Mnohé účetní softwary dokážou zobrazit pouze jeden PDF soubor na fakturu. Proto eConnect nabízí možnost automaticky vygenerovat PDF z dat e-faktury a sloučit přílohy do jednoho přehledného dokumentu.

Když přijmete e-fakturu (XML) bez přiloženého PDF, platforma může automaticky vygenerovat PDF na základě údajů faktury v XML. Takto máte vždy vizuálně čitelnou verzi každé faktury, bez ohledu na to, jak byla dodána.

K dispozici jsou tři režimy, nastavitelné na úrovni účtu:

Nastavení spravuje podpora eConnect. Kontaktujte nás, pokud chcete režim změnit.

Praktickou možností je umístit PDF vygenerované eConnect na začátek dokumentu. Díky tomu uživatel vždy vidí stejnou standardizovanou úpravu, bez ohledu na rozvržení původní faktury dodavatele. To je obzvláště užitečné pro organizace, které přijímají mnoho faktur od různých dodavatelů a chtějí jednotný vzhled v procesu schvalování.

U faktur, které přicházejí společně se specifikacemi, dodacími listy nebo jinými dokumenty, můžete vše nechat sloučit do jednoho PDF. To je nezbytné pro ERP systémy, které ve schvalovacím procesu dokážou zpracovat pouze jeden PDF soubor na fakturu.

Pořadí slučování je:

1. Vygenerované PDF (nebo původní PDF faktury)
2. Všechny doplňkové přílohy

Alternativně si můžete zvolit, aby se přílohy posílaly jako samostatné soubory namísto jejich slučování. Správná volba závisí na tom, co Váš software zvládne.

PDF merge je obzvláště hodnotný v těchto situacích:

• Váš software zobrazuje pouze jedno PDF na fakturu a ve schvalovacím procesu potřebujete přílohy.
• Přijímáte faktury se samostatnými specifikačními dokumenty, které chcete prohlížet společně.
• Chcete jednotný vzhled faktur bez ohledu na dodavatele.

Dodavatelé mohou také vložit PDF do samotné UBL faktury (jako base64 přílohu v prvku AdditionalDocumentReference). To je metoda podporovaná Peppol, kterou dodavatelé přes jeden soubor odesílají strukturovaná data i vizuální PDF. eConnect toto správně zpracuje a vložené PDF zpřístupní jako přílohu.

Existuje jedna generická šablona PDF. Nelze ji personalizovat pro jednotlivé zákazníky. PSB a Platforma 2.0 jsou ve vývoji.

Chcete upravit nastavení PDF pro Váš účet? Kontaktujte podporu.