Nastavení Email Receiveru: povolení konkrétní e-mailové adresy nebo domény pro odesílání faktur.
Prostřednictvím Email Receiveru přesně určíte, které e-mailové adresy smějí odesílat faktury Vaší organizaci. Tím zabráníte tomu, aby nežádoucí nebo neznámé faktury vstoupily do Vaší administrativy. Pro každého dodavatele nebo doménu nastavíte automatické zpracování jejich faktur.
Důvěryhodný odesílatel je e-mailová adresa nebo doména, kterou jste schválili pro odesílání faktur Vaší organizaci. Zpracují se pouze e-maily od těchto schválených odesílatelů, všechny ostatní jsou zablokovány. Funguje to jako bílý seznam pro dodávání faktur.
Když vytvoříte důvěryhodného odesílatele, platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu. Tuto adresu poskytnete Vašemu dodavateli, který ji použije pro odesílání faktur. V přehledu (možnost postranního panelu "Vše") vidíte všechny vytvořené email receivery s jejich vygenerovanými adresami a stavem.
Pro používání Email Receiveru potřebujete minimálně předplatné Basic.
Otevřete aplikaci Email Receiver na platformě a klikněte na Nový odesílatel. Pro každého odesílatele nakonfigurujete následující nastavení.
Vyberte, jak chcete odesílatele identifikovat:
dodavatel.cz). Užitečné, pokud dodavatel odesílá z více adres.Na každou adresu Email Receiveru můžete přidat na bílý seznam jednu doménu. Pokud Vaše organizace potřebuje přijímat faktury z více domén, vytvořte pro každou doménu samostatnou adresu Email Receiveru, nebo použijte konkrétní e-mailovou adresu pro každého dodavatele pro maximální bezpečnost.
Potřebujete druhou konkrétní adresu odesílatele? U typu bílého seznamu Konkrétní e-mailová adresa nelze do pole White List From Address jednoduše přidat druhou adresu: pole přijímá pouze jednu hodnotu. Pro druhého důvěryhodného odesílatele ve stejné organizaci vytvořte další Email Receiver s touto druhou adresou. Pokud mohou obě adresy patřit do stejné domény, existuje jednodušší způsob: změňte typ bílého seznamu stávajícího Email Receiveru na Celá doména / All within this domain namísto vytváření druhého přijímače.
Volitelně můžete v poli Organizace (na straně odesílatele) uvést, která organizace smí odesílat jako dodavatel. Pokud toto vyplníte, akceptují se pouze e-maily od této konkrétní dodavatelské organizace. Vygenerovaná e-mailová adresa se tím stane bezpečnější, protože e-maily od jiných organizací se odmítnou.
Uveďte, co se má stát s přijatými fakturami:
Polem Typy povolených dokumentů určíte, jaké formáty faktur se akceptují:
V terminologii eConnect se "digitální faktury" vztahují na PDF faktury a "e-faktury" na XML faktury.
Polem Vyplnit e-mailovou adresu dodavatele na základě určíte, na základě kterého e-mailového pole se dodavatel identifikuje. Výchozí je "E-mailová adresa odesílatele", ale pokud dodavatel používá alias nebo adresu pro přeposílání, můžete zvolit jiné pole z hlavičky e-mailu (například Reply-To).
Rozpoznávání dodavatele je důležité pro dva účely. Zaprvé, dodavatel dostává zpětnovazební zprávy, pokud se při zpracování něco pokazí, například pokud e-mail neobsahuje přílohu nebo se dokument nedá zpracovat. Zadruhé, identifikovaná e-mailová adresa se zahrne do XML, které se doručí účetnímu systému, takže dodavatel je i tam dohledatelný.
U konceptových faktur můžete volitelně zapnout Automatické odeslání XML. Pokud odesílatel pošle platnou XML fakturu, automaticky se odešle přes Peppol bez manuálního zásahu. Pokud XML není platné, faktura se připraví jako koncept pro manuální kontrolu. Tato možnost vyžaduje zapnuté SSL/TLS zabezpečení a platné XML.
Možností Odeslat přes můžete zabezpečené e-maily s platnými XML fakturami jedním krokem přeposlat příjemci přes Peppol. Vyžaduje to zapnutou možnost SSL/TLS zabezpečení a platné XML.
