Workflow engine od eConnect Vám umožňuje automatizovat schvalovací proces pro příchozí faktury, vyúčtování a další dokumenty. Nastavíte pravidla, která určují, jaké kontroly se provádějí automaticky a kdo musí dokumenty schválit. Funkce workflow je dostupná jako doplněk k SLA předplatnému (předplatné a/nebo náklady na zavedení). Funkce se nachází pod Workflow v prostředí zákazníka; bez smlouvy nebo předplatného není k dispozici.

• Základní workflow: konverzní úkol na platformě. E-maily při zamítnutí PDF faktury pocházejí z tohoto základního workflow.
• Workflow na míru: vytvořený na požádání v prostředí zákazníka. Standardně platí pro všechny organizace v tomto prostředí. Směrování specifické pro organizaci se přidává přes dodatečný krok nebo podmínku, která se týká pouze dané organizace (například na document.extra.receiverId).

Workflow má:

• přesně 1 krok Initial/první
• 1 nebo více kroků Intermediate/mezikroků
• 1 nebo více kroků Final/posledních
• volitelně: Metodu nebo krok bez Actor

Metoda (bez Actor) se používá například u příchozích faktur k resetování data stažení. Díky tomu dokument přejde do softwarového balíčku až po schválení a průchodu tímto krokem.

Na kartě Další kroky vybíráte, do jakých dalších kroků může dokument přejít. Směrování lze automatizovat na základě podmínek, obvykle u prvního kroku nebo kroku bez actor.

Workflow se skládá ze série kroků, kterými dokument prochází ihned po přijetí. Každý krok může být automatická validace (systém ověří podmínku) nebo manuální akce (zaměstnanec musí dokument posoudit).

Workflow engine validuje na základě UBL/XML polí, která platforma zná. Příklady:

• Je uvedeno číslo objednávky?
• Začíná číslo objednávky určitým prefixem?
• Liší se měna od EUR?
• Byl dokument rozpoznán jako duplikát?

Na základě výsledku se přiřadí úkoly nebo se dokument automaticky přesměruje.

Výběr polí zobrazuje pouze platformní XML pole. Surová UBL rozšíření z IDR v něm nejsou obsažena, pokud nejsou dostupná jinde přes functions nebo XPath. Možné jsou operátory a functions, například kontroly délky nebo podřetězce. Pro vyhledávání bez úpravy workflow při rozšíření seznamu použijte vyhledávání v datovém seznamu (dl:getFirstResult).

Běžně používané vzory podmínek:

Pokud dokument nelze automaticky schválit, vytvoří se úkol a přiřadí se uživateli, skupině nebo roli. Přiřazení může vycházet z výsledku validace, například: faktury nad € 5.000 finančnímu řediteli, faktury pod € 5.000 účetnímu.

Zaměstnanec, který úkol obdrží, může dokument:

• Schválit: dokument pokračuje do dalšího kroku nebo získá status "Připraveno k úhradě"
• Zamítnout: dokument získá status "Zamítnuto" a workflow se zastaví
• Delegovat: dokument se přepošle kolegovi (i v partnerském prostředí)

U úkolů přiřazených více osobám můžete nastavit, zda musí jednat všichni, nebo stačí, pokud schválí jedna osoba.

V praxi tyto akce vyřizujete přes úkoly. Viz Úkoly na platformě pro kroky a přehled obrazovky.

Workflow je dostupný pro:

• Příchozí faktury
• Koncepty prodejních faktur
• Vyúčtování nákladů
• Konverzní úkoly
• Důvěryhodné odesílatele (Email Receivers)

Workflow může startovat automaticky při přijetí dokumentu, nebo jej můžete spustit manuálně ze složky Doručené.

1. Vytvořte vizuální přehled toku faktur a určete procesní kroky a prvky workflow.
2. Vytvořte workflow v prostředí zákazníka pod Workflow (vyžaduje předplatné).
3. Určete úkoly a přechody (Initial / Intermediate / Final / volitelně Metoda).
4. Přiřaďte vykonavatele: uživatele a/nebo skupiny. Úkol vidí všichni přiřazení uživatelé.
5. Případně vytvořte e-mailové šablony.
6. Přidejte do workflow kroky odesílání e-mailů.

