Email Receiver (také Důvěryhodný odesílatel) je aplikace na platformě eConnect, kterou přijímáte a zpracováváte faktury e-mailem, v rámci Scan & Herken. Nastavíte důvěryhodnou e-mailovou adresu nebo doménu a faktury odeslané z této adresy se zpracují automaticky.

Pozor: Email Receiver je aplikace (v Aplikacích v menu platformy), ne spojení. Chcete-li přijaté faktury automaticky přeposílat na e-mailovou adresu, použijte Email connector. Patří k Spojením. Viz Klíče připojení: Email connector, přeposlání přijatých faktur.

Mnoho softwarových balíků používá Email Receiver jako hlavní způsob napojení na eConnect. Platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu na organizaci. Software odešle faktury jako přílohu na tuto adresu a platforma je dále zpracuje podle nastaveného typu dokumentu.

Při vytvoření Email Receiver platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu. Tuto adresu předáte dodavateli softwaru nebo ji zadáte v balíku. Jakmile software odešle fakturu jako přílohu na tuto adresu, platforma fakturu zpracuje automaticky. Faktury XML se zpracují přímo. Faktury PDF se konverzí IDR převedou do formátu e-faktury (UBL).

Jaké zpracování proběhne, závisí na typu dokumentu: koncept faktury, prodejní faktura nebo nákupní faktura.

Příchozí e-mail dodavatele nejdřív dorazí do Email Receiver. Tam proběhne klasifikace, kontrola důvěryhodného odesílatele a přiřazení typu dokumentu. Potom se tok rozdělí: faktura ke zpracování, připojení specifikace, nebo ignorování loga a obchodních podmínek. Každý dodavatel dostane jedinečnou adresu na trust.econnect.eu.

Při vytvoření Email Receiver zvolíte typ dokumentu. Určuje, jak se přijatá faktura zpracuje.

Faktura se na platformě připraví jako koncept. Fakturu můžete zkontrolovat a pak ji ručně odeslat příjemci přes Peppol. Pokud zapnete automatické odeslání XML (auto-send), platné faktury XML se odešlou bez ručního zásahu.

Faktura jde přímo do archivu k administrativnímu zpracování. Hodí se, když je faktura už konečná a před archivací nepotřebuje další kontrolu.

Faktura se příjemci doručí jako nákupní faktura. Pokud už faktura přichází jako UBL, konverze se přeskočí. U faktury PDF proběhne konverze IDR do formátu e-faktury.

Navigace pro nové zákazníky: po registraci se dostanete do zobrazení prostředí / správy účtu. Email Receiver tam není přímo vidět. V menu klikněte na Aplikace → E-mailový příjemce (Email Receiver) a otevřete přehled. V Vše uvidíte automaticky vytvořenou přijímací e-mailovou adresu organizace.

1. Přihlaste se na platform.econnect.eu.
2. Přejděte do aplikace Email Receiver (v Aplikacích v levém menu).
3. Klikněte na Nový odesílatel (oranžové tlačítko s plusem).
4. Nastavte pole:
   • Organizace: vyberte organizaci, pro kterou chcete faktury zpracovávat.
   • Typ faktury: zvolte Koncept faktury, Prodejní fakturu nebo Nákupní fakturu.
   • Typ whitelistu: zadejte e-mailovou adresu nebo doménu odesílatele, který smí posílat. Na jeden Email Receiver lze whitelistovat jednu doménu nebo jednu e-mailovou adresu.
   • Kontaktní e-mailová adresa: adresa, kam se posílají oznámení o zamítnutí.
5. Klikněte na Uložit. Platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu pro toto spojení.
6. Aktivujte důvěryhodného odesílatele. Dva způsoby: ručně změňte stav na "Aktivní", nebo odešlete odesílateli pozvánku. Při pozvánce dostane odesílatel e-mail s vysvětlením vygenerované adresy. Při prvním použití se Email Receiver aktivuje automaticky.
7. Předajte vygenerovanou adresu dodavateli softwaru nebo ji zadejte v balíku.

