Celkovou částku nelze určit, nebo chybí povinné prvky faktury. Platná faktura musí obsahovat alespoň číslo faktury, datum faktury, částky a identifikační údaje dodavatele a odběratele.

Co můžete udělat? Zkontrolujte, zda je faktura úplná, a dokument odešlete znovu. Pokud na fakturách určitého dodavatele strukturálně chybí údaje, kontaktujte dodavatele.

Systém rozpoznal dokument jako něco jiného než fakturu nebo nákupní objednávku. Automatická klasifikace (Detect API) rozlišuje mimo jiné: faktury, proforma faktury, loga, účtenky, dodací listy, nákupní objednávky, výplatní pásky, upomínky, daňové dokumenty, všeobecné podmínky a přílohy. Dokumenty, které nejsou klasifikovány jako faktura nebo nákupní objednávka, mohou být zamítnuty.

Samotná klasifikace je plně automatická, skutečné zamítnutí konverzního úkolu je však vždy ruční akce týmu kvality. Dokument tedy může být správně klasifikován jako "není faktura" a poté posouzen týmem.

Co můžete udělat? Obvykle jde o správnou klasifikaci. Proforma faktury se standardně zamítají a do toho nelze zasáhnout. Totéž platí pro dokumenty označené jako proforma faktura, testovací faktura, trial invoice, test invoice nebo sample invoice: pokud jsou myšleny jako proforma nebo testovací dokument (tedy ne skutečná faktura), eConnect je zpracuje stejně a jsou zamítnuty. Pokud chcete, aby se proforma přesto zpracovala, sami na PDF změňte slovo "proforma" na "faktura", než dokument odešlete. Odpovědnost je na vás jako na zákazníkovi.

Pokud chcete dokument poslat jako přílohu k faktuře, odešlete ho spolu s fakturou ve stejném e-mailu. Je vaše faktura nesprávně klasifikována jako proforma? Nahlaste to podpoře, aby se klasifikace mohla zlepšit.

Sken je příliš světlý, příliš tmavý, rozmazaný nebo z rubu. OCR engine text spolehlivě nerozpozná.

Co můžete udělat? Naskenujte dokument znovu alespoň při 300 dpi, zajistěte dobrý kontrast a položte ho rovně na sklo.

PDF má šifrování, digitální podpis nebo jiná omezení, která brání čtení textu.

Co můžete udělat? Odstraňte zabezpečení souboru PDF nebo požádejte dodavatele o nezabezpečenou verzi.

Soubor PDF obsahuje více než jednu fakturu. eConnect vždy zpracuje jednu fakturu na soubor.

Co můžete udělat? Rozdělte soubor PDF tak, aby každá faktura byla v samostatném souboru. Vícestránková faktura může zůstat v jednom PDF.

Došlo k technické chybě. Dokument se v pracovní dny automaticky znovu nabídne do 24 hodin.

Co můžete udělat? Počkejte na automatické opětovné zpracování. Pokud dokument po 24 hodinách stále není zpracován, kontaktujte podporu.

Tip u přetrvávajících chyb zpracování: PDF, které se opakovaně zasekne na chybě zpracování, často odblokujete tím, že zdrojový soubor znovu "vytisknete" do PDF přes Microsoft Print to PDF (nebo podobnou PDF tiskárnu) a nové PDF odešlete. Tím se normalizuje struktura PDF a vyřeší se mnoho problémů s vloženým PDF, aniž by podpora musela zasahovat.

Self-billing faktura byla odeslána nesprávnému příjemci. Jako odběratel ji odesíláte jako nákupní fakturu, jako dodavatel jako prodejní fakturu.

Co můžete udělat? Odešlete fakturu znovu na správnou e-mailovou adresu (nákup nebo prodej).

U faktur ZUGFeRD (hybridní PDF s vloženým XML) může konverzní úkol ukazovat stav "Úspěšně zpracováno", ale faktura se ve schránce neobjeví. Rozpoznání IDR se podařilo, převod z formátu CII do UBL však ne. Platforma umí uložit pouze platné faktury UBL.

Co můžete udělat? Kontaktujte podporu a uveďte, že konverzní úkol je označen jako úspěšný, ale faktura chybí. Technický tým může transformaci upravit, aby se podobné faktury v budoucnu zpracovaly správně.

