Každá faktura na platformě eConnect má stav, který udává, kde se dokument nachází v procesu zpracování. Stavy se liší mezi příchozími (nákupní) a odchozími (prodejní) fakturami.

Stavy "Ke schválení", "Schválena", "Schválena k platbě" a "Zamítnuta" se používají, když je nastaven schvalovací pracovní postup. Bez pracovního postupu faktura přichází přímo na stav "Přijata" a můžete ji ručně označit jako zaplacenou. Stavy "Platba zahájena" a "Collection successfull" se zobrazují u automatizovaných platebních a inkasních procesů.

Změna stavu v Doručené poště (například na Stažena, nebo běžně řečeno "mark as done" / dokončeno) mění pouze štítek stavu. Dokument zůstává k dispozici. Faktury v Doručené poště nelze smazat.

Označili jste omylem fakturu jako dokončenou nebo Staženou bez stahování? Postupujte takto:

1. Přejděte do Doručené pošty na platform.econnect.eu.
2. Vyhledejte podle čísla faktury (v případě potřeby nastavte filtr stavu na Stažena nebo Všechny).
3. Otevřete fakturu a stáhněte ji znovu jako PDF a/nebo XML z obrazovky detailů.

Viz také Změna stavu nákupní faktury.

Přes Peppol faktura vždy přichází jako strukturovaný UBL/XML. PDF je přítomno pouze, pokud:

1. dodavatel vložil PDF do UBL (AdditionalDocumentReference / EmbeddedDocumentBinaryObject), nebo jej poslal samostatně; nebo
2. přijímající účet má aktivováno generování PDF z XML (legacy platforma, úroveň účtu; režimy: Pokud chybí / Vždy / Nikdy). Viz Generování PDF a PDF merge.

PSB: generování PDF na vyžádání z UBL zatím není standardem; vrací se pouze vložené PDF. UBL bez vloženého PDF znamená žádné PDF přes PSB.

Pouze XML bez zpracovaného PDF je normální, pokud dodavatel PDF nepřiložil a generování žádné nevytvořilo. To není chyba příjmu.

Zobrazení faktury vs. příloha (platforma): vložené PDF se počítá jako PDF faktury v zobrazení faktury na dashboardu pouze tehdy, když cac:AdditionalDocumentReference obsahuje přesnou detekční hodnotu:

• cbc:DocumentDescription = CommercialInvoice (camelCase, bez mezery), nebo
• DocumentType = PrimaryImage

Text "Commercial Invoice" znamená totéž, ale detekce platformy se řídí výhradně přesným výše uvedeným literálem. Bez tohoto tagu platforma zachází s PDF jako s běžnou přílohou; při nastavení generování PDF na Pokud chybí/Vždy může platforma přesto vytvořit PDF eConnect z XML (často nejprve titulní strana místo originálního PDF dodavatele). Viz Struktura UBL faktury.

Samokontrola v Doručené poště (platform.econnect.eu):

1. Otevřít Doručenou poštu, vyhledat podle čísla faktury nebo dodavatele.
2. Zobrazení detailu/faktury: pokud je tam zobrazeno PDF, je k dispozici (odesláno/vloženo nebo vygenerováno).
3. Přílohy: další PDF nebo specifikace od dodavatele.
4. Stáhnout XML pomocí volby stažení u faktury, vyhledat AdditionalDocumentReference + DocumentDescription / DocumentType. Viz Stažení XML faktury.
5. Chybí CommercialInvoice / PrimaryImage? To je zpráva pro dodavatele (eConnect XML nepřepisuje): požádejte jej, aby vložil PDF faktury s DocumentDescription CommercialInvoice do UBL.

Varianty vyhledávání: vynechání titulní strany faktur, nejprve PDF eConnect, nejprve originální PDF, tag CommercialInvoice, chybí DocumentDescription, PrimaryImage, vložené PDF jako příloha, kontaktovat dodavatele ohledně tagu PDF.

Viz také: PDF přes Peppol (cesta odesílatele a vložení).

Stavy "Ke schválení", "Zaplacena" a "Zamítnuta" u odchozích faktur nastavuje přijímající strana, ne Vy jako odesílatel. Pokud obě strany používají platformu eConnect, změny stavu se automaticky vyměňují. Při odeslání přes Peppol může příjemce poslat zpět stavovou zprávu přes Invoice Response Message.

Pokud odesílatel i příjemce používají platformu eConnect, změny stavu se sdílejí v reálném čase. Když příjemce fakturu schválí nebo označí jako zaplacenou, vidíte to ihned ve Vaší Odeslané poště. To funguje i opačně: pokud označíte nákupní fakturu jako zaplacenou, odesílatel vidí tento stav ve svém systému.

U faktur odeslaných přes Peppol příjemci u jiného poskytovatele závisí výměna stavů na podpoře Invoice Response Messages přijímající stranou.

Platforma automaticky kontroluje duplikáty. Když přijde faktura, která byla již dříve přijata, i když přišla jiným kanálem, nová faktura se označí jako "Duplikát". Původní faktura si zachová svůj stav.

Faktura označená jako duplikát se automaticky nepřeposílá do Vašeho účetního softwaru. Je označení nesprávné? Pak můžete fakturu přes menu (tři tečky) označit jako "Originál", načež se zpracuje. Více informací najdete v Jak se rozpozná duplikátní faktura?.

Na dashboardu vidíte vizuální přehled stavů Vašich faktur. Zelené faktury jsou plně zpracované; oranžové faktury jsou přijaté, ale ještě nezpracované. Velký počet oranžových faktur může ukazovat na duplikáty, které byly záměrně odmítnuty. To je normální chování, nikoli chyba.

Chcete ručně upravit stav nákupní faktury? Přečtěte si Změna stavu nákupní faktury.