Celý proces konverze: od odeslání po doručení, včetně stavů a doby zpracování.
Když odešlete fakturu ve formátu PDF nebo obrázek do eConnect, stane se z ní konverzní úkol. IDR (Intelligent Document Recogniser) převede dokument na validovanou e-fakturu. Tento článek vysvětluje, jak tento proces funguje od začátku do konce.
Každé PDF nebo obrázek, který odešlete — e-mailem, prostřednictvím důvěryhodného odesílatele nebo přes API — se automaticky stane konverzním úkolem. Systém určí nejlepší metodu konverze a pustí se do práce.
Systém přijme dokument a klasifikuje ho pomocí rozhraní Detect API. Jde o fakturu, dodací list, upomínku nebo něco jiného? Ke konverzi postoupí pouze dokumenty rozpoznané jako faktury. Ostatní dokumenty jsou automaticky přidány jako přílohy k faktuře.
IDR analyzuje dokument pomocí tří technologických vrstev:
IDR rozpozná klíčová pole faktury: dodavatel, odběratel, číslo faktury, datum, částky, sazba DPH a platební údaje.
Po rozpoznání jsou všechna pole validována:
IDR porovná rozpoznané hodnoty s dříve zpracovanými fakturami od stejného dodavatele. Čím více faktur od dodavatele bylo zpracováno, tím lepší je rozpoznávání. Systém se neustále učí.
Pokud si IDR není dostatečně jistý rozpoznáváním, konverzní úkol je předán týmu Kontroly kvality eConnect. Ten ručně zkontroluje pochybné případy, například obtížně čitelnou částku nebo chybějící pole.
Každá oprava týmu QK je vrácena jako tréninková data zpět do IDR. Tím se chyba, která jednou nastane, v budoucnosti zabrání.
Po úspěšném rozpoznání a validaci je dokument převeden na standardizovanou e-fakturu ve formátu UBL. Tato e-faktura obsahuje všechna strukturovaná data, která vaše účetní software potřebuje.
Zpracovaná faktura se zobrazí v Doručené poště (u přijatých faktur) nebo Odeslané poště (u vydaných faktur). Pokud jste nastavili softwarovou integraci, faktura je automaticky přeposlána do vašeho účetního balíčku.
Záruka SLA eConnect: 99 % všech dokumentů je zpracováno do 8 pracovních hodin.
Průběh konverzního úkolu můžete sledovat na platformě. Standardní doba uchovávání konverzních úkolů je 4 měsíce, poté jsou automaticky smazány.
Někdy dokument nelze plně zpracovat. To může nastat proto, že soubor je nečitelný, chybí podstatné údaje nebo faktura nesplňuje požadovaný standard. V takovém případě je konverzní úkol zamítnut a obdržíte oznámení s důvodem.
IDR používá dvě klíčové hodnoty, které jsou vždy prezentovány společně:
Tato dvě čísla měří různé věci: 100 % se týká úplnosti kanálu, 98 % správnosti obsahu. Vždy platí společně.
Čistá doba zpracování pro dokumenty zpracovávané plně automaticky je průměrně 20–30 sekund. Včetně čekací doby ve frontě je to cca 3,5 minuty. Pokud je vyžadováno ruční ověření týmem Kontroly kvality, může to trvat až 24 hodin v pracovní dny.
Při nedostatečné jistotě je konverzní úkol předán týmu Kontroly kvality k ručnímu ověření. Každá oprava je vrácena jako tréninková data zpět do systému, takže podobné chyby jsou v budoucnosti automaticky prevenovány. Chybu můžete také nahlásit podpoře.
Ano, průběh každého konverzního úkolu můžete sledovat na platformě eConnect. U každého dokumentu vidíte, v jaké fázi se zpracování nachází. Standardní doba uchovávání konverzních úkolů je 4 měsíce, poté jsou automaticky smazány.
Máte dotazy k konkrétnímu konverznímu úkolu? Kontaktujte podporu.
Zobrazit konverzní úkoly