Tip: faktura ZUGFeRD, která je v externích validátorech "zelená", může na platformě eConnect přesto selhat. Platforma klade přísnější požadavky (BIS Billing v3 / NLCIUS) než většina validátorů CII.

U příchozí (PDF) nákupní faktury znamená hlášení "Výpočet DPH je nesprávný", že částky a DPH na dokumentu nebo v rozpoznání nesedí. Dokument se proto (dočasně) nepředá do účetnictví ani ERP. Toto hlášení může být i konečným stavem v historii konverzního úkolu.

Dříve zamítnutý dokument může být přesto úspěšně zaúčtován: platforma částky automaticky přepočítá (součet faktury je rozhodující, poté částky DPH a ostatní hodnoty) a dokument tak může srovnat bez dalšího zásahu z vaší strany.

Pokud zamítnutí zůstane konečné, je to výjimka, ale vědomá volba týmu kvality. Pokud zamítnutí rozporujete, je na vás prokázat, že částky sedí.

Co můžete udělat? Nejprve zkontrolujte aktuální stav dokumentu v historii konverzního úkolu: je-li po přepočtu úspěšný stav, opětovné odeslání není potřeba. Je-li úkol stále otevřený nebo v řešení, počkejte na přepočet. Zůstane-li zamítnutí a považujete ho za neoprávněné, kontaktujte podporu a zdůvodněte, proč částky sedí.

Dobropis dodaný dodavatelem jako XML (například přes Peppol) se někdy zpracuje jako běžná faktura místo dobropisu. Je to proto, že dodavatel v tom XML nesprávně nastavil typ dokumentu: kód faktury 380 (běžná faktura) místo 381 (dobropis).

U dokumentu dodaného jako XML určuje typ dokumentu dodavatel (nebo zdrojový systém dodavatele). eConnect toto XML zpracuje tak, jak bylo dodáno, a typ dokumentu nemění.

Co můžete udělat? Kontaktujte dodavatele a požádejte o opětovné dodání dobropisu se správným kódem typu dokumentu (381). Přišel-li dokument do eConnect jako PDF a ne jako XML dodavatele, kontaktujte podporu: může jít o chybu rozpoznání, kterou lze zlepšit.

XML ukazuje jinou částku nebo sazbu DPH než PDF faktura, s hlášením "The applied VAT differs from the expected rate". Stává se to například u sazby DPH 17% (lucemburská standardní sazba). eConnect a IDR podporují faktury se 17% DPH; tato sazba není nepodporovaná ani neznámá.

Hlášení není automatická chyba rozpoznání. Zpracování IDR nejdříve upřednostní správnou celkovou částku (částku k úhradě) a poté převezme celé DPH faktury. IDR vždy převezme částku a sazbu DPH ze samotné faktury; eConnect fakturu neopravuje. Strukturální chyba rozpoznání je jen tehdy, když se sazba nebo částka DPH v XML skutečně liší od PDF faktury.

Co můžete udělat? Nejprve zkontrolujte, zda byla částka k úhradě převzata správně. Poté porovnejte sazbu a částku DPH na PDF s XML. Pokud se shodují, nejde o chybu rozpoznání: hlášení je jen validační varování. Liší-li se částka nebo sazba DPH v XML prokazatelně od PDF, kontaktujte podporu a pošlete původní PDF a související XML.

Pozor: daňové účetní otázky (například odpočet DPH versus vrácení v EU u zahraniční sazby DPH) jsou mimo rozsah tohoto hlášení. Obraťte se na svého daňového poradce.

Pokud PDF faktura neukazuje DPH (ani jako jinou částku, například pojistnou daň, ani procento 21%), konverze PDF nastaví kategorii DPH na O (DPH se neuplatňuje). To platí i tehdy, když PDF uvádí DIČ dodavatele.

Jde o chování produktu, ne o automatickou chybu rozpoznání: zpracování IDR zakládá kategorii DPH na tom, co je na dokumentu skutečně uvedeno jako DPH, ne na přítomnosti DIČ.

Co můžete udělat? PDF DPH ukazuje, ale v XML chybí? Pak může jít o chybu rozpoznání. Kontaktujte podporu přes Feedback PDF-conversion a pošlete původní PDF a související XML.