Přehled chybových hlášení při odesílání faktur e-mailem, s příčinami a řešeními.
Když odeslanou fakturu není možné zpracovat, obdržíte chybové hlášení e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Níže najdete přehled nejčastějších chybových hlášení s příčinou a řešením pro každé z nich.
Chybová hlášení při doručení
Tato chybová hlášení obdržíte ihned po odeslání e-mailu, ještě před zpracováním dokumentu systémem IDR. Jedná se o problémy s e-mailem nebo formátem souboru.
HlášeníPříčinaŘešeníŽádná (platná) příloha/přílohyE-mail neobsahuje přílohy nebo přílohy jsou ve formátu, který není podporován. Použijte PDF, XML, JPEG, JPG, PNG nebo BMP. Soubory menší než 10 KB se ignorují.Zkontrolujte, zda jste fakturu připojili jako přílohu a zda je formát souboru podporovánPříliš mnoho přílohE-mail obsahuje více než 50 příloh. Tento limit je nastaven pro zajištění spolehlivého zpracování.Rozdělte faktury do více e-mailů, každý s maximálně 50 přílohamiVelikost souboru překračuje limitJednotlivý soubor je větší než 10 MB nebo celý e-mail je větší než 35 MB.Zmenšete soubor (například komprimací PDF) nebo rozdělte faktury do více e-mailůDokument zabezpečenPDF je zabezpečeno šifrováním, digitálním podpisem nebo jinými omezeními, takže text nelze přečíst.Odstraňte zabezpečení PDF souboru nebo požádejte dodavatele o nezabezpečenou verziChyba při zpracováníPři zpracování došlo k technické chybě. Dokument se automaticky znovu předloží do 24 hodin (v pracovních dnech).Vyčkejte. Pokud dokument není zpracován ani po 24 hodinách, kontaktujte podporu
Chybová hlášení při zpracování (konverze)
Níže uvedená hlášení obdržíte poté, co byl dokument doručen a IDR se jej pokusil zpracovat. Jedná se o obsah nebo typ dokumentu.
HlášeníPříčinaŘešeníChybějí podstatné prvkyPodstatné údaje nelze určit (např. číslo faktury, datum, částka nebo jiná povinná pole)Zkontrolujte, zda faktura obsahuje všechny povinné údaje a odešlete dokument znovuTyp dokumentu je nesprávnýDokument není faktura ani objednávka (např. nabídka, dodací list, obchodní podmínky)Odesílejte pouze faktury; jiné typy dokumentů se připojí jako přílohaJedná se o upomínku nebo výzvu k platběDokument byl rozpoznán jako upomínkaOdešlete původní fakturuDokument nečitelnýDokument není čitelný (např. příliš nízké rozlišení, špatné osvětlení, poškozený soubor nebo prázdná strana)Zkontrolujte zdrojový soubor a odešlete čitelnou verziDokument obsahuje více dokumentůVíce než jedna faktura v jednom PDFRozdělte na jednu fakturu na souborDokument rozpoznán jako logoObrázek z e-mailového podpisuObvykle správně odfiltrováno; při chybě odešlete jako PDFSelf-billing fakturaNesprávný přijímač (nákup namísto prodeje)Odešlete na správnou e-mailovou adresu
Tip: při opakovaných chybových hlášeních nejprve zkontrolujte podmínky při odesílání. Mnoha problémům se dá předejít dodržováním správných formátů souborů a limitů.