Email příjemce (též Email Receiver nebo Důvěryhodný odesílatel) je jednou z nejpoužívanějších aplikací na platformě eConnect. Spravujete s ní, které e-mailové adresy smějí zasílat faktury Vaší organizaci, konfigurujete způsob zpracování faktur a můžete dokonce nechat faktury automaticky odeslat přes Peppol. Aplikaci otevřete přes Email příjemce v postranním menu pod Aplikace.

Každá organizace ve Vašem prostředí dostane jedinečnou e-mailovou adresu, na kterou lze faktury zasílat. Tuto adresu najdete v postranní liště pod Vše u důvěryhodných odesílatelů.

Když otevřete Email příjemce, uvidíte přehled se třemi grafy zobrazujícími stav zpracování:

• Podle stavu: kolik dokumentů bylo úspěšně zpracováno, kolik je v procesu nebo selhalo
• Podle stavu a organizace: stejné rozložení rozdělené podle organizací ve Vašem prostředí
• Podle kontextu dokumentu: rozložení podle typu dokumentu (nákupní faktura, prodejní faktura, vyúčtování)

Tyto grafy Vám na první pohled poskytují přehled o výkonu e-mailového zpracování.

Aplikace Email příjemce má vlastní navigační strukturu v postranní liště:

• Přehled: přehled s grafy zpracování
• Nový odesílatel: přidání nového důvěryhodného odesílatele
• Důvěryhodní odesílatelé: všichni nastavení odesílatelé, filtrovaní podle stavu
  • Vše, Koncepty, Pozváni, Aktivní, Neaktivní
• Hledat odesílatele: rychlé vyhledání konkrétního odesílatele

Pod přehledem najdete seznam všech nastavených e-mailových odesílatelů. Každý odesílatel prochází stavovým workflow:

Pro přepnutí odesílatele z Konceptu na Aktivní klikněte na Aktualizovat stav u příslušného odesílatele.

1. Klikněte na Nový odesílatel v sub-navigaci.
2. Zvolte organizaci, pro kterou chcete odesílatele nastavit.
3. Vyplňte e-mailovou adresu nebo doménu, kterou chcete povolit.
4. Vyplňte kontaktní e-mailovou adresu. Na tuto adresu budou zasílány notifikace při odmítnutí a pozvánka.
5. Nakonfigurujte nastavení zpracování (viz níže).
6. Uložte odesílatele.

Tip: můžete povolit konkrétní e-mailovou adresu pro maximální bezpečnost, nebo celou doménu (např. @econnect.eu), pokud očekáváte faktury z více adres v rámci dané domény.

Pomocí funkce Hledat odesílatele rychle najdete konkrétního odesílatele podle e-mailové adresy, domény nebo názvu organizace. To je užitečné, pokud máte nakonfigurováno mnoho odesílatelů.

Pro každého odesílatele můžete nakonfigurovat následující nastavení:

Určete, jaký typ souborů smí odesílatel zasílat:

• Pouze e-faktury (XML): platforma validuje XML a zpracuje ho přímo.
• Pouze digitální faktury (PDF): platforma převede PDF pomocí IDR konverze (Scan & Rozpoznávání) na koncept e-faktury.
• Obojí: platforma automaticky detekuje, zda se jedná o PDF nebo XML, a aplikuje správné zpracování.

Pokud je tato možnost zapnuta, validní XML soubory se automaticky odesílají přes Peppol příjemci, aniž byste museli cokoli dělat. Nevalidní XML je připraveno jako koncept faktury k manuální kontrole.

Toto je výkonná možnost pro organizace, které faktury ze svého softwaru dodávají jako UBL soubory e-mailem a chtějí je nechat odeslat bez zásahu.

Nastavte pro každého odesílatele, zda chcete obdržet potvrzení:

• Při úspěšném zpracování: obdržíte potvrzení o doručení e-mailem.
• Při chybách: obdržíte upozornění, pokud zpracování selže.

Potvrzení o doručení se odesílá na kontaktní e-mailovou adresu odesílatele. Chcete potvrzení o doručení vypnout? Přejděte k důvěryhodnému odesílateli a zrušte zaškrtnutí u Notifikace přijetí e-mailem.

V nastavení odesílatele je záložní e-mailová adresa (fallback). Notifikace jdou na tuto adresu, pokud není nastaven jiný příjemce. Dostáváte najednou notifikace na jinou adresu (nebo už vůbec)? Zkontrolujte toto pole.

Alternativa: zaškrtávací políčko Použít e-mailovou adresu odesílatele jako kontaktní e-mailovou adresu. Pokud je zaškrtnuté, notifikace se posílají na e-mailovou adresu, ze které byla faktura odeslána (odesílatel). Toto bylo výchozí chování mnoha receiverů před aktualizací.

Změna:

1. Otevřete Email Receiver příslušné organizace (Apps > Email Receiver).
2. Upravte záložní e-mailovou adresu, nebo aktivujte výše uvedené políčko.
3. Můžete to udělat sami; podpora může na požádání asistovat.

