L'Email Receiver (noto anche come Mittente attendibile) è una funzione della piattaforma eConnect che ti consente di ricevere e elaborare fatture via e-mail, nell'ambito di Scan & Riconoscimento. Configuri un indirizzo e-mail o un dominio attendibile e le fatture inviate da quell'indirizzo vengono elaborate automaticamente.

Molti pacchetti software usano l'Email Receiver come metodo di collegamento principale con eConnect. La piattaforma genera un indirizzo e-mail univoco per organizzazione. Il tuo software invia le fatture come allegato a quell'indirizzo e la piattaforma le elabora in base al tipo di documento configurato.

Alla creazione di un Email Receiver, la piattaforma genera un indirizzo e-mail univoco. Comunichi questo indirizzo al fornitore del software o lo inserisci nel tuo pacchetto. Non appena il software invia una fattura come allegato a quell'indirizzo, la piattaforma elabora automaticamente la fattura. Le fatture XML vengono elaborate direttamente; le fatture PDF vengono convertite nel formato e-fattura (UBL) tramite conversione IDR.

L'elaborazione dipende dal tipo di documento configurato: fattura bozza, fattura di vendita o fattura di acquisto.

Alla creazione di un Email Receiver scegli un tipo di documento. Questo determina come viene elaborata la fattura ricevuta.

La fattura viene preparata come bozza sulla piattaforma. Puoi controllare la fattura e poi inviarla manualmente al destinatario via Peppol. Se attivi l'opzione invio automatico XML (auto-send), le fatture XML valide vengono inviate automaticamente senza intervento manuale.

La fattura va direttamente all'archivio per l'elaborazione amministrativa. È adatta quando la fattura è già definitiva e non richiede ulteriori controlli prima dell'archiviazione.

La fattura viene consegnata come fattura di acquisto al destinatario. Se la fattura è già fornita come UBL, la conversione viene saltata. Per le fatture PDF avviene la conversione IDR al formato e-fattura.

Navigazione per i nuovi clienti: dopo la registrazione arrivi nella vista di gestione ambiente/account. L'Email Receiver non è visibile direttamente. Nel menu fai clic su Apps → Ricevitore e-mail (Email Receiver) per aprire la panoramica. In Tutto vedi l'indirizzo e-mail del ricevitore creato automaticamente per la tua organizzazione.

1. Accedi a platform.econnect.eu.
2. Vai all'app Email Receiver (in Apps nel menu a sinistra).
3. Fai clic su Nuovo mittente (il pulsante arancione con l'icona più).
4. Configura i seguenti campi:
   • Organizzazione: seleziona l'organizzazione per cui vuoi elaborare le fatture.
   • Tipo di fattura: scegli Fattura bozza, Fattura di vendita o Fattura di acquisto.
   • Tipo di whitelist: inserisci l'indirizzo e-mail o il dominio del mittente autorizzato a inviare. Per Email Receiver può essere messo in whitelist un solo dominio o indirizzo e-mail.
   • Indirizzo e-mail di contatto: l'indirizzo a cui vengono inviate le notifiche di rifiuto.
5. Fai clic su Salva. La piattaforma genera un indirizzo e-mail univoco per questa connessione.
6. Attiva il mittente attendibile. Può essere fatto in due modi: modifica manualmente lo stato in "Attivo", oppure invia un invito al mittente. Con un invito, il mittente riceve un'e-mail con istruzioni sull'indirizzo generato. Al primo utilizzo l'Email Receiver viene attivato automaticamente.
7. Comunica l'indirizzo e-mail generato al fornitore del software o inseriscilo nel tuo pacchetto.

Se un'organizzazione deve ricevere fatture da più domini, crea un indirizzo Email Receiver separato per ogni dominio.

• Notifica alla ricezione: ricevi un'e-mail quando una fattura è stata inviata ed elaborata.
• Requisito SSL/TLS: elaborare solo e-mail inviate tramite una connessione sicura.
• Invio automatico XML (auto-send): le fatture XML valide vengono inviate automaticamente senza controllo manuale. Richiede che SSL/TLS sia attivo e che l'XML sia valido.
• Tipi di documento consentiti: determina se accetti solo e-fatture (XML), solo fatture digitali (PDF), o entrambe.
• Riconoscimento del fornitore: configura su quale campo e-mail viene riconosciuto il fornitore. L'impostazione predefinita è l'indirizzo del mittente, ma con alias o inoltri puoi scegliere un altro campo (ad esempio Reply-To). L'indirizzo riconosciuto viene anche incluso nell'XML consegnato al tuo sistema contabile.
• Conversion for multiple organizations (conversione per piu organizzazioni): rilevamento amministrazione / conversione multiparty. L'IDR determina automaticamente per quale amministrazione nello stesso account e destinata una fattura PDF, anche se inviata tramite il ricevitore e-mail di un'altra organizzazione. Richiede Professional come minimo (indicato separatamente nel contratto), opzione feature pack Allow multi party for IDR conversion (scheda IDR Features) e l'opzione sul ricevitore e-mail. Il valore predefinito e l'organizzazione del ricevitore e-mail; con una corrispondenza migliore il sistema colloca la fattura sull'altra amministrazione. In caso di dubbio rimane il valore predefinito.

