Od července 2024 nabízí eConnect rozpoznávání řádků (Line Recognition): automatické rozdělení řádků PDF faktury na individuální transakční řádky v e-faktuře. Díky tomu můžete faktury zpracovávat ve Vašem účetním softwaru na úrovni řádků, což výrazně urychluje automatizaci Vašeho nákupního procesu.

Při standardní PDF konverzi IDR rozpoznává hlavní údaje faktury: dodavatel, odběratel, číslo faktury, datum, celkové částky a DPH. Rozpoznávání řádků jde o krok dále. Pro každý řádek faktury se rozpoznávají následující pole:

• Kód článku (pokud je uveden na faktuře)
• Popis produktu nebo služby
• Cena za jednotku
• Množství
• Částka řádku (nadřazená vůči množství a ceně)
• Referenční pole (například čísla objednávek)

Výsledkem je e-faktura, ve které nejen celkové částky souhlasí, ale i jednotlivé řádky jsou strukturovaně dostupné pro Váš ERP systém nebo účetní software.

Rozpoznávání řádků probíhá po základním rozpoznání faktury. Modely AI jsou založeny na large language modelech v odděleném prostředí. Rozpoznávání řádků probíhá automaticky; standardní cesta zatím běží bez kontroly kvality na úrovni řádku. Volitelná validace řádků zůstává dostupná samostatně (viz níže).

Řádky se ukládají do XML dokumentu pouze pokud součet částek řádků odpovídá celkové částce faktury bez DPH. Pokud se to nepodaří, systém se vrátí ke standardnímu postupu: jeden řádek na základ DPH. Faktura zůstává vždy platná.

Pro každý řádek musí platit množství × cena = částka. Částka řádku je rozhodující: pokud chybí množství nebo cena, IDR je vypočítá z rozpoznané částky (která již odpovídá celkové částce faktury bez DPH).

V horní části XML dokumentu se nachází rozšíření s výsledkem rozpoznávání řádků. Při neúspěšném rozpoznání toto rozšíření přesto zobrazuje částky řádků, které byly rozpoznány -- užitečné pro zkoumání a zlepšování.

IDR rozpoznává 80 % všech řádků faktury plně automaticky. Zbývajících 20 % se vrací ke standardnímu zpracování, kde se namísto individuálních řádků použije mezisoučet podle sazby DPH. To znamená, že faktura se vždy zpracuje, i když se nedají automaticky rozpoznat všechny řádky.

Platí garance "No Lines No Pay": platíte pouze za řádky faktury, které byly skutečně úspěšně rozpoznány. Pokud rozpoznávání řádků u konkrétní faktury nefunguje a systém se vrátí ke standardnímu zpracování, neúčtují se žádné další náklady.

Pro organizace, které chtějí 100 % jistotu rozpoznávání faktur na úrovni řádků, existuje možnost validace řádků. U této možnosti se řádky faktury, které nebyly automaticky rozpoznány (těch 20 %), odešlou validačnímu týmu eConnect. Tým manuálně zkontroluje a opraví řádky.

Výsledek: 100 % garance, že všechny řádky faktury jsou v e-faktuře správně. To je relevantní zejména pro organizace s komplexními fakturami nebo přísnými požadavky na účetnictví na úrovni řádků.

IDR tato pole rozpoznává automaticky, bez potřeby šablony nebo tréninku pro každého dodavatele. Systém se učí z každé zpracované faktury a stává se stále lepším v rozpoznávání různých rozvržení faktur. Další pole mohou následovat na základě požadavků zákazníků.

Tip: pro rozpoznávání řádků je preferován born-digital PDF (vygenerovaný přímo ze systému) před skenovaným dokumentem. Při born-digital PDFs je text ostrý a struktura tabulek neporušená, což dělá rozpoznávání spolehlivějším.

Rozpoznávání řádků je standardní funkce zahrnutá v předplatném Professional.

• Platforma: zákazníci si sami zapínají nebo vypínají funkce IDR patřící k jejich předplatnému přes Moje prostředí (nastavení organizace). Žádná další nastavení nejsou potřeba; podpora to nemusí aktivovat.
• PSB: aktivace přes konfiguraci webhooku.
• U nižších předplatných lze rozpoznávání řádků zakoupit jako doplňkovou možnost.

Možnost validace řádků (100 % garance) je aktivovatelná samostatně a účtuje se zvlášť.

• Vysoký počet řádků: čím více řádků faktura obsahuje, tím větší je pravděpodobnost, že součet částek řádků nebude odpovídat celkové částce faktury bez DPH a řádky budou odmítnuty (rozpoznání neúspěšné). Faktury s velmi vysokým počtem řádků se doporučuje pokud možno vyhýbat.
• Zlepšování: zaznamenávejte zpětnou vazbu k neúspěšnému nebo částečnému rozpoznání do ticketů podpory (včetně příkladů). Zpětná vazba z ticketů slouží ke zlepšování modelu.

Rozpoznávání řádků se stává ještě silnějším v kombinaci s párováním řádků objednávek. Přitom se rozpoznané řádky faktury automaticky propojí s příslušnými řádky objednávky. Systém páruje na základě jedinečné jednotkové ceny, popisu nebo jediného řádku objednávky. Informace o objednávce se získávají přes rozhraní nebo archiv dříve odeslaných objednávek. To funguje jak u e-faktur, tak u PDF zpracovaných přes OCR, a výrazně zvyšuje míru straight-through processing (STP), protože faktury odpovídající objednávce se mohou plně automaticky schválit.

Chcete aktivovat rozpoznávání řádků pro Vaši organizaci? Kontaktujte podporu a prodiskutujte možnosti.