Kompletní proces konverze: od odeslání po doručení, včetně stavů a doby zpracování.
Když odešlete fakturu PDF nebo obrázek do eConnect, stane se z ní konverzní úloha. IDR (Intelligent Document Recogniser) převede dokument na ověřenou e-fakturu. Tento článek vysvětluje, jak tento proces funguje od začátku do konce.
Každý PDF nebo obrázek, který odešlete (e-mailem, prostřednictvím důvěryhodného odesílatele nebo přes API), se automaticky stane konverzní úlohou. Systém určí nejlepší metodu konverze a začne pracovat.
Systém přijme dokument a klasifikuje ho prostřednictvím Detect API. Jde o fakturu, dodací list, upomínku nebo něco jiného? Ke konverzi postoupí pouze dokumenty rozpoznané jako faktura. Ostatní dokumenty jsou automaticky přiloženy jako přílohy faktury.
IDR analyzuje dokument pomocí tří technologických vrstev:
IDR rozpozná nejdůležitější pole faktury: dodavatele, odběratele, číslo faktury, datum, částky, sazbu DPH a platební údaje.
Po rozpoznání jsou validována všechna pole:
IDR porovnává rozpoznané hodnoty s dříve zpracovanými fakturami stejného dodavatele. Čím více faktur od dodavatele je zpracováno, tím lepší se stává rozpoznávání. Systém se průběžně učí.
Pokud si IDR není dostatečně jistý rozpoznáváním, konverzní úloha se odešle týmu Quality Control eConnect. Tým ručně zkontroluje pochybné případy, např. těžko čitelnou částku nebo chybějící pole.
Každá oprava týmu QC je vrácena do IDR jako trénovací data. Tím je chyba, která se jednou vyskytla, v budoucnu předcházena.
Po úspěšném rozpoznání a validaci se dokument převede na standardizovanou e-fakturu ve formátu UBL. Tato e-faktura obsahuje všechna strukturovaná data, která váš účetní software potřebuje.
Zpracovaná faktura se zobrazí ve Složce přijatých (pro nákupní faktury) nebo Složce odeslaných (pro prodejní faktury). Pokud je nakonfigurována softwarová integrace, faktura je automaticky předána do účetního softwaru.
Záruka SLA eConnect předpokládá, že 99 % všech dokumentů je zpracováno do 8 pracovních hodin.
Průběh konverzní úlohy lze sledovat na platformě. Standardní doba uchovávání konverzních úloh je 4 měsíce, poté jsou automaticky odstraněny.
Někdy nelze dokument plně zpracovat. Příčinou může být nečitelný soubor, chybějící podstatné údaje nebo faktura nesplňující požadovaný standard. V takovém případě je konverzní úloha zamítnuta a vy obdržíte oznámení s uvedením důvodu.
U klíčových polí (číslo faktury, datum a částky) je přesnost IDR vyšší než 98 %. Při posledním vzorkování dosáhlo automatické zpracování 100% správnosti. Ruční ověření týmem QC mělo chybovost nižší než 2 %.
Čistý čas zpracování pro plně automatizované dokumenty je průměrně 20–30 sekund. Včetně čekání ve frontě jsou to asi 3,5 minuty. Pokud je vyžadováno ruční ověření týmem Quality Control, může proces trvat až 24 hodin v pracovní dny.
Pokud si IDR není dostatečně jistý, konverzní úloha se odešle týmu Quality Control k ručnímu ověření. Každá oprava je vrácena do systému jako trénovací data, takže podobné chyby jsou v budoucnu automaticky předcházeny. Chybu lze také nahlásit podpoře.
Ano, průběh každé konverzní úlohy lze sledovat na platformě eConnect. Pro každý dokument je viditelná fáze zpracování. Standardní doba uchovávání konverzních úloh je 4 měsíce, poté jsou automaticky odstraněny.
Máte dotazy k určité konverzní úloze? Kontaktujte podporu.
Zobrazit konverzní úlohy