Rozsah u více organizací: Email Receiver je nastaven per organizace. Změna se automaticky nevztahuje na všechny firmy ve skupině. Používáte stejnou adresu u více organizací? Zkontrolujte a nastavte ji zvlášť pro každou organizaci/receiver.

Nastavení Vyplnit e-mailovou adresu dodavatele na základě určuje, jak platforma zjistí adresu odesílatele dodavatele:

• Odesílatel (From): standardní adresa odesílatele e-mailu (doporučeno pro většinu situací).
• Reply-To: adresa reply-to. Užitečné pro SaaS platformy jako Harvest nebo Moneybird, kde adresa From je generická adresa platformy.
• Accept All: přijmout faktury ze všech adres. Používejte pouze v kombinaci s unikátní adresou pro zasílání.

Můžete omezit, která organizace ve Vašem prostředí smí zasílat faktury prostřednictvím konkrétního odesílatele. To je užitečné, pokud máte více organizací ve svém prostředí a chcete zabránit tomu, aby faktury skončily u nesprávné organizace.

Pro zvýšenou bezpečnost můžete vyžadovat, aby příchozí e-maily byly odesílány přes zabezpečené spojení (SSL/TLS). Tím zabráníte přijetí nešifrovaných e-mailů.

Každý email příjemce může povolit jednu doménu. Musí organizace přijímat faktury z více domén? Vytvořte pro každou doménu samostatnou adresu email receiveru. Tento přístup záměrně kombinuje flexibilitu a bezpečnost.

S detekci administrace (take: multiparty konverze) IDR automaticky urci, pro kterou administraci nebo organizaci v ramci uctu je urcena prichozi PDF faktura -- i kdyz byla odeslana pres e-mailovy prijimac jine organizace ve stejném uctu. Po konverzi je dokument dorucen do spravne schranky. Pojmy administrace a organizace se zde pouzivaji zamenitelne; administrace nemusi nutne predstavovat organizaci.

• Vyzaduje predplatne, ve kterem je funkce povolena (minimalne Professional), a je samostatne uvedena ve smlouve.
• Feature pack predplatneho, karta IDR Features, volba Allow multi party for IDR conversion.
• Na e-mailovem prijimaci: volba Conversion for multiple organizations. Multiparty konverzi podporuji pouze e-mailove prijimace s touto volbou zapnutou; ostatni funguji standardne.

Dulezite: nastaveni feature packu a pripadnou dalsi konfiguraci IDR provadi eConnect. Kontaktujte obchod, aby multiparty spravne aktivovali. Kontaktujte nas obchodni tym.

Organizace e-mailoveho prijimace je vychozi. IDR navic dostava udaje ostatnich administraci ve stejném uctu nebo prostredi. Pri lepsi shode s jinou administraci je faktura umistena na tuto administraci. Pri pochybnostech zustava vychozi (organizace e-mailoveho prijimace).

Vyber probiha ve dvou fazich: nejprve IDR (rozpoznavani dokumentu), pote samotna platforma.

Faze 1: rozpoznavani IDR

1. Shoda identifikatoru (nejvyssi priorita): IDR hleda identifikatory jako DIC a registracni cisla. Pri presne shode je tato organizace vybrana ihned.
2. Mekka shoda: pokud identifikator neni nalezen, IDR kontroluje nazev organizace, mesto a PSC. Pri presne jedne shode je vyber automaticky. Pri vice shodach jde dokument na Quality Control k rucnimu overeni.

Faze 2: smerovani platformy

Po prijeti XML platforma kontroluje pole AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Pokud hodnota odpovida organizaci na platforme, faktura je tam umistena. Bez shody se faktura vraci organizaci, ktera vlastni e-mailovy prijimac.

Prichazeji v uvahu pouze organizace, ktere jsou soucasti stejneho prostredi nebo uctu. Kdyz se prijemce na fakture lisi od administrace platformy, ale odpovida jine administraci v prostredi, lze customer party opravit. Pokud zadna administrace neodpovida, zustava customer party organizace e-mailoveho prijimace.

Tip: udrzujte uplne identifikatory (DIC, registracni cislo) pro vsechny organizace na uctu. Aktualizujte take nazvy, adresy a PSC pro spolehlive parovani.

Je faktura umistena u nespravne organizace ve vasem uctu, i kdyz DIC nebo IC na dokumentu jsou spravne? Zkontrolujte take pole PartyLegalEntity/CompanyID a nazev organizace na dokumentu: faze platformy smeruje podle CompanyID, takze odlisny nazev nebo CompanyID muze i tak vest ke spatne (sesterske) organizaci, i kdyz je DIC spravne.

