Někdy eConnect nedokáže odeslaný dokument konvertovat na e-fakturu. Konverzní úloha pak obdrží stav "zamítnuta" a obdržíte chybové hlášení e-mailem s důvodem. Ve většině případů můžete problém vyřešit sami a dokument znovu odeslat.

Níže jsou uvedeny důvody, proč může být konverzní úloha zamítnuta, spolu s tím, co můžete v každém případě udělat.

Celkovou částku nelze určit nebo chybějí povinné prvky faktury. Platná faktura musí obsahovat minimálně číslo faktury, datum faktury, částky a identifikační údaje dodavatele a odběratele.

Co můžete udělat? Zkontrolujte, zda je faktura kompletní, a odešlete dokument znovu. Pokud na fakturách od konkrétního dodavatele strukturně chybějí údaje, kontaktujte dodavatele.

Systém rozpoznal dokument jako něco jiného než fakturu nebo objednávku, například nabídku, specifikaci, dodací list, všeobecné obchodní podmínky nebo logo. Momentálně se zpracovávají faktury a objednávky; jiné typy dokumentů se zamítají.

Co můžete udělat? Obvykle jde o správnou klasifikaci. Pokud chcete dokument odeslat jako přílohu k faktuře, pošlete ho společně s fakturou ve stejném e-mailu.

Sken je příliš světlý, příliš tmavý, rozmazaný nebo ze zadní strany. OCR engine nemůže spolehlivě rozpoznat text.

Co můžete udělat? Skenujte dokument znovu s minimálně 300 dpi, zajistěte dobrý kontrast a položte ho rovně na sklo.

PDF má šifrování, digitální podpis nebo jiná omezení, která brání čtení textu.

Co můžete udělat? Odstraňte zabezpečení PDF souboru nebo požádejte dodavatele o nezabezpečenou verzi.

PDF soubor obsahuje více než jednu fakturu. eConnect vždy zpracovává jednu fakturu na soubor.

Co můžete udělat? Rozdělte PDF soubor tak, aby každá faktura byla v samostatném souboru. Faktura s více stranami může být v jednom PDF.

Došlo k technické chybě. Dokument se automaticky znovu předloží do 24 hodin v pracovní dny.

Co můžete udělat? Vyčkejte na automatické opětovné zpracování. Pokud dokument není zpracován ani po 24 hodinách, kontaktujte podporu.

Tip při úpornych chybách zpracování: PDF, které se opakovaně zastavuje na chybě zpracování, lze často rozhybat tím, že zdrojový soubor znovu "vytisknete" do PDF pomocí Microsoft Print to PDF (nebo srovnatelné PDF tiskárny) a pošlete nové PDF. Tím se normalizuje struktura PDF a vyřeší se mnoho problémů s vnořenými PDF bez nutnosti zásahu podpory.

Self-billing faktura byla odeslána na nesprávný přijímač. Jako odběratel ji odesílejte jako nákupní fakturu, jako dodavatel jako prodejní fakturu.

Co můžete udělat? Odešlete fakturu znovu na správnou e-mailovou adresu (nákup nebo prodej).

Po vyřešení problému můžete dokument znovu odeslat e-mailem. Odešlete ho na stejnou e-mailovou adresu jako předtím. Platforma ho zpracuje jako nový dokument a spustí novou konverzní úlohu.

Pokud si myslíte, že faktura byla zamítnuta neoprávněně, můžete to nahlásit přes support.econnect.eu. Přiložte příslušný dokument s žádostí o opětovnou kontrolu. Tým eConnect fakturu znovu přezkoumá a v případě potřeby upraví klasifikaci nebo rozpoznávání.

Důležité: každá oprava, kterou tým Quality Control provede, se použije jako tréninková data pro IDR. Díky tomu se podobná chyba v budoucnu automaticky předchází.

Chcete porozumět, jak funguje celý proces konverze? Přečtěte si Konverzní úloha: proces od začátku do konce.