Nota: una fattura definitiva dal tuo software non può più essere modificata in termini di debitore e righe fattura dopo essere stata ricevuta come fattura bozza nella piattaforma eConnect. Controlla solo la correttezza della fattura e poi inviala.

Un Email Receiver difettoso o inattivo non deve necessariamente essere riparato creando un nuovo Email Receiver. Spesso il Mittente attendibile non è ancora attivo o è configurato in modo errato. Quando le fatture "non vengono ricevute", controlla prima questi punti:

1. Indirizzo e-mail copiato correttamente — verifica errori di battitura nell'indirizzo generato …@trust.econnect.eu che hai comunicato al pacchetto software.
2. Stato Email Receiver Attivo — se il Mittente attendibile è ancora nello stato "Bozza creata", l'Email Receiver non è ancora attivo e non può essere usato. In quel caso il mittente riceve un bounce (a meno che non sia configurato un altro Email Receiver attivo con un altro indirizzo di contatto).
3. Whitelist corretta — verifica che l'indirizzo e-mail o il dominio del mittente sia impostato correttamente nella whitelist dell'Email Receiver.
4. Tipo di documento corretto — con il tipo di documento sbagliato le fatture vengono elaborate in modo errato. Esempio: un Mittente attendibile creato con tipo Fattura di acquisto elabora le fatture come fatture di acquisto invece che come fatture bozza. Creare un nuovo Email Receiver con tipo Fattura bozza può essere stata scelta come soluzione temporanea, ma preferibilmente correggi il tipo di documento sull'Email Receiver esistente.

Esempio di log bounce interno per un Email Receiver inattivo: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Oltre all'Email Receiver, eConnect offre anche una Connessione rapida tramite il connettore e-mail. Si tratta di un'integrazione basata su chiavi di connessione configurata rapidamente tramite l'UI Connessione rapida nella piattaforma. Nota: sebbene il nome "connettore e-mail" suoni come invio via e-mail, funziona tramite chiavi di connessione, non tramite e-mail inviate.

I seguenti pacchetti sono disponibili tramite Connessione rapida (connettore e-mail):

Oltre al connettore e-mail standard, esistono varianti che trasformano il documento ricevuto in un formato specifico (sempre SI 2.0, sempre BIS v3, sempre SI 1.2 o sempre SALES005 Fattura). La configurazione è uguale a quella del connettore e-mail standard; eConnect gestisce la consegna nel formato scelto.

Come destinatario puoi creare un connettore e-mail per far inoltrare automaticamente a un indirizzo e-mail specificato le fatture ricevute da eConnect. Per impostazione predefinita viene incluso solo l'XML -- nessun PDF o altri allegati. Questo comportamento è controllato dal parametro excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (predefinito): gli allegati extra come un PDF non vengono inclusi.
• excludeAdditionalAttachments=false: vengono inclusi anche il PDF e eventuali altri allegati.

Sul connettore e-mail standard (il Collabrr auto-hook) questo parametro è impostato su true. Se vuoi ricevere anche il PDF, solo il supporto tecnico può modificarlo.

Nota dopo una modifica del supporto tecnico: se in seguito, come cliente, modifichi tu stesso il connettore e-mail, quella modifica sovrascrive automaticamente la correzione del supporto tecnico. Il PDF viene di nuovo soppresso e non viene più incluso. Non modificare il connettore da solo dopo la correzione.

Se usi il mailhook nel PSB e configuri tu stesso il connettore, puoi impostare questo parametro da solo -- è un percorso self-service separato e autonomo.

Questo inoltro è un'alternativa adatta per un destinatario che non è (ancora) in Peppol ma vuole comunque recuperare automaticamente i dati della fattura o il documento PDF.

Quando le fatture vengono inviate via e-mail a destinatari non in Peppol, si applicano due meccanismi distinti:

L'e-mail di notifica "Nuova fattura ricevuta" (per i destinatari sulla piattaforma) non contiene allegati -- né XML né PDF. È solo una notifica; il documento rimane sulla piattaforma. Il destinatario può disattivare questa notifica dal proprio profilo utente (vedi Notifiche e avvisi).

