Email příjemce (též Email Receiver nebo Důvěryhodný odesílatel) je jednou z nejpoužívanějších aplikací na platformě eConnect. Spravujete s ní, které e-mailové adresy smějí zasílat faktury Vaší organizaci, konfigurujete způsob zpracování faktur a můžete dokonce nechat faktury automaticky odeslat přes Peppol. Aplikaci otevřete přes Email příjemce v postranním menu pod Aplikace.

Každá organizace ve Vašem prostředí dostane jedinečnou e-mailovou adresu, na kterou lze faktury zasílat. Tuto adresu najdete v postranní liště pod Vše u důvěryhodných odesílatelů.

Když otevřete Email příjemce, uvidíte přehled se třemi grafy zobrazujícími stav zpracování:

• Podle stavu: kolik dokumentů bylo úspěšně zpracováno, kolik je v procesu nebo selhalo
• Podle stavu a organizace: stejné rozložení rozdělené podle organizací ve Vašem prostředí
• Podle kontextu dokumentu: rozložení podle typu dokumentu (nákupní faktura, prodejní faktura, vyúčtování)

Tyto grafy Vám na první pohled poskytují přehled o výkonu e-mailového zpracování.

Aplikace Email příjemce má vlastní navigační strukturu v postranní liště:

• Přehled: přehled s grafy zpracování
• Nový odesílatel: přidání nového důvěryhodného odesílatele
• Důvěryhodní odesílatelé: všichni nastavení odesílatelé, filtrovaní podle stavu
  • Vše, Koncepty, Pozváni, Aktivní, Neaktivní
• Hledat odesílatele: rychlé vyhledání konkrétního odesílatele

Pod přehledem najdete seznam všech nastavených e-mailových odesílatelů. Každý odesílatel prochází stavovým workflow:

Pro přepnutí odesílatele z Konceptu na Aktivní klikněte na Aktualizovat stav u příslušného odesílatele.

1. Klikněte na Nový odesílatel v sub-navigaci.
2. Zvolte organizaci, pro kterou chcete odesílatele nastavit.
3. Vyplňte e-mailovou adresu nebo doménu, kterou chcete povolit.
4. Vyplňte kontaktní e-mailovou adresu. Na tuto adresu budou zasílány notifikace při odmítnutí a pozvánka.
5. Nakonfigurujte nastavení zpracování (viz níže).
6. Uložte odesílatele.

Tip: můžete povolit konkrétní e-mailovou adresu pro maximální bezpečnost, nebo celou doménu (např. @econnect.eu), pokud očekáváte faktury z více adres v rámci dané domény.

Pomocí funkce Hledat odesílatele rychle najdete konkrétního odesílatele podle e-mailové adresy, domény nebo názvu organizace. To je užitečné, pokud máte nakonfigurováno mnoho odesílatelů.

Pro každého odesílatele můžete nakonfigurovat následující nastavení:

Určete, jaký typ souborů smí odesílatel zasílat:

• Pouze e-faktury (XML): platforma validuje XML a zpracuje ho přímo.
• Pouze digitální faktury (PDF): platforma převede PDF pomocí IDR konverze (Scan & Rozpoznávání) na koncept e-faktury.
• Obojí: platforma automaticky detekuje, zda se jedná o PDF nebo XML, a aplikuje správné zpracování.

Odeslání existující PDF faktury prostřednictvím konceptu faktury (first-line): Peppol nepovoluje samostatné PDF jako hlavní faktury. Postup: Apps > Email příjemce > nastavte Kontext dokumentu na Koncept faktury (PDF povoleno, minimálně předplatné Basic) > pošlete PDF na vygenerovanou adresu příjemce > IDR převede dokument na koncept faktury > zkontrolujte v Prodejní faktura -- Koncepty faktur odběratele, EndpointID a referenční údaje > odeslete manuálně. Původní PDF může jít jako vložená příloha v UBL. Rozdíl oproti Nová faktura (import XML nebo manuální zadání): tam je PDF možné pouze jako příloha, ne jako hlavní faktura.

Varianty vyhledávání: "PDF přes email příjemce koncept faktury", "přeposlání PDF manuálně platforma", "odeslání existující PDF faktury jako koncept", "Email příjemce koncept faktury PDF", "PDF není samostatné Peppol", "koncept faktury IDR odeslat manuálně".

