Při konverzi PDF faktury na UBL e-fakturu jsou některé identifikační údaje povinné. Jde například o IČO, OIN nebo DIČ odesílatele nebo příjemce. Pokud IDR (Intelligent Document Recogniser) takový identifikátor na faktuře nenajde, vyplní se dummyhodnotou, aby e-faktura zůstala technicky platná.

Standard UBL a specifikace Peppol vyžadují, aby byla určitá pole vždy vyplněna. E-faktura bez identifikace dodavatele nebo odběratele není platná a nemůže být zpracována přijímajícími systémy. Dummyhodnoty zajišťují, že faktura je platná a může být doručena, i když ne všechny údaje byly na původním PDF uvedeny.

Dummyhodnota je rozpoznatelná podle pevného vzoru pro každou zemi. Takto ve Vašem účetním softwaru nebo ERP systému jednoduše zjistíte, že jde o zástupnou hodnotu a nikoli o skutečné identifikační číslo.

Dummyhodnota unknown pro DIČ se používá, když IDR na faktuře nenašel žádné DIČ. Je pak na příjemci, aby správné DIČ vyhledal a doplnil v účetnictví.

Pokud obdržíte fakturu s dummyhodnotou, znamená to, že příslušné údaje nebyly na původním PDF uvedeny nebo je nebylo možné rozpoznat. Máte pak dvě možnosti:

1. Manuálně doplnit: vyplňte správné identifikační číslo přes Váš účetní software nebo na platformě eConnect.
2. Informovat dodavatele: požádejte dodavatele, aby chybějící údaj (například IČO nebo DIČ) na budoucích fakturách uvedl.

Tip: IDR se učí z každé zpracované faktury. Pokud dodavatel strukturně uvádí své údaje na fakturách, po několika fakturách se automaticky rozpoznají a uloží. Dummyhodnoty se pak u tohoto dodavatele již neobjevují.

Chcete se dozvědět více o tom, jak IDR rozpoznává faktury? Přečtěte si Jak funguje Scan & Rozpoznávání (IDR/OCR)?.