Přes platformu eConnect vytvoříte e-fakturu v několika krocích a odešlete ji přes síť Peppol. Platforma automaticky ověří, zda je příjemce registrován v síti Peppol, a zvolí nejlepší cestu doručení.

V hlavním menu klikněte na Vytvořit fakturu. Otevře se formulář faktury se dvěma záložkami: Dokument (údaje faktury) a Přílohy.

• Dodavatel: Vaše organizace. Toto pole se vyplní automaticky na základě organizace, pro kterou fakturu vytváříte. Pokud je pole prázdné nebo organizace není na seznamu, zkontrolujte členství pod Moje organizace a aktivaci, viz Pole Dodavatel je prázdné.
• Odběratel (příjemce): vyhledejte podle IČO, názvu společnosti nebo OIN přes Vyhledávání organizace. Platforma automaticky prohledává databázi obchodního rejstříku pro získání správných údajů.
• Číslo faktury: generuje se automaticky, pokud máte nastavené automatické číslování. Jinak zadejte číslo ručně.
• Datum faktury: standardně dnešní datum, ale je možné ho změnit.
• Typ faktury: zvolte typ faktury z rozbalovacího seznamu. Standardně jde o běžnou fakturu. Pro dobropis zvolte "Opravná faktura", viz Odeslání opravné faktury.
• Řádky faktury: přidejte jeden nebo více řádků s popisem, množstvím, jednotkovou cenou a sazbou DPH. Dostupné sazby DPH se dynamicky sestavují na základě země dodavatele a země zákazníka. Je-li zákazník v jiné zemi EU, automaticky se zobrazí možnost "Osvobozeno od DPH při dodání v rámci EU"; je-li zákazník mimo EU, zobrazí se možnost "Export".

Formulář faktury obsahuje několik volitelných polí, která můžete vyplnit podle požadavků příjemce:

• Číslo objednávky: nákupní číslo objednávky příjemce. Mnoho velkých společností a vládních organizací vyžaduje, aby číslo objednávky bylo uvedeno na faktuře. Bez čísla objednávky bývá faktura někdy automaticky zamítnuta.
• Datum dodání: datum, kdy byly zboží nebo služby dodány, pokud se liší od data faktury.
• Číslo projektu: reference na projekt, pro který je faktura vystavena. Užitečné při fakturaci podle projektů.
• Číslo smlouvy: odkaz na příslušnou smlouvu.
• Poznámka k faktuře: volné textové pole pro doplňující informace na faktuře, viditelné pro příjemce.
• Datum začátku / Datum ukončení: období služby, na které se faktura vztahuje. Použijte při opakujících se službách nebo předplatném.
• Reference odběratele: reference, kterou příjemce rozpozná, například nákladové středisko nebo oddělení. Při fakturaci nizozemské vládní organizaci je toto pole klíčové, uveďte zde směrovací kód, který organizace vyžaduje.

Tip: fakturujete velké společnosti nebo vládní organizaci? Vždy se zeptejte, jaká referenční pole vyžadují. Faktura s chybějícím číslem objednávky nebo směrovacím kódem bývá často automaticky zamítnuta.

Přes odkaz Přidat detaily dodání můžete uvést konkrétní informace o doručení, jako například dodací adresu odlišnou od fakturační adresy. Toto je relevantní především při fyzických dodávkách nebo při fakturaci jiné pobočce.

Na záložce Přílohy přidáte k faktuře další soubory:

• Podporované formáty: PDF a obrázky (.png, .jpeg)
• Dokumenty Office nejsou podporovány. Nejprve je exportujte do PDF
• Přílohy se odesílají při doručení přes Peppol i při záložním doručení e-mailem

Před odesláním můžete fakturu zkontrolovat:

• Logo společnosti: pokud jste nastavili logo v nastavení organizace, automaticky se zobrazí v PDF zobrazení.
• Náhled PDF: podívejte se, jak bude faktura vypadat pro příjemce, kliknutím na Náhled.
• Interní komentáře: přidejte poznámku viditelnou pro všechny uživatele s přístupem k dokumentu.

Ve spodní části formuláře najdete tři tlačítka:

• Uložit: uložte fakturu jako koncept bez odeslání
• Odeslat: odešlete fakturu okamžitě
• Sdílet: sdílejte fakturu s kolegou nebo partnerem ke kontrole bez odeslání. Praktické, pokud má fakturu před odesláním zkontrolovat někdo jiný.

Klikněte na Odeslat pro odeslání faktury. Platforma automaticky zvolí nejlepší kanál doručení:

1. Peppol (externí síť): primární a doporučená cesta. Faktura se doručí příjemci jako e-faktura.
2. Naše síť (platforma eConnect): pokud odesílatel i příjemce používají platformu eConnect.
3. Záložní e-mail: pokud příjemce není dostupný přes Peppol ani přes platformu. Zákazník obdrží e-mail s odkazem na dokument na platformě; příjemce si tam může stáhnout PDF a/nebo XML v požadovaném formátu. Pokud to nevyhovuje vašim potřebám, kontaktujte náš obchodní tým a probereme dostupné možnosti.

Po odeslání se faktura zobrazí ve Vaší Odeslané poště s přehledem stavu.

Každá odeslaná faktura prochází několika stavy:

Při selhaném doručení můžete fakturu odeslat znovu. Přitom máte možnost opravit Peppol EndpointID příjemce, pokud to bylo příčinou problému.

Faktura musí splňovat zákonné požadavky. Platforma automaticky validuje nejdůležitější body, ale dbejte i na následující:

• Vždy vyplňte kompletní adresu dodavatele i odběratele.
• Použijte správné identifikační číslo DPH a IČO.
• Uveďte jasný popis dodaného zboží nebo služeb.
• Při fakturaci vládním organizacím: vždy použijte OIN (20 číslic včetně úvodních nul).

Fakturu nemusíte dokončit najednou. Klikněte na Uložit jako koncept a pokračujte později. Koncepty faktur jsou také praktické jako opakovaně použitelná šablona: otevřete předchozí koncept a upravte údaje pro novou fakturu.

Chcete faktury odesílat automaticky z Vašeho účetního softwaru? Podívejte se na integrace.