Kromě PDF faktur můžete do eConnect odesílat e-mailem i UBL soubory (XML e-faktury). Platný UBL soubor se zpracuje přímo bez OCR rozpoznávání, což je rychlejší a spolehlivější než PDF konverze. Tento článek vysvětluje, jak to funguje a co se stane, když XML není platné.

Když odešlete UBL fakturu e-mailem, platforma soubor ihned validuje oproti podporovaným standardům. Rozpoznávají se následující UBL formáty:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, nizozemský standard)
• Peppol BIS Billing 3.0 (evropský Peppol standard)

Je XML platné? Pak se faktura okamžitě zpracuje a doručí, bez potřeby OCR rozpoznávání. To znamená rychlejší zpracování a vyšší spolehlivost, protože nedochází k interpretaci vizuálních prvků.

Pokud XML soubor není platný (například kvůli chybějícím povinným polím nebo odlišné struktuře), platforma automaticky přejde na záložní zpracování. Jak toto záložní zpracování funguje, závisí na situaci:

• UBL s přiloženým PDF: pokud je kromě neplatného XML v e-mailu i PDF faktura, PDF se zpracuje přes OCR rozpoznávání.
• UBL bez PDF: pokud není přiloženo žádné PDF, faktura se nemůže zpracovat a obdržíte chybové hlášení.

Tip: chcete si předem ověřit, zda je Váš UBL soubor platný? Použijte eConnect Document Validator, bezplatný online nástroj, kterým můžete validovat jakýkoli UBL soubor.

ZUGFeRD (Německo) a Factur-X (Francie) jsou hybridní formáty faktur: PDF s vloženým XML v CII formátu. U těchto faktur se platforma nejprve pokusí extrahovat a zpracovat vložené XML.

Pokud vložené XML není platné, systém přejde na OCR zpracování PDF komponenty. ZUGFeRD faktura, která projde externími validátory, ale v eConnect se přesto zpracuje jako PDF, může naznačovat rozdíl ve validačních pravidlech pro vložené XML.

Starší formáty SimpleInvoicing (SI 1.1 a SI 1.2) nejsou od roku 2024 povoleny v síti Peppol. eConnect je při odeslání e-mailem v mnoha případech ještě dokáže transformovat na platnou NLCIUS fakturu, pokud jsou přítomna všechna podstatná data. Při chybějících údajích může validace selhat.

Doporučujeme přejít na SI-UBL 2.0 (NLCIUS) nebo Peppol BIS Billing 3.0 pro spolehlivé zpracování.

eConnect disponuje funkcí, která automaticky opravuje známé chyby v UBL souborech prostřednictvím XSL transformace. Nepodstatná chybějící pole se doplní standardními hodnotami, aby se faktura mohla přesto zpracovat. Tato funkce se neustále rozvíjí na základě vzorů, které se vyskytují v praxi.

Je dobré znát rozdíl mezi konverzí a transformací:

• Konverze: PDF faktura se konvertuje na e-fakturu (XML). K tomu je potřeba OCR rozpoznávání a vždy dochází k interpretaci.
• Transformace: e-faktura v jednom XML formátu se konvertuje na jiný XML formát. To je spolehlivější, protože zdrojová data jsou již strukturována.

eConnect podporuje automatickou transformaci mezi více než 20 XML standardy, včetně odvětvově specifických formátů jako DICO, SETU, SEEF a XRechnung.

Chcete raději přijímat faktury přímo přes Peppol namísto e-mailu? To je možné, pokud je Vaše organizace zaregistrována v síti Peppol.