Všechny faktury, které obdržíte přes Peppol, e-mail nebo platformu eConnect, přicházejí do Vaší Doručené pošty. Tam je najdete, můžete je prohlížet, filtrovat a přeposílat do Vašeho účetního softwaru.

Otevřete Doručenou poštu přes hlavní menu. Uvidíte přehled všech přijatých nákupních faktur, seřazených podle data. U každé faktury vidíte nejdůležitější údaje na první pohled: odesílatel, číslo faktury, částka, datum a stav.

Použijte vyhledávací lištu nahoře pro rychlé nalezení konkrétní faktury. Můžete vyhledávat podle čísla faktury, odesílatele, částky nebo jiných charakteristik. Pomocí možností filtrování přehled dále zpřesníte, například podle období, stavu nebo organizace.

Klikněte na fakturu pro otevření kompletních detailů. Uvidíte údaje faktury, řádky faktury a případné přílohy. Z této obrazovky můžete fakturu také stáhnout jako PDF nebo XML soubor.

PDF zobrazení ukazuje fakturu tak, jak ji odesílatel vytvořil, nebo, pokud faktura přišla jako e-faktura, zobrazení vygenerované platformou na základě XML dat. XML soubor obsahuje strukturovaná data e-faktury, která může Váš účetní software načíst.

Každá příchozí faktura má stav, který udává, kde se faktura nachází v procesu zpracování:

Stav faktury můžete ručně upravit přes stránku detailů. Pokud obě strany používají platformu eConnect, změny stavu se automaticky vyměňují, odesílatel pak v reálném čase vidí, že faktura byla schválena nebo zaplacena.

Pokud máte nastavené softwarové propojení, příchozí faktury se automaticky přeposílají do Vašeho účetního softwaru. To probíhá na pozadí, aniž byste museli cokoli dělat. Faktura je zpravidla viditelná ve Vašem účetním balíčku do 4 hodin.

Pokud faktura nebyla správně doručena do Vašeho softwaru, můžete ji ručně znovu nabídnout. To provedete přes detaily faktury pomocí možnosti "Znovu nabídnout". To funguje jak pro nákupní, tak pro prodejní faktury.

Pozor: Faktury označené jako "Duplikát" musí být nejprve označeny jako "Originál", než je můžete znovu nabídnout.

Platforma automaticky kontroluje duplikátní faktury. U každé přijaté faktury se kontroluje kombinace dodavatele, data faktury a čísla faktury. Pokud faktura byla již dříve přijata, i když přišla jiným kanálem (například nejprve jako XML a poté jako PDF), duplikát se automaticky označí.

U skutečné e-faktury (XML) je detekce duplikátů 100% spolehlivá. U PDF faktur se detekce stále zlepšuje, ale ve výjimečných případech nemusí být duplikát automaticky rozpoznán. Při detekci duplikátní faktury obdržíte e-mailové upozornění.

Pracujete pravidelně se stejným nastavením filtrů? Uložte si je jako zobrazení. Zobrazení můžete také sdílet s kolegy, aby všichni používali stejný přehled. Z každého zobrazení můžete výsledky exportovat jako CSV soubor (maximálně 20 000 řádků).

Chcete automaticky dostávat upozornění při každé nové faktuře? Nastavte notifikace.