Ruční změna stavu faktury

Stav příchozí faktury můžete na platformě eConnect změnit ručně. Je to užitečné pro sledování, které faktury byly schváleny, zaplaceny nebo zamítnuty, zejména pokud nepoužíváte automatický schvalovací workflow.

Ruční změna stavu ve Schránce příchozí mění pouze štítek stavu. Dokument zůstává na místě a nedochází k opětovnému odeslání do připojeného softwaru, ERP ani na trasu stažení API. Je faktura už správně ve vašem ERP a chcete jen aktualizovat stav na platformě (například na Schváleno nebo Staženo)? Pak změňte pouze stav. Nepoužívejte Opětovné odeslání stažení API: tato akce znovu nabídne dokument integraci a může vést k dvojí nabídce.

Upozornění: eConnect není účetní software. Není určen k vedení účetnictví z platformy. eConnect neručí za správnost stavů, které nastavíte ručně nebo které přijdou přes stavové zprávy. Viz také Další chybová hlášení při odesílání.

Jak změníte stav?

Krok 1: Otevřete fakturu

Přejděte do Schránky příchozí a klikněte na fakturu, jejíž stav chcete změnit.

Krok 2: Klikněte na tlačítko stavu

V detailu faktury vidíte aktuální stav. Klikněte na tlačítko nebo pole stavu, abyste viděli dostupné možnosti.

Krok 3: Zvolte nový stav

Vyberte požadovaný stav:

Schváleno k platbě: faktura je schválena a připravena k platbě
Zaplaceno: faktura byla zaplacena
Zamítnuto: faktura není přijata

Změna platí okamžitě. Pokud je odesílatel také na platformě eConnect, změna stavu se mu automaticky předá.

Kdy měnit stav?

Nejběžnější důvody ruční změny stavu:

Po platbě: označte fakturu jako „Zaplaceno“, abyste měli kompletní přehled o tom, co je ještě otevřené.
Po schválení: označte jako „Schváleno k platbě“, pokud je faktura v pořádku, ale ještě nezaplacená.
Při zamítnutí: označte jako „Zamítnuto“, pokud faktura není správná a nebudete ji platit. Volitelně můžete přidat komentář s důvodem.

Změna stavu s workflow

Pokud má vaše organizace nastavený schvalovací workflow, stavy se aktualizují automaticky podle schvalovacího procesu. V tom případě obvykle nemusíte stav měnit ručně; workflow to řeší. Ruční úprava zůstává možná pro výjimky.

Časté otázky

Předá se změna stavu automaticky odesílateli?

Ano, pokud je odesílatel také na platformě eConnect. Změna se sdílí v reálném čase: odesílatel ve své Odchozí schránce vidí, že jste fakturu schválili, zaplatili nebo zamítli.

Mohu později schválit zamítnutou fakturu?

Ano, stav faktury můžete kdykoli změnit ručně. Otevřete fakturu ve Schránce příchozí, klikněte na pole stavu a vyberte nový stav (například „Schváleno k platbě“ nebo „Zaplaceno“).

Musím měnit stav ručně, když používám workflow?

Ve většině případů ne. Schvalovací workflow řeší změny stavu automaticky. Ruční úprava zůstává možná pro výjimky.

Zmizí faktura, když změním stav nebo ji označím jako hotovou?

Ne. Změna stavu ve Schránce příchozí mění pouze štítek. Dokument zůstává; faktury ve Schránce příchozí nelze smazat. Omylem jste označili Staženo nebo hotovo bez stažení? Hledejte podle čísla faktury (filtr Staženo nebo Vše), otevřete fakturu a stáhněte znovu jako PDF a/nebo XML. Více: Stavy faktur.

Odešle změna stavu fakturu znovu do integrace nebo ERP?

Ne. Ruční změna stavu nastaví pouze štítek (například Schváleno nebo Staženo). Nedochází k opětovnému odeslání do připojeného softwaru, ERP ani API trasy. Je faktura už ve vašem balíčku a chcete jen opravit stav na platformě? Změňte pouze stav. Opětovné odeslání stažení API je jiná akce: znovu nabízí dokument integraci. Používejte ji jen při skutečném nedoručení, ne při pouhé opravě stavu. Viz Opětovné odeslání dokumentu.

Chcete vědět více o různých stavech? Přečtěte si Stavy faktur, co znamená každý stav?.

Otevřít Schránku příchozí