Má organizace přijímat faktury z více domén? Vytvořte pro každou doménu samostatnou adresu Email Receiver.

• Oznámení při příjmu: dostanete e-mail, když byla faktura odeslána a zpracována.
• Požadavek SSL/TLS: zpracovávat jen e-maily odeslané zabezpečeným spojením.
• Automatické odeslání XML (auto-send): platné faktury XML se odešlou bez ruční kontroly. Vyžaduje zapnuté SSL/TLS a platné XML.
• Povolené typy dokumentů: určete, zda přijímáte jen e-faktury (XML), jen digitální faktury (PDF), nebo obojí.
• Rozpoznání dodavatele: nastavte, podle kterého e-mailového pole se dodavatel rozpozná. Výchozí je adresa odesílatele. U aliasů nebo přeposílání můžete zvolit jiné pole (například Reply-To). Rozpoznaná adresa se předává i v XML doručeném do účetního systému.
• Konverze pro více organizací (Conversion for multiple organizations): detekce administrace / multiparty konverze. IDR automaticky určí, pro kterou administraci ve stejném účtu je faktura PDF určena, i když přišla přes email receiver jiné organizace. Vyžaduje alespoň Professional (zvlášť ve smlouvě), volbu feature pack Allow multi party for IDR conversion (záložka IDR Features) a volbu na email receiver. Po zapnutí vznikne skupina IDR (skupina administrací) s organizacemi účtu. Výchozí je organizace email receiver. Při lepší shodě systém umístí fakturu na jinou administraci. Při pochybnosti zůstane výchozí hodnota. Fáze platformy směruje podle Invoice/AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID a je rozhodující při obohacení XML (mimo jiné DIČ a název organizace). Fiktivní Leitweg-ID v CompanyID (Německo) může shodu pokazit, pak zůstane výchozí organizace. Podrobnosti: E-mailový příjemce.

Pozor: konečná faktura ze softwaru se po přijetí jako koncept faktury na platformě eConnect už nesmí měnit v dlužníkovi a řádcích faktury. Zkontrolujte jen správnost faktury a pak ji odešlete.

Vadný nebo neaktivní Email Receiver není nutné opravit vytvořením nového. Často Důvěryhodný odesílatel ještě není aktivní nebo je špatně nastavený. Při "e-mail nepřijat" zkontrolujte nejdřív:

1. Adresa převzata správně. Zkontrolujte překlepy ve vygenerované adrese …@trust.econnect.eu, kterou jste předali softwaru.
2. Stav Email Receiver Aktivní. Pokud je Důvěryhodný odesílatel ještě ve stavu "Vytvořeno jako koncept", Email Receiver ještě není aktivní a nelze ho použít. Odesílatel pak dostane bounce (pokud není nastaven jiný aktivní Email Receiver s jinou kontaktní adresou).
3. Správný whitelist. Zkontrolujte, že e-mailová adresa nebo doména odesílatele je ve whitelistu Email Receiver nastavena správně.
4. Správně zvolený typ dokumentu. Při špatném typu dokumentu se faktury zpracují chybně. Příklad: Důvěryhodný odesílatel vytvořený s typem Nákupní faktura zpracuje faktury jako nákupní fakturu místo konceptu. Nový Email Receiver s typem Koncept faktury mohl být dočasné řešení, ale raději opravte typ dokumentu na stávajícím Email Receiver.

Je faktura po přijetí přes Email Receiver viditelná na platformě, ale (ještě) ne v UBW/Agresso, Unit4 nebo jiném připojeném balíku? Nejdřív rozlište dočasné zpoždění dávky nebo předání od trvale chybějícího předání: viz Řešení problémů ERP.

Když se faktury posílají e-mailem příjemcům, kteří nejsou v Peppol, účet zákazníka určuje, které dokumenty se přiloží v e-mailovém záložním odeslání. Chcete, aby se dokumenty přikládaly? Kontaktujte nás kvůli možnostem a případným nákladům.

