Dostáváte faktury e-mailem nebo poštou? Přeposláním na Vaši osobní e-mailovou adresu eConnect se automaticky zpracují a doručí do Vašeho účetního softwaru. Nezáleží na tom, zda jde o PDF, obrázek nebo XML soubor, eConnect zpracuje vše.

Po aktivaci Vaší organizace na platformě obdržíte vlastní e-mailovou adresu pro nákupní faktury:

<ico-cislo>@inkoopfacturen.econnect.eu

Tato adresa je k dispozici okamžitě, nemusíte o ni zvlášť žádat ani ji aktivovat. Výchozí nastavení však nejsou vždy přizpůsobena Vašim specifickým požadavkům. Proto vždy zkontrolujte, zda je adresa správně nakonfigurována, nebo vytvořte novou adresu prostřednictvím Email Receiver, kde můžete nastavení přesně přizpůsobit Vašim potřebám.

Kromě standardní IČO adresy můžete vytvořit specifickou e-mailovou adresu pro každého dodavatele prostřednictvím Email Receiver. Platforma vygeneruje jedinečnou adresu na doméně trust.econnect.eu s náhodnou posloupností znaků, například:

y49jvmtw@trust.econnect.eu

U každé adresy určíte, která doména nebo e-mailová adresa smí odesílat, jaký typ dokumentu se vytvoří a zda se XML faktury automaticky přeposílají. To nabízí větší kontrolu než standardní IČO adresa a je k dispozici od předplatného Basic.

Když odešlete e-mail s přílohou faktury na adresu pro nákupní faktury, proběhne následující:

1. Klasifikace: systém zkontroluje každou přílohu a automaticky určí, zda jde o fakturu, dodací list, přílohu nebo jiný dokument.
2. Zpracování: faktury se konvertují na validovanou e-fakturu. PDF faktury procházejí přes IDR (Intelligent Document Recogniser) pro OCR rozpoznávání. XML faktury se přímo validují.
3. Připojení příloh: ostatní dokumenty ve stejném e-mailu (specifikace, dodací listy) se automaticky připojí jako příloha k faktuře.
4. Doručení: zpracovaná faktura se objeví ve Vaší doručené poště a automaticky se přepošle do Vašeho propojeného účetního softwaru.

Většina faktur je zpracována během několika minut. Přečtěte si více o době zpracování.

eConnect zpracovává PDF, XML faktury (všechny formáty e-faktur), obrázky (JPEG, PNG, BMP) a hybridní formáty jako ZUGFeRD/Factur-X. Maximální velikost e-mailu je 35 MB s maximálně 50 přílohami. Vždy odesílejte jednu fakturu na soubor.

Kompletní přehled všech požadavků a limitů najdete v článku podmínky při odesílání faktur.

E-maily s fakturami můžete také přeposílat (forwardovat) ze své vlastní poštovní schránky. Dbejte přitom na následující:

• Použijte funkci přeposlat Vašeho e-mailového programu, nikoli funkci přesměrování.
• Vylučte domény everbinding.nl a econnect.eu z automatického přeposílání, aby nedocházelo ke smyčkám.
• Přeposílejte pouze e-maily, které skutečně obsahují přílohu s fakturou.

Pokud se při odesílání něco pokazí, obdržíte chybové hlášení e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Běžnými příčinami jsou příliš velký soubor, nečitelné PDF nebo XML soubor, který nesplňuje požadovaný standard.

Chcete, aby dodavatelé posílali faktury přímo na tuto adresu? Nastavte důvěryhodného odesílatele pro zvýšené zabezpečení.