Posíláte prodejní faktury e-mailem Vašim zákazníkům? Současným přeposláním do eConnect se automaticky zpřístupní ve Vaší odeslané poště. Takto máte kompletní digitální archiv všech odchozích faktur a zároveň se automaticky zpracovávají ve Vašem účetním softwaru.

Po aktivaci Vaší organizace na platformě obdržíte vlastní e-mailovou adresu pro prodejní faktury:

<ico-cislo>@verkoopfacturen.econnect.eu

Tato adresa je k dispozici okamžitě, nemusíte o ni zvlášť žádat ani ji aktivovat. Výchozí nastavení však nejsou vždy přizpůsobena Vašim specifickým požadavkům. Proto vždy zkontrolujte, zda je adresa správně nakonfigurována, nebo vytvořte novou adresu prostřednictvím Email Receiver, kde můžete nastavení přesně přizpůsobit Vašim potřebám.

Nejjednodušší způsob odesílání prodejních faktur do eConnect je přes BCC. Když posíláte fakturu e-mailem Vašemu zákazníkovi, přidejte adresu pro prodejní faktury do pole BCC. Váš zákazník obdrží fakturu jako obvykle a současně se kopie odešle do eConnect ke zpracování.

Nejlépe funguje, když si BCC adresu přidáte jako výchozí ve Vašem e-mailovém programu nebo fakturačním softwaru. Pak na to nemusíte myslet a automaticky budujete kompletní archiv.

Když e-mail s přílohou faktury dorazí na Vaši adresu pro prodejní faktury, zpracování probíhá následovně:

1. Klasifikace: systém zkontroluje každou přílohu a určí, zda jde o fakturu nebo jiný typ dokumentu (například specifikaci nebo dodací list).
2. Rozpoznávání: PDF faktury IDR (Intelligent Document Recogniser) konvertuje na validovanou e-fakturu. XML faktury se přímo validují.
3. Archivace: zpracovaná faktura se objeví ve Vaší odeslané poště a automaticky se přepošle do Vašeho propojeného účetního softwaru.

Rozdíl oproti nákupním fakturám je cíl: nákupní faktury přicházejí do Vaší doručené pošty, prodejní faktury do Vaší odeslané pošty.

Kromě BCC adresy si můžete také nastavit důvěryhodného odesílatele s typem dokumentu "Prodejní faktura". To je užitečné, pokud prodejní faktury posíláte přes pevný systém nebo e-mailovou adresu a chcete archivaci automatizovat bez BCC.

Při nastavení důvěryhodného odesílatele s typem dokumentu "Prodejní faktura" se faktury archivují pro administrativní zpracování ve Vaší odeslané poště, přes jiný kanál, než jakým byly odeslány Vašemu zákazníkovi.

Při self-billingu vystavuje fakturu odběratel jménem dodavatele. Jak odešlete self-billing fakturu, závisí na Vaší roli:

• Jako odběratel (Vy vystavujete fakturu jménem dodavatele): odešlete fakturu jako nákupní fakturu.
• Jako dodavatel (Váš zákazník vystavil fakturu): odešlete fakturu jako prodejní fakturu.

Na PDF faktuře uveďte text "Faktura vystavená odběratelem". Jinak platí stejné podmínky jako pro běžné faktury.

Pozor: self-billing faktury jsou zamítnuty, pokud se odešlou na nesprávný přijímač (nákup namísto prodeje, nebo naopak). Vždy zkontrolujte, zda používáte správnou e-mailovou adresu.

Chcete se dozvědět více o technických podmínkách při odesílání? Přečtěte si podmínky při odesílání faktur.