizzazioni nel proprio ambiente, al momento della creazione di una fattura è necessario indicare da quale organizzazione si invia. Se non lo si è fatto, il campo resta vuoto.
2. Organizzazione non attivata: un'organizzazione che è stata aggiunta ma non ancora attivata non può essere utilizzata come fornitore. L'attivazione deve essere prima completata.
3. Nessuna appartenenza all'organizzazione: si è membri dell'ambiente, ma non dell'organizzazione. Senza appartenenza l'organizzazione di solito non compare in Le mie organizzazioni (può restare visibile in Tutte le organizzazioni) e non è selezionabile come Fornitore. La sola attivazione non risolve il problema; un amministratore dell'organizzazione deve prima aggiungervi come membro. Vedere Permessi e ruoli.

Cliccare sull'icona matita accanto al campo fornitore e selezionare la propria organizzazione. Se si ha una sola organizzazione, questa viene inserita direttamente.

Se l'organizzazione non appare nell'elenco, verificare prima l'appartenenza in Le mie organizzazioni, poi lo stato di attivazione in Il mio ambiente > Organizzazioni. Completare l'attivazione se necessario tramite Aggiungere e attivare un'organizzazione.

Dopo la selezione dell'organizzazione, i dati aziendali (ragione sociale, indirizzo, numero Camera di Commercio, Partita IVA) vengono compilati automaticamente nella fattura.

Il modulo fattura contiene alcuni campi opzionali da compilare in base alle esigenze del destinatario:

• Numero d'ordine: il numero d'ordine di acquisto del destinatario. Molte grandi aziende e pubblica amministrazione richiedono il numero d'ordine sulla fattura. Senza numero d'ordine la fattura viene talvolta rifiutata automaticamente. Nota: almeno uno dei campi Numero d'ordine o Riferimento acquirente deve essere compilato -- se mancano entrambi, la fattura non può essere salvata.
• Data di consegna: la data in cui i beni o servizi sono stati consegnati, se diversa dalla data della fattura.
• Numero progetto: un riferimento al progetto per cui è stata creata la fattura.
• Numero contratto: un riferimento al contratto sottostante.
• Nota fattura: un campo di testo libero per informazioni aggiuntive sulla fattura, visibile al destinatario.
• Data inizio / Data fine: il periodo di servizio a cui si riferisce la fattura. Da utilizzare per servizi ricorrenti o abbonamenti.
• Riferimento acquirente: un riferimento riconoscibile dal destinatario, ad esempio un centro di costo o un reparto. Per la fatturazione alla pubblica amministrazione olandese questo campo è cruciale: inserire qui il codice di instradamento richiesto dall'ente governativo.

Suggerimento: si fattura alla pubblica amministrazione o a una grande azienda? Chiedere sempre quali campi di riferimento sono richiesti. Una fattura con un numero d'ordine o codice di instradamento mancante viene spesso rifiutata automaticamente.

Non tutti i campi UBL sono disponibili nel modulo fattura:

• BT-46 (Buyer Identifier): non esiste un campo di inserimento separato per il Buyer Identifier al di fuori del numero di Partita IVA. Il campo IVA non accetta punti, pertanto identificativi come '1004.E00513.0001' (ad esempio per enti governativi greci) non possono essere inseriti.
• BT-158 (Item Classification / codice CPV): non disponibile nel modulo fattura.

Le organizzazioni che necessitano di questi campi non possono attualmente risolvere la questione tramite l'interfaccia standard della piattaforma. In tal caso, contattare il supporto per un metodo di invio alternativo.

Tramite il link Aggiungi dettagli di consegna è possibile inserire informazioni di consegna specifiche, come un indirizzo di consegna diverso dall'indirizzo di fatturazione. Questo è particolarmente rilevante per consegne fisiche o per la fatturazione a una filiale diversa.

Nella scheda Allegati si aggiungono file supplementari alla fattura. Una fattura regolare è un messaggio Peppol BIS V3; sono ammessi solo i seguenti formati di allegato:

Esportare prima un documento Word in PDF prima di aggiungerlo come allegato.

Limiti: massimo 9 MB di allegato per fattura, con un limite più rigido di 6 MB per i file CSV. Peppol consente tecnicamente fino a 100 MB, ma si consiglia di restare sotto i 10 MB per fattura. Per la fatturazione verso enti governativi olandesi si applica un massimo di 10 allegati separati; eConnect può unire gli allegati su richiesta, nel qual caso l'ordine degli allegati uniti è casuale.

Gli allegati vengono inviati insieme alla consegna Peppol (incorporati nel messaggio UBL) e al fallback e-mail (come file separato nella stessa e-mail della fattura in PDF).

Prima dell'invio è possibile controllare la fattura:

• Logo aziendale: se è stato impostato un logo nelle impostazioni dell'organizzazione, questo appare automaticamente nella visualizzazione PDF.
• Anteprima PDF: visualizzare come apparirà la fattura al destinatario cliccando su Anteprima.
• Commenti interni: aggiungere un'osservazione visibile a tutti gli utenti con accesso al documento. Nota: se si è il fornitore e il cliente ha anch'esso accesso alla piattaforma eConnect, anche il cliente può vedere questa osservazione. Prestare quindi attenzione a quanto si scrive.

In cima al modulo si trovano tre pulsanti:

• Salva: salvare la fattura come bozza senza inviarla
• Invia: inviare la fattura immediatamente
• Condividi: condividere la fattura con un collega o partner per revisione, senza inviarla. Utile quando qualcun altro deve controllare la fattura prima dell'invio.

Cliccare su Invia per inviare la fattura. La piattaforma sceglie automaticamente il miglior canale di consegna:

1. Peppol (rete esterna): il percorso primario e consigliato. La piattaforma verifica automaticamente se il destinatario è registrato su Peppol (#PeppolFirst) e consegna la fattura come fattura elettronica.
2. Fallback e-mail: se il destinatario non è raggiungibile tramite Peppol o la piattaforma. Nelle impostazioni dell'account è possibile scegliere quali file vengono inviati: solo PDF, PDF + XML, solo XML o nessun allegato.

Dopo l'invio la fattura appare nella Posta in uscita con una panoramica degli stati.

Crei una nota di credito per l'importo della fattura errata. In questo modo si storna la fattura erronea.

Crei quindi una nuova fattura con l'importo corretto e la invii al destinatario.