Platforma eConnect automaticky kontroluje duplikátní faktury. U každé příchozí faktury se ověřuje, zda stejná faktura nebyla již dříve přijata, i když přišla jiným kanálem. Tím se zabrání tomu, abyste stejnou fakturu zaúčtovali nebo zaplatili dvakrát.

Detekce duplikátů probíhá na několika místech v procesu zpracování:

1. Při odeslání: platforma kontroluje, zda e-faktura (XML) nebyla již dříve elektronicky doručena.
2. Při příjmu: kontrola kombinace dodavatele, data faktury a čísla faktury.
3. Při konverzi PDF: další kontrola konverzním partnerem, který PDF převádí na e-fakturu.
4. Mezi kanály: detekce, když stejná faktura přijde jak jako XML, tak jako PDF, bez ohledu na kanál.
5. V ERP balíčku: kontrola dodavatele a čísla faktury při stahování do účetního softwaru.
6. Při platbě: poslední kontrola při schvalování plateb.

U skutečných e-faktur (XML) je detekce duplikátů 100% spolehlivá, protože číslo faktury a všechny údaje se přesně porovnávají.

U PDF faktur detekce závisí na rozpoznání přes IDR (Intelligent Document Recogniser). V téměř všech případech jsou duplikáty správně rozpoznány, ale existuje malá zbytková pravděpodobnost u faktur s odlišným formátováním nebo pokud OCR rozpozná číslo faktury mírně odlišně.

Faktura rozpoznaná jako duplikát dostane stav "Duplikát" v Doručené poště. Faktura se automaticky nepřeposílá do Vašeho účetního softwaru. Při detekci duplikátní faktury obdržíte e-mailové upozornění.

Původní faktura si zachovává svůj stav a zpracovává se normálně.

Ve výjimečných případech může být faktura nesprávně označena jako duplikát. To se může stát, pokud dvě různé faktury mají náhodou stejnou kombinaci dodavatele, data a čísla, nebo pokud OCR rozpoznání přečte číslo faktury mírně odlišně.

Známý vzorec v tomto případě: rozpoznávání načte opakující se záhlaví na PDF, například PSČ, místo skutečného čísla faktury. Pokud se toto chybné číslo objeví na více fakturách od stejného dodavatele, platforma je na základě klíče správně označí, ale obsahově nesprávně jako duplikát. Týká se to mimo jiné faktur z Německa, kde je poštovní směrovací číslo (PLZ) někdy čteno jako číslo faktury.

Pro uvolnění nesprávně označené faktury:

1. Otevřete fakturu v Doručené poště.
2. Klikněte na menu (tři tečky).
3. Zvolte "Označit jako originál".

Faktura se poté zpracuje a, pokud máte softwarové propojení, přepošle do Vašeho účetního softwaru.

Chcete vědět více o stavech Vašich faktur? Přečtěte si Stavy faktur.