Dostáváte ještě papírové faktury? Pomocí skeneru s funkcí e-mailu je jednoduše odešlete do eConnect pro automatické zpracování. IDR (Intelligent Document Recogniser) rozpozná text na skenovaném dokumentu a konvertuje ho na validovanou e-fakturu.

Pro odesílání faktur přes skener musí skener splňovat dvě podmínky:

• Skener musí disponovat vlastní e-mailovou adresou s funkční poštovní schránkou. To je potřebné k přijímání chybových hlášení.
• E-mailová adresa skeneru musí být známa ve Vaší organizaci eConnect. Nejjednodušší způsob je nastavit důvěryhodného odesílatele pro e-mailovou adresu skeneru.

Máte dvě možnosti pro přijímací adresu: můžete použít standardní IČO adresu, nebo vytvořit novou adresu prostřednictvím Email Receiver (důvěryhodný odesílatel). Zvolte jednu z obou možností, nemusíte dělat obojí.

Kvalita skenu má přímý vliv na rozpoznávání. Několik praktických tipů:

• Skenujte s minimálně 300 dpi pro ostrý a čitelný výsledek.
• Ujistěte se, že dokument leží rovně na skle, aby text nebyl rozpoznán nakřivo.
• Vyhněte se příliš světlým nebo příliš tmavým skenům. Dokument musí mít dobrý kontrast.
• Neskenujte zadní stranu dokumentu, pokud na ní nejsou relevantní informace; prázdná strana může způsobit chybové hlášení.

Pozor: vždy skenujte jednu fakturu na soubor. Pokud má faktura více stran, uložte je jako jedno PDF. PDF s více fakturami se zamítne.

Pokud se skenovaný dokument nedá zpracovat, eConnect odešle chybové hlášení na e-mailovou adresu skeneru. Pravidelně proto kontrolujte poštovní schránku skeneru. Běžnými příčinami jsou příliš nízká kvalita skenování (dokument je nečitelný) nebo soubor, který je příliš malý (pod 10 KB).

Chcete dostávat chybová hlášení na jinou e-mailovou adresu? U důvěryhodného odesílatele můžete nastavit samostatnou kontaktní e-mailovou adresu, kam se budou posílat zprávy o zamítnutí.

Chcete vědět, jaké technické požadavky musí skenované soubory splňovat? Přečtěte si podmínky při odesílání faktur.