Jaké fiktivní hodnoty eConnect používá v e-faktuře, když identifikátor nebyl nalezen, vysvětleno podle země.
Při převodu PDF faktury na UBL e-fakturu jsou některé identifikační údaje povinné. Jde například o číslo obchodního rejstříku, OIN nebo DIČ odesílatele či příjemce. Pokud IDR (Intelligent Document Recogniser) takový identifikátor na faktuře nenajde, nebo nalezená hodnota není platná či použitelná, eConnect doplní fiktivní hodnotu, aby e-faktura zůstala technicky platná.
Standard UBL a specifikace Peppol vyžadují, aby určitá pole byla vždy vyplněná. E-faktura bez identifikace dodavatele nebo odběratele není platná a přijímající systémy ji nemohou zpracovat. Fiktivní hodnoty zajistí, že faktura přesto platí a lze ji doručit, i když na původním PDF nebyly všechny údaje.
Fiktivní hodnotu poznáte podle pevného vzoru pro danou zemi. V účetním softwaru nebo ERP tak snadno uvidíte, že jde o zástupný údaj, nikoli o skutečné identifikační číslo.
00000003999999960000000BE00UBLBE000090009999908000DE00LWID00DEF000unknown<KÓD ZEMĚ>:unknown (např. NL:unknown)NL000000000B01Fiktivní hodnota unknown pro DIČ se použije, když IDR na faktuře nenašel DIČ. Příjemce pak musí správné DIČ dohledat a doplnit v účetnictví.
Pokud obdržíte fakturu s fiktivní hodnotou, příslušné údaje na původním PDF nebyly, nešlo je rozpoznat, nebo nebyly platné či použitelné (například číslo obchodního rejstříku bez 8 použitelných číslic). Máte dvě možnosti:
Tip: IDR se učí z každé zpracované faktury. Pokud dodavatel své údaje na fakturách uvádí soustavně, po několika fakturách se automaticky rozpoznají a uloží. U tohoto dodavatele se pak fiktivní hodnoty už neobjeví.
Fiktivní hodnota znamená, že příslušný identifikační údaj (například číslo obchodního rejstříku nebo DIČ) na původním PDF nebyl, nešel rozpoznat, nebo nebyl platný či použitelný. Fiktivní hodnota činí e-fakturu technicky platnou, správné číslo ale musíte doplnit ručně v účetním softwaru, nebo požádat dodavatele, aby údaj uváděl na dalších fakturách.
Ano, každá fiktivní hodnota má pevný vzor podle země. Nizozemsko používá fiktivní číslo OIN, Belgie má dvě varianty (UBLBE a podnikatelské číslo) a Německo používá Leitweg-ID. V účetním softwaru tak poznáte, že jde o zástupný údaj a ze které země faktura pochází.
Ano, u účtenek a pokladních dokladů se fiktivní hodnoty používají častěji než u běžných faktur. Účtenka jako zjednodušená faktura musí obsahovat méně údajů. Číslo obchodního rejstříku, adresa a DIČ často chybí, zatímco standard UBL tato pole vyžaduje.
Chcete vědět víc o tom, jak IDR rozpoznává faktury? Přečtěte si Jak funguje Scan & Rozpoznávání (IDR/OCR)?.
Přečtěte si, jak odesílat faktury