I documenti nell'e-mail di invio vengono configurati per account cliente da un agente di supporto. La scelta determina quali documenti vengono inclusi nell'e-mail in fase di invio:

• Solo XML
• Solo il PDF primario (se disponibile)
• Sia XML sia il PDF primario (se è disponibile un PDF)

Se l'opzione di inclusione del PDF comporta costi aggiuntivi lo determina Sales; consultalo con il team Sales.

Alternative consigliate per destinatari fuori da Peppol:

• Registrazione Peppol del destinatario -- la via più solida; le fatture viaggiano allora via Peppol anziché via e-mail.
• Account sulla piattaforma -- il destinatario crea un account e usa un connettore e-mail per inoltrare automaticamente le fatture ricevute.

In caso di rifiuto l'Email Receiver invia un messaggio di errore all'indirizzo di contatto configurato:

• Nessun allegato elaborabile: nessun file fattura riconosciuto nell'e-mail.
• Blocco whitelist: il mittente non è nella whitelist; nessun file viene elaborato.
• Errore SSL/TLS: l'e-mail non è stata inviata tramite una connessione sicura e non viene elaborata.
• XML non valido o non riconosciuto: messaggio di errore con istruzioni su validità UBL e codifica UTF-8. Se l'e-mail contiene anche un PDF oltre all'XML, il PDF viene comunque elaborato. L'avviso per l'XML rifiutato non può essere soppresso finché il PDF viene elaborato.

Suggerimento per l'invio strutturale di XML e PDF: se un fornitore invia sempre sia XML sia PDF ma è desiderato solo il PDF, il supporto può configurare l'Email Receiver solo per fatture digitali (PDF). In questo modo l'XML non viene più proposto per la validazione e scompare il relativo messaggio di errore. Si tratta di una modifica di configurazione da parte del supporto, su richiesta del cliente.

L'Email Receiver classifica gli allegati di un'e-mail in arrivo e determina quale documento viene trattato come fattura e quale come allegato. eConnect controlla ogni documento inviato individualmente per lo stato allegato/fattura. I documenti vengono uniti nell'ordine di invio: il primo documento diventa la prima pagina della fattura, anche se è un allegato. Non appena un file viene riconosciuto come allegato, anche tutti i file successivi nella stessa e-mail vengono trattati come allegati.

Quando si inviano più file PDF:

• Un file riconosciuto come fattura, gli altri sono altri tipi di documento — gli altri documenti nella stessa e-mail vengono trattati come allegati e per impostazione predefinita aggiunti alla fattura. Pensa a una nota danni, un documento di trasporto o una specifica accanto alla vera fattura PDF: puoi chiamare entrambi i documenti "fattura", ma se Detect non riconosce uno di essi come fattura, non si tratta di un errore di divisione ma di un comportamento previsto — il documento non-fattura diventa un allegato della fattura riconosciuta. In dubbio se il secondo documento sia comunque una fattura (numero fattura, IVA, importo da pagare, fornitore/destinatario presenti)? Richiedi gli allegati PDF originali e l'XML dalla posta in arrivo per un'indagine.
• Più allegati riconosciuti come fattura — ogni PDF fattura viene elaborato individualmente (fatture separate). Il sistema non collega automaticamente gli altri allegati a una fattura specifica nella stessa e-mail. In caso di dubbio, invia 1 fattura per e-mail.

Allegato Excel/ODS/CSV accanto a fattura PDF: la presenza di un allegato Excel non blocca l'elaborazione della fattura PDF, purché il file sia in un formato supportato e non più grande di 5 MB. Comportamento per scenario:

• Formato supportato + non più grande di 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- il file viene aggiunto come allegato secondario alla fattura (non inviato a IDR); la fattura PDF viene elaborata normalmente.
• Formato supportato + più grande di 5 MB -- l'intera e-mail viene rifiutata con un'e-mail di bounce.
• Formato non supportato (.xls, .doc, .docx) -- l'elaborazione non è possibile.

Tipi MIME supportati: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Non supportati: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implementato tramite EVCS-5805 e EVCS-5802.

Rotazione pagine: le pagine non vengono ruotate automaticamente. Il cliente è responsabile dell'orientamento corretto all'invio.

Allegati grandi: un allegato molto grande viene ridotto in modo che il PDF resti gestibile.

Unione degli allegati: la piattaforma offre l'opzione di unire tutti gli allegati di un'e-fattura in un unico PDF.

Generare PDF da XML: esiste un'opzione per generare automaticamente un PDF della fattura XML. Può essere combinata con la funzionalità di unione e impostata su: sempre, mai, o solo se non esiste ancora un PDF.

PDF inviato invariato: eConnect gestisce solo la traduzione/elaborazione e non modifica il file PDF inviato (un PDF può comunque essere generato).

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