Pokud je tato možnost zapnuta, validní XML soubory se automaticky odesílají přes Peppol příjemci, aniž byste museli cokoli dělat. Nevalidní XML je připraveno jako koncept faktury k manuální kontrole.

Toto je výkonná možnost pro organizace, které faktury ze svého softwaru dodávají jako UBL soubory e-mailem a chtějí je nechat odeslat bez zásahu.

Nastavte pro každého odesílatele, zda chcete obdržet potvrzení:

• Při úspěšném zpracování: obdržíte potvrzení o doručení e-mailem.
• Při chybách: obdržíte upozornění, pokud zpracování selže.

Potvrzení o doručení se odesílá na kontaktní e-mailovou adresu odesílatele. Chcete potvrzení o doručení vypnout? Přejděte k důvěryhodnému odesílateli a zrušte zaškrtnutí u Notifikace přijetí e-mailem.

Potvrzení e-mailového připojení vs. čekací lhůta konverze PDF: potvrzovací e-mail při nastavení připojení ukazuje, že Email příjemce alespoň jednou úspěšně přijal e-mail -- připojení funguje. PDF faktura, kterou poté zašlete, není okamžitě připravena jako koncept faktury: nejprve prochází IDR konverzí (Scan & Rozpoznávání). Pro to platí: 99 % dokumentů je zpracováno do 8 pracovních hodin (viz SLA IDR); průměrná doba zpracování je v praxi nižší. Zkontrolujte Prodejní faktura -- Koncepty faktur, nejen obecnou přijatou poštu. Pokud faktura zůstává nenalezitelnou i po čekací lhůtě, zkontrolujte nejdříve adresu příjmu a stav Aktivní, než se ponoříte hlouběji do whitelistu.

V nastavení odesílatele je záložní e-mailová adresa (fallback). Notifikace jdou na tuto adresu, pokud není nastaven jiný příjemce, včetně e-mailu „Shrnutí odeslaných dokumentů" (potvrzení za přeposlanou/odeslanou fakturu). Dostáváte najednou notifikace na jinou adresu (nebo už vůbec)? Zkontrolujte toto pole.

Alternativa: zaškrtávací políčko Použít e-mailovou adresu odesílatele jako kontaktní e-mailovou adresu. Pokud je zaškrtnuté, notifikace se posílají na e-mailovou adresu, ze které byla faktura odeslána (odesílatel). Toto bylo výchozí chování mnoha receiverů před aktualizací.

Změna:

1. Otevřete Email Receiver příslušné organizace (Apps > Email Receiver).
2. Upravte záložní e-mailovou adresu, nebo aktivujte výše uvedené políčko.
3. Můžete to udělat sami; podpora může na požádání asistovat.

Rozsah u více organizací: Email Receiver je nastaven per organizace. Změna se automaticky nevztahuje na všechny firmy ve skupině. Používáte stejnou adresu u více organizací? Zkontrolujte a nastavte ji zvlášť pro každou organizaci/receiver.

Nastavení Vyplnit e-mailovou adresu dodavatele na základě určuje, jak platforma zjistí adresu odesílatele dodavatele:

• Odesílatel (From): standardní adresa odesílatele e-mailu (doporučeno pro většinu situací).
• Reply-To: adresa reply-to. Užitečné pro SaaS platformy jako Harvest nebo Moneybird, kde adresa From je generická adresa platformy.
• Accept All: přijmout faktury ze všech adres. Používejte pouze v kombinaci s unikátní adresou pro zasílání.

Můžete omezit, která organizace ve Vašem prostředí smí zasílat faktury prostřednictvím konkrétního odesílatele. To je užitečné, pokud máte více organizací ve svém prostředí a chcete zabránit tomu, aby faktury skončily u nesprávné organizace.

Pro zvýšenou bezpečnost můžete vyžadovat, aby příchozí e-maily byly odesílány přes zabezpečené spojení (SSL/TLS). Tím zabráníte přijetí nešifrovaných e-mailů.

