Před odesláním faktur do eConnect je dobré vědět, jaké technické podmínky musí Vaše soubory splňovat. Dodržením těchto podmínek předejdete chybovým hlášením a zajistíte rychlé a správné zpracování Vašich faktur.

eConnect zpracovává následující typy souborů:

ZUGFeRD/Factur-X (hybridní PDF s vloženým XML) je také podporován. Platforma se nejprve pokusí zpracovat vložené XML; pokud není platné, PDF se zpracuje přes OCR.

Vždy odesílejte jednu fakturu na soubor. Pokud má faktura více stran, zkombinujte je do jednoho PDF souboru. Platforma zpracovává každý soubor jako samostatný dokument. Pokud PDF obsahuje více faktur, konverzní úloha se zamítne s hlášením "Dokument obsahuje více dokumentů".

Mějte na paměti, že obrázky v e-mailových podpisech a firemních logech se počítají jako příloha. Pokud Váš e-mailový program automaticky odesílá logo, počítá se to do limitu 50 příloh a může to ovlivnit klasifikaci. Systém většinu log automaticky rozpozná přes Detect API a odfiltruje je, ale v některých případech může být logo nesprávně zahrnuto jako dokument.

Pokud odesíláte jednu fakturu s doplňkovými dokumenty (specifikace, dodací listy, výkazy hodin) ve stejném e-mailu, doplňkové dokumenty se automaticky připojí jako příloha k faktuře.

Pokud odesíláte více faktur společně s přílohami v jednom e-mailu, systém nemůže určit, která příloha patří ke které faktuře. V takovém případě posílejte samostatné e-maily pro každou fakturu.

PDF soubory se šifrováním, digitálním podpisem nebo jinými omezeními nemohou být přečteny OCR enginem. Tyto se zamítnou s hlášením "Dokument zabezpečen". Odstraňte zabezpečení před odesláním souboru nebo požádejte dodavatele o nezabezpečenou verzi.

PDF konverze (OCR rozpoznávání) je dostupná pro faktury adresované všem organizacím dostupným na platformě. Nezáleží na tom, zda je příjemce nizozemská, belgická nebo jiná zahraniční organizace. IDR podporuje více než 200 jazyků pro rozpoznávání textu, takže faktury prakticky v jakémkoli jazyce jsou rozpoznány.

Tip: nejste si jistí, zda Váš soubor splňuje podmínky? Odešlete testovací fakturu a zkontrolujte, zda se správně zpracuje. Při chybě obdržíte jasné chybové hlášení s důvodem.

Chcete vědět, jaká chybová hlášení se mohou vyskytnout? Přečtěte si přehled chybových hlášení při odesílání e-mailem.