Přehled chybových zpráv při odeslání faktur e-mailem, s příčinami a řešeními.
Když odeslanou fakturu nelze zpracovat, dostanete chybovou zprávu e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Níže je přehled nejčastějších zpráv, s příčinou a řešením u každé z nich.
Chybové zprávy při doručení
Tyto zprávy dostanete hned po odeslání e-mailu, ještě než dokument zpracuje IDR. Jde o problémy se samotným e-mailem nebo s formátem souboru.
ZprávaVýznamŘešeníŽádná (platná) příloha / "Zpracování není možné"E-mail neobsahuje přílohy, přílohy mají nepodporovaný formát, nebo je příloha větší než 10 MB. Použijte PDF, XML, JPEG, JPG, PNG nebo BMP. Soubory menší než 1 KB se ignorují. Příliš velké PDF může odpadnout jako nezpracovatelné bez výslovné zprávy o limitu.Zkontrolujte, že jste fakturu přiložili, že formát je podporovaný a že soubor je menší než 10 MBPříliš mnoho přílohE-mail obsahuje více než 50 příloh. Toto maximum drží zpracování spolehlivé.Rozdělte faktury do více e-mailů, každý s nejvýše 50 přílohamiVelikost souboru překračuje limitJednotlivý soubor je větší než 10 MB, nebo celý e-mail je větší než 35 MB.Zmenšete soubor (například kompresí PDF) nebo rozdělte faktury do více e-mailůDokument je chráněnýPDF je chráněné šifrováním, digitálním podpisem nebo jinými omezeními, takže text nelze přečíst.Odstraňte ochranu PDF, vytiskněte dokument znovu do PDF (například přes Microsoft Print to PDF) nebo požádejte dodavatele o nechráněnou verziPDF formulář (interaktivní pole formuláře)PDF obsahuje interaktivní pole formuláře (AcroForm/XFA) místo prostého textu, takže obsah nelze přečíst.Otevřete dokument a vytiskněte ho znovu do PDF (například přes Microsoft Print to PDF) a odešlete nové, ploché PDFChyba během zpracováníDošlo k technické chybě. Dokument se automaticky znovu nabídne do 24 hodin (v pracovních dnech).Vyčkejte. Pokud dokument po 24 hodinách není zpracovaný, kontaktujte podporu
Chybové zprávy zpracování (konverze)
Níže uvedené zprávy dostanete poté, co byl dokument doručen a IDR se ho pokusilo zpracovat. Týkají se obsahu nebo typu dokumentu.
ZprávaVýznamŘešeníChybí zásadní prvkyZásadní údaje nelze určit (například číslo faktury, datum, částka nebo jiná povinná pole)Zkontrolujte, že je faktura úplnáTyp dokumentu je nesprávnýNení to faktura ani objednávka (například nabídka, dodací list, podmínky)Odesílejte jen faktury; ostatní dokumenty jako přílohuUpomínka nebo výzva k platběDokument rozpoznán jako upomínkaOdešlete původní fakturuDokument je nečitelnýDokument není čitelný (například příliš nízké rozlišení, špatné osvětlení, poškozený soubor nebo prázdná stránka)Zkontrolujte zdrojový soubor a odešlete čitelnou verziDokument obsahuje více dokumentůVíce než jedna faktura v jednom PDFRozdělte na jednu fakturu na souborDokument rozpoznán jako logoObrázek z e-mailového podpisuObvykle správně odfiltrováno; při chybě: odešlete jako PDFFaktura self-billingŠpatný příjemce (nákup vs prodej)Odešlete na správnou e-mailovou adresu
Tip: při opakovaných chybových zprávách nejdřív zkontrolujte podmínky odeslání. Mnoha problémům zabrání správné formáty souborů a limity.
Číslo faktury s mezerami
Číslo faktury s mezerami není chybová zpráva ani vada. Při konverzi PDF systém vždy odstraní všechny mezery z čísla faktury. To je produktová normalizace. XML dodavatele (Peppol nebo nahrání XML) zachová číslo faktury tak, jak bylo dodáno, včetně mezer.
Detekce duplicit porovnává přesně dodavatele, datum faktury a číslo faktury. Jen rozdíl mezer mezi konverzí PDF a XML dodavatele vytvoří dva originály, ne duplicitu a ne poruchu. Liší-li se konverze PDF od XML, odešlete jen XML. Odlišný název souboru upravíte u odesílatele.
Časté otázky
Kde dostanu chybové zprávy, když fakturu nelze zpracovat?
Chybové zprávy se posílají e-mailem na adresu, ze které jste fakturu odeslali. Zajistěte, aby to byla funkční schránka, kterou někdo čte. U důvěryhodného odesílatele můžete nastavit samostatnou kontaktní e-mailovou adresu pro chybové zprávy.
Co mám dělat u zprávy "Dokument obsahuje více dokumentů"?
Tato zpráva znamená, že soubor PDF obsahuje více než jednu fakturu. Rozdělte soubor tak, aby každá faktura byla v samostatném PDF, a soubory odešlete znovu. Vícestránková faktura může zůstat v jednom PDF.
Nabídne se neúspěšná faktura znovu automaticky?
Jen u zprávy "Chyba během zpracování" se dokument automaticky znovu nabídne do 24 hodin v pracovních dnech. U ostatních zpráv musíte problém vyřešit sami a dokument odeslat znovu.