Doporučené alternativy pro příjemce mimo Peppol:

• Registrace příjemce v Peppol: nejspolehlivější cesta. Faktury pak jdou přes Peppol místo e-mailu.
• Účet na platformě: příjemce si založí účet a použije Email connector (Spojení), aby se přijaté faktury automaticky přeposílaly. Viz Klíče připojení: Email connector.

Při zamítnutí pošle Email Receiver chybové hlášení na kontaktní e-mailovou adresu tohoto receiveru. Toto pole není výpadková e-mailová adresa. Kam jdou notifikace receiveru a jak sami změníte výpadkovou adresu: viz Výpadková e-mailová adresa (fallback).

Neplatné nebo nerozpoznané XML se zamítne a neobjeví se jako zpracovaná faktura na platformě. Blokace whitelistu je samostatná cesta (odesílatel není povolen). To, že je odesílatel na whitelistu, nevylučuje zamítnutí XML.

• Žádné zpracovatelné přílohy: v e-mailu nebyly rozpoznány soubory faktury.
• Blokace whitelistu: odesílatel není na whitelistu. Nezpracuje se žádný soubor.
• Chyba SSL/TLS: e-mail nebyl odeslán zabezpečeným spojením a nezpracuje se.
• Neplatné nebo nerozpoznané XML: hlášení s pokyny k platnosti UBL a kódování UTF-8. Pokud e-mail vedle XML obsahuje i PDF, PDF se zpracuje. Hlášení k zamítnutému XML v tom případě nelze potlačit, dokud se PDF zpracovává.
• Chyba validace UBL u přílohy XML (například BR-CO-18 / BR-Z-01 / BR-Z-05 Zero rated / nulová sazba): zamítnutí se týká jen přiloženého XML. Pokud stejný e-mail obsahuje i PDF, toto PDF se zpracuje normálně a zamítnuté XML vygeneruje hlášení ("Zpracování není možné" / "Fakturu UBL v příloze se nepodařilo zpracovat").

Tip při trvalém zasílání XML a PDF: pokud dodavatel vždy posílá XML i PDF, ale chcete jen PDF, jsou dvě cesty: (1) dodavatel opraví XML nebo přílohu XML vynechá (vynechejte XML); (2) support může Email Receiver nastavit jen na digitální faktury (PDF). U cesty 2 se XML už nenabízí k validaci a související hlášení zmizí. Jde o změnu konfigurace supportem na žádost zákazníka.

Email Receiver klasifikuje přílohy příchozího e-mailu a určí, který dokument je faktura a který příloha. eConnect kontroluje každý odeslaný dokument zvlášť na stav příloha/faktura. Dokumenty se slučují v pořadí odeslání: první dokument se stane první stranou faktury, i když je to příloha. Jakmile je soubor rozpoznán jako příloha, všechny následující soubory ve stejném e-mailu se také berou jako příloha.

Při odeslání více souborů PDF:

• Jeden soubor rozpoznán jako faktura, ostatní jsou jiné typy dokumentů. Ostatní dokumenty ve stejném e-mailu se berou jako příloha a standardně se přidají k faktuře. Představte si škodní list, dodací list nebo specifikaci vedle skutečného PDF faktury: oba dokumenty můžete nazvat "faktura", ale pokud Detect jeden nerozpozná jako fakturu, nejde o chybu rozdělení, ale o očekávané chování. Nefakturový dokument se stane přílohou rozpoznané faktury. Nejste si jisti, zda je druhý dokument přece jen faktura (číslo faktury, DPH, částka k úhradě, dodavatel/příjemce)? Vyžádejte původní PDF přílohy a XML ze složky Doručená pošta k prověření.
• Více příloh rozpoznáno jako faktura. Každé PDF faktury se zpracuje samostatně (samostatné faktury). Systém automaticky nepřipojí ostatní přílohy ke konkrétní faktuře ve stejném e-mailu. V případě pochybnosti pošlete 1 fakturu na e-mail.

Logika sloučení s XML a bez XML v e-mailu: pokud e-mail neobsahuje XML, platí výše uvedená logika podle klasifikace Detect (jedno prohlášení nebo faktura, přílohy se