Jde o jednorazovou odchylku (napriklad neobvykly PDF layout)? Nahlaste to podpore jako zpetnou vazbu ke konverzi. Vyskytuje se stejny problem strukturalne u podobnych dokumentu nebo variant nazvu sesterskych organizaci? Pak muze eConnect nastavit alias nebo napovedu pro zlepseni rozpoznavani; kontaktujte za timto ucelem podporu.

• Oprava faktur odeslanych na nespravnou e-mailovou adresu v ramci uctu.
• Zakaznici, kteri chteji jednu e-mailovou adresu pro vsechny sve organizace (zakaznik musi byt schopen dodatecne opravit chybne prirazene faktury).

Email Receiver není určen pouze pro přijímání faktur. S nastavením XML auto-send můžete Email Receiver používat také k odesílání faktur přes Peppol.

Funguje to takto: odešlete validní UBL XML fakturu e-mailem na adresu Email Receiveru pro zasílání. Pokud je zapnuto XML auto-send, platforma fakturu validuje a automaticky odešle přes Peppol příjemci.

Jedná se o jednoduchý způsob odesílání faktur přes Peppol bez přímého API propojení nebo softwarové integrace. Je to obzvláště užitečné pro organizace, které faktury exportují jako XML ze svého účetního softwaru a chtějí je nechat odeslat bez zásahu.

Pozor: automaticky se odesílají pouze validní XML soubory. Nevalidní soubory jsou uloženy jako koncept faktury, abyste je mohli manuálně opravit a přesto odeslat.

Pro organizace, které neumožňují přeposílání e-mailů (například kvůli IT politice), nabízí eConnect přímé propojení s Office 365 mailboxem. Platforma tak čte faktury přímo z propojené mailboxu, aniž by bylo nutné e-maily přeposílat.

To je obzvláště relevantní pro organizace s přísnými IT bezpečnostními pravidly, které neumožňují automatické přeposílání e-mailů na externí adresy.

Pozor: funkce Email příjemce vyžaduje minimálně předplatné Basic. S bezplatným Fakturačním portálem není tato funkce dostupná.

U organizací, které zpracovávají více než 1 000 zpráv denně přes propojení O365 mailboxu, může mailový server Office 365 blokovat příchozí poštu. Typická chybová zpráva je: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

K tomu dochází například u velkých dávek faktur s přidruženými stavovými e-maily. Řešením je, aby administrátor Office 365 přidal IP adresy eConnect jako důvěryhodné odesílatele prostřednictvím Exchange Admin Center (EAC).

Postupujte takto:

1. Přejděte do Exchange Admin Center a otevřete Mail flow > Connectors.
2. Vytvořte nový connector od Partner organization do Office 365.
3. Nastavte, aby pošta z níže uvedených IP adres (nebo odpovídajících domén) byla považována za důvěryhodnou.

Pozor: bez této konfigurace zůstává rate limit aktivní a příchozí e-maily budou odmítány, dokud objem zůstane nad prahem O365. V případě pochybností kontaktujte své IT oddělení.

Více informací o limitech rychlosti Microsoft na příjemce: Message rate limits (Microsoft Learn).

Známý multiparty scénář u německých organizací:

Pokud vaše organizace používá přeposílání, můžete přeposílat fakturační poštu z vlastních adres na Email Receiver bez dalších práv ke schránce. Jde o přeposílání na straně zákazníka -- ne stejná cesta jako připojení Office 365 výše.

Vzor: mail contact + distribution group:

1. Vytvořte adresu Email Receiver na platformě (stav Active).
2. V Exchange Admin Center vytvořte mail contact s externí adresou Email Receiver platformy.
3. Vytvořte distribution group s fakturační adresou pro dodavatele. Člen = mail contact z kroku 2.
4. Otestujte fakturou z povolené adresy a zkontrolujte příjem na platformě.

Whitelist: často Accept all (není povoleno u konceptu). Bezpečnější: dedikovaná adresa + kontakt na dodavatele.

Blokátory: zákaz externího přeposílání -> IT nebo připojení Office 365; smyčka -> neposílejte z everbinding.nl / econnect.eu.

Platforma rozlišuje dva různé toky pro e-mailové adresy, které klienti občas zaměňují:

1. Přidání další e-mailové adresy k účtu: tím se určuje, se kterými e-mailovými adresami se můžete přihlásit a zasílat. Více se dočtete v Přidání další e-mailové adresy.
2. Přidání důvěryhodného odesílatele v Email Receiveru: tím se určuje, které externí e-mailové adresy smějí zasílat faktury Vaší organizaci. To je popsáno v tomto článku.

Pokud si nejste jisti, kterou možnost potřebujete: chcete se přihlásit nebo zasílat z jiné adresy? Přejděte do svého profilu. Chcete, aby dodavatel mohl zasílat faktury e-mailem? Nastavte důvěryhodného odesílatele přes Email Receiver.

Chcete nastavit důvěryhodného odesílatele poprvé? Přečtěte si podrobný článek v Nastavení důvěryhodného e-mailového odesílatele.