Email Receiver nabízí dodatečné vrstvy zabezpečení:
Pokud pracujete s více administrativami, můžete zapnout možnost Konverze pro více organizací. Platforma pak automaticky detekuje, pro kterou administrativu je odeslaná faktura určena. Takto můžete používat jednu e-mailovou adresu pro více administrativ namísto vytváření samostatné adresy pro každou. Funguje to pro XML i PDF faktury.
Tato funkce vyžaduje předplatné Professional nebo vyšší.
Pro každého důvěryhodného odesílatele můžete nastavit, zda chcete dostávat potvrzující e-mail při přijetí faktury přes tohoto odesílatele. Takto máte přehled o tom, kteří dodavatelé odesílají faktury a kdy.
Po vytvoření je důvěryhodný odesílatel ve stavu "Koncept". Před zpracováním e-mailů musí být odesílatel aktivován. To se dá udělat dvěma způsoby:
Manuální aktivace: změňte stav na "Aktivní". Důvěryhodný odesílatel je pak ihned funkční.
Odeslání pozvánky: namísto manuální aktivace můžete odeslat pozvánku dodavateli. Dodavatel obdrží e-mail s vysvětlením vygenerované e-mailové adresy a způsobu jejího použití pro odesílání faktur. Při prvním použití dodavatelem se email receiver automaticky aktivuje. Stav se změní z "Pozván" na "Aktivní".
V postranním panelu aplikace Email Receiver můžete filtrovat podle stavu: Koncepty, Pozvaní, Aktivní a Neaktivní. Takto máte přehled o tom, kteří odesílatelé jsou v jaké fázi.
Ano, pro každého dodavatele můžete vytvořit samostatného důvěryhodného odesílatele. Každý důvěryhodný odesílatel má jedinečnou e-mailovou adresu a vlastní nastavení typu bílého seznamu, typu dokumentu a bezpečnostních možností. Máte tak úplnou kontrolu nad tím, kdo může odesílat faktury a jak se zpracovávají.
E-mail je zamítnut a nezpracován. Přijímají se pouze e-maily od schválených odesílatelů (na základě nastaveného typu bílého seznamu). Odesílatel nedostane žádnou chybovou zprávu – e-mail se jednoduše nezpracuje.
Ano, pro používání Email Receiveru potřebujete minimálně předplatné Basic. Pro možnost "Konverze pro více organizací" (detekce administrativy) je vyžadováno předplatné Professional nebo vyšší.
Pracujete s více entitami nebo holdingovou strukturou a Email Receiver na *@trust.econnect.eu zůstává prázdný, i když se doména odesílatele zdá být na bílém seznamu? Nejprve zkontrolujte, zda vůbec něco přichází do logů nebo doručené pošty tohoto konkrétního přijímače, a ne jen u jiné entity. Poté otevřete odeslaný e-mail a doslova se podívejte na pole Od: to se počítá, ne zobrazované jméno. Holding a dceřiná společnost mají často samostatné Email Receivery s vlastními bílými seznamy. Skutečnost, že stejná odchozí adresa funguje u jiné entity, nedokazuje, že adresa Od a bílý seznam jsou správné pro tohoto konkrétního přijímače. Zkontrolujte položku bílého seznamu přesně oproti adrese Od: překlepy, aliasy a pravidla přeposílání mění viditelnou adresu odesílatele. Chcete rychle zjistit, zda je kanál dostupný? Nastavte Email Receiver dočasně na Přijmout všechny (není možné u Konceptové faktury) a po testu bílý seznam obnovte.
Zkontrolujte to v pevném pořadí – vynechání kroku často vede k nesprávnému závěru:
trust.econnect.eu versus pilotní varianta).Pokud Vaše organizace používá Office 365 a přeposílání e-mailů není povoleno, můžete vytvořit přímé propojení s Vaší poštovní schránkou Office 365. Použijte pole "Alternativní adresa doručení" v konfiguraci Email Receiveru pro nastavení integrace s O365.
Chcete se dozvědět více o tom, jak se faktury zpracovávají e-mailem? Přečtěte si, jak funguje odesílání nákupních faktur e-mailem.
Přečtěte si, jak odesílat faktury