Nejprve Pilot: workflow vždy nejprve postavte a otestujte v Pilot; poté jej nastavte v produkci.

Admin nebo správce může do workflow zasáhnout pod Administrace (Workflow admin).

Položka nabídky Šablony slouží k vytváření datových seznamů. Datové seznamy se ve workflow používají pro automatické schválení nebo zamítnutí, směrování a mapování (například EAN na nákladové středisko). Šablony faktur, konverzních úkolů a další standardní šablony nemohou zákazníci upravovat.

Datové seznamy se plní přes CSV upload. Názvy sloupců musí přesně odpovídat datovému seznamu na platformě, pořadí musí být stejné a platí limit maximálně 5 000 řádků. Uložte CSV bez formátování UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Šablona ke stažení je k dispozici na kartě „Nahrát data“.

Workflow automaticky odesílá e-mailové notifikace při každém kroku:

• Zaměstnanci, který obdrží úkol
• Dodavateli nebo internímu kontaktu při schválení nebo zamítnutí
• Administrátorovi při eskalacích nebo výjimkách

Menu: Vývoj > E-mailové šablony. Jsou potřeba oprávnění k vývoji e-mailových šablon (obvykle předplatné Professional nebo vyšší). Seznam zobrazuje šablony v účtu a může být prázdný, pokud ještě neexistují vlastní šablony. Záložky: Prostředí (šablony účtu) a Platforma (platformní šablony ze všech kanálů).

Notifikace workflow a další platformní e-maily používají e-mailové šablony. Proměnné se liší podle kontextu. Platformní šablony a vlastní šablony propojíte v krocích notifikace workflow nebo odeslání e-mailu.

1. Plus/Nová (vpravo dole nebo tlačítko Nová).
2. Vyplňte předmět a obsah; při uložení se zobrazí vyskakovací okno s metadaty.
3. Název a Popis: interní označení.
4. Kontext: povinný, jedinečný; určuje, kdy je šablona vybíratelná.
5. Kanál: kanál zákazníka (například eConnect nebo UWV).
6. Jazyk: platforma vybere anglickou šablonu, pokud je e-mailová adresa známa a jazykové nastavení je angličtina. Další jazyková varianta přes kontextovou nabídku Vytvořit variantu (obsah se překládá ručně).

1. Záložka Platforma: všechny platformní e-mailové šablony ze všech kanálů.
2. Vyhledejte šablonu; přes tři tečky otevřete náhled s kanálem zákazníka.
3. Kopírovat do prostředí.
4. Šablona se poté zobrazí v záložce Prostředí a je upravena pouze pro tento účet.
5. Upravená platformní šablona se okamžitě používá pro příslušný e-mail.

Zástupné symboly se liší podle kontextu; ne každý symbol je dostupný všude. Příklady: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Dostupné zástupné symboly často najdete pod Vlastnostmi (platformní) šablony.

Pro faktury je k dispozici také XPath na XML, například:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = číslo faktury
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = kontaktní e-mail odesílatele

Po vytvoření nebo úpravě šablony propojte kroky odesílání e-mailu ve workflow.

Každý krok ve workflow se zaznamenává v kompletním auditním záznamu. Kdykoli si můžete prohlédnout, kdo co schválil, kdy a jaké validace proběhly. To je nezbytné pro compliance a interní kontrolu.

Pro správu workflow je k dispozici speciální administrativní role. Uživatel s touto rolí může úkoly restartovat, znovu přidělit a kroky přepsat, aniž by narušil běžný workflow.

Chcete vědět, jak úkoly fungují v praxi? Přečtěte si Úkoly na platformě.

• Úkoly na platformě, přidělování a vyřizování
• Stavy faktur
• Předplatné na platformě eConnect