Detekce duplicit probíhá na více místech zpracování:

1. Při odeslání: platforma kontroluje, zda e-faktura (XML) už byla dříve elektronicky odeslána.
2. Při příjmu: kontrola kombinace dodavatel, datum faktury a číslo faktury.
3. Při převodu PDF: další kontrola partnera převodu, který mění PDF na e-fakturu.
4. Napříč kanály: zjištění, když stejná faktura přijde jako XML i jako PDF, bez ohledu na kanál.
5. V ERP balíku: kontrola dodavatele a čísla faktury při stažení do účetního softwaru.
6. Při platbě: poslední kontrola při schválení plateb.

U skutečných e-faktur (XML) je detekce duplicit spolehlivá na 100 %, protože číslo faktury a všechna data se porovnávají přesně.

U PDF faktur detekce závisí na rozpoznání IDR (Intelligent Document Recogniser). Téměř ve všech případech se duplicity rozpoznají správně. Zůstává malá rezerva u faktur s netypickým rozvržením nebo když OCR přečte číslo faktury trochu jinak.

Kontrola v kroku 5 (v ERP balíku) je samostatná kontrola účetního softwaru, nezávislá na detekci platformy. Platforma označí fakturu jako duplicitu jen při přesné shodě dodavatele, data faktury a čísla faktury současně. Účetní software může fakturu odmítnout i jen podle dodavatele a čísla faktury, i když se datum liší. To pak není duplicita platformy. Viz Řešení problémů ERP pro hlášení specifická pro balík, například [U4BadRequest]: Invoice number already exists u Unit4 ERPx.

Faktura rozpoznaná jako duplicita dostane ve složce Doručená pošta stav "Duplicitní". Automaticky se nepředá do účetního softwaru. Při zjištění duplicitní faktury dostanete e-mailové oznámení.

Původní faktura si ponechá stav a zpracuje se běžně.

Ve výjimečných případech může být faktura nesprávně označena jako duplicitní. Může se to stát, když dvě různé faktury náhodou mají stejnou kombinaci dodavatele, data a čísla, nebo když OCR přečte číslo faktury trochu jinak.

Známý vzorec: rozpoznání čte opakující se pole záhlaví na PDF, například PSČ, místo skutečného čísla faktury. Pokud se toto chybné číslo objeví na více fakturách téhož dodavatele, platforma je podle klíče označí správně, obsahově však neoprávněně jako duplicitu. Stává se to mimo jiné u faktur z Německa, kde se poštovní směrovací číslo (PLZ) někdy přečte jako číslo faktury.

Jak uvolnit nesprávně označenou fakturu:

1. Otevřete fakturu ve složce Doručená pošta.
2. Klikněte na nabídku (tři tečky).
3. Zvolte "Označit jako originál".

Faktura se pak zpracuje a, máte-li softwarové propojení, předá do účetního softwaru.

Převod PDF vždy odstraní všechny mezery z čísla faktury. XML dodavatele (Peppol nebo nahrání XML) ponechá číslo faktury tak, jak bylo dodáno, včetně mezer.

Kontrola platformy se shoduje přesně na dodavateli, datu faktury a čísle faktury. Samotný rozdíl mezer mezi převodem PDF a XML dodavatele vytvoří dva originály. To není duplicita ani porucha.

XML je rozhodující. Liší-li se převod PDF od XML, odešlete jen XML. Odlišný název souboru upravíte u odesílatele.