Každý email příjemce může povolit jednu doménu. Musí organizace přijímat faktury z více domén? Vytvořte pro každou doménu samostatnou adresu email receiveru. Tento přístup záměrně kombinuje flexibilitu a bezpečnost.

S detekci administrace (take: multiparty konverze) IDR automaticky urci, pro kterou administraci nebo organizaci v ramci uctu je urcena prichozi PDF faktura -- i kdyz byla odeslana pres e-mailovy prijimac jine organizace ve stejném uctu. Po konverzi je dokument dorucen do spravne schranky. Pojmy administrace a organizace se zde pouzivaji zamenitelne; administrace nemusi nutne predstavovat organizaci.

• Vyzaduje predplatne, ve kterem je funkce povolena (minimalne Professional), a je samostatne uvedena ve smlouve.
• Feature pack predplatneho, karta IDR Features, volba Allow multi party for IDR conversion.
• Na e-mailovem prijimaci: volba Conversion for multiple organizations. Multiparty konverzi podporuji pouze e-mailove prijimace s touto volbou zapnutou; ostatni funguji standardne.

Dulezite: nastaveni feature packu a pripadnou dalsi konfiguraci IDR provadi eConnect. Kontaktujte obchod, aby multiparty spravne aktivovali. Kontaktujte nas obchodni tym.

Organizace e-mailoveho prijimace je vychozi. IDR navic dostava udaje ostatnich administraci ve stejném uctu nebo prostredi. Pri lepsi shode s jinou administraci je faktura umistena na tuto administraci. Pri pochybnostech zustava vychozi (organizace e-mailoveho prijimace).

Vyber probiha ve dvou fazich: nejprve IDR (rozpoznavani dokumentu), pote samotna platforma.

Faze 1: rozpoznavani IDR

1. Shoda identifikatoru (nejvyssi priorita): IDR hleda identifikatory jako DIC a registracni cisla. Pri presne shode je tato organizace vybrana ihned.
2. Mekka shoda: pokud identifikator neni nalezen, IDR kontroluje nazev organizace, mesto a PSC. Pri presne jedne shode je vyber automaticky. Pri vice shodach jde dokument na Quality Control k rucnimu overeni.

Faze 2: smerovani platformy

Po prijeti XML platforma kontroluje pole AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Pokud hodnota odpovida organizaci na platforme, faktura je tam umistena. Bez shody se faktura vraci organizaci, ktera vlastni e-mailovy prijimac.

Prichazeji v uvahu pouze organizace, ktere jsou soucasti stejneho prostredi nebo uctu. Kdyz se prijemce na fakture lisi od administrace platformy, ale odpovida jine administraci v prostredi, lze customer party opravit. Pokud zadna administrace neodpovida, zustava customer party organizace e-mailoveho prijimace.

Tip: udrzujte uplne identifikatory (DIC, registracni cislo) pro vsechny organizace na uctu. Aktualizujte take nazvy, adresy a PSC pro spolehlive parovani.

Je faktura umistena u nespravne organizace ve vasem uctu, i kdyz DIC nebo IC na dokumentu jsou spravne? Zkontrolujte take pole PartyLegalEntity/CompanyID a nazev organizace na dokumentu: faze platformy smeruje podle CompanyID, takze odlisny nazev nebo CompanyID muze i tak vest ke spatne (sesterske) organizaci, i kdyz je DIC spravne.

Jde o jednorazovou odchylku (napriklad neobvykly PDF layout)? Nahlaste to podpore jako zpetnou vazbu ke konverzi. Vyskytuje se stejny problem strukturalne u podobnych dokumentu nebo variant nazvu sesterskych organizaci? Pak muze eConnect nastavit alias nebo napovedu pro zlepseni rozpoznavani; kontaktujte za timto ucelem podporu.

• Oprava faktur odeslanych na nespravnou e-mailovou adresu v ramci uctu.
• Zakaznici, kteri chteji jednu e-mailovou adresu pro vsechny sve organizace (zakaznik musi byt schopen dodatecne opravit chybne prirazene faktury).

Email Receiver není určen pouze pro přijímání faktur. S nastavením XML auto-send můžete Email Receiver používat také k odesílání faktur přes Peppol.

Funguje to takto: odešlete validní UBL XML fakturu e-mailem na adresu Email Receiveru pro zasílání. Pokud je zapnuto XML auto-send, platforma fakturu validuje a automaticky odešle přes Peppol příjemci.

Jedná se o jednoduchý způsob odesílání faktur přes Peppol bez přímého API propojení nebo softwarové integrace. Je to obzvláště užitečné pro organizace, které faktury exportují jako XML ze svého účetního softwaru a chtějí je nechat odeslat bez zásahu.

Pozor: automaticky se odesílají pouze validní XML soubory. Nevalidní soubory jsou uloženy jako koncept faktury, abyste je mohli manuálně opravit a přesto odeslat.

Pro organizace, které neumožňují přeposílání e-mailů (například kvůli IT politice), nabízí eConnect přímé propojení s Office 365 mailboxem. Platforma tak čte faktury přímo z propojené mailboxu, aniž by bylo nutné e-maily přeposílat.

To je obzvláště relevantní pro organizace s přísnými IT bezpečnostními pravidly, které neumožňují automatické přeposílání e-mailů na externí adresy.

Pozor: funkce Email příjemce vyžaduje minimálně předplatné Basic. S bezplatným Fakturačním portálem není tato funkce dostupná.

U organizací, které zpracovávají více než 1 000 zpráv denně přes propojení O365 mailboxu, může mailový server Office 365 blokovat příchozí poštu. Typická chybová zpráva je: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

K tomu dochází například u velkých dávek faktur s přidruženými stavovými e-maily. Řešením je, aby administrátor Office 365 přidal IP adresy eConnect jako důvěryhodné odesílatele prostřednictvím Exchange Admin Center (EAC).

Postupujte takto:

1. Přejděte do Exchange Admin Center a otevřete Mail flow > Connectors.
2. Vytvořte nový connector od Partner organization do Office 365.
3. Nastavte, aby pošta z níže uvedených IP adres (nebo odpovídajících domén) byla považována za důvěryhodnou.

Pozor: bez této konfigurace zůstává rate limit aktivní a příchozí e-maily budou odmítány, dokud objem zůstane nad prahem O365. V případě pochybností kontaktujte své IT oddělení.

Více informací o limitech rychlosti Microsoft na příjemce: Message rate limits (Microsoft Learn).

Známý multiparty scénář u německých organizací:

Pokud vaše organizace používá přeposílání, můžete přeposílat fakturační poštu z vlastních adres na Email Receiver bez dalších práv ke schránce. Jde o přeposílání na straně zákazníka -- ne stejná cesta jako připojení Office 365 výše.

Vzor: mail contact + distribution group:

1. Vytvořte adresu Email Receiver na platformě (stav Active).
2. V Exchange Admin Center vytvořte mail contact s externí adresou Email Receiver platformy.
3. Vytvořte distribution group s fakturační adresou pro dodavatele. Člen = mail contact z kroku 2.
4. Otestujte fakturou z povolené adresy a zkontrolujte příjem na platformě.

Whitelist: často Accept all (není povoleno u konceptu). Bezpečnější: dedikovaná adresa + kontakt na dodavatele.

Blokátory: zákaz externího přeposílání -> IT nebo připojení Office 365; smyčka -> neposílejte z everbinding.nl / econnect.eu.

Platforma rozlišuje dva různé toky pro e-mailové adresy, které klienti občas zaměňují:

1. Přidání další e-mailové adresy k účtu: tím se určuje, se kterými e-mailovými adresami se můžete přihlásit a zasílat. Více se dočtete v Přidání další e-mailové adresy.
2. Přidání důvěryhodného odesílatele v Email Receiveru: tím se určuje, které externí e-mailové adresy smějí zasílat faktury Vaší organizaci. To je popsáno v tomto článku.

Pokud si nejste jisti, kterou možnost potřebujete: chcete se přihlásit nebo zasílat z jiné adresy? Přejděte do svého profilu. Chcete, aby dodavatel mohl zasílat faktury e-mailem? Nastavte důvěryhodného odesílatele přes Email Receiver.

Chcete nastavit důvěryhodného odesílatele poprvé? Přečtěte si podrobný článek v Nastavení důvěryhodného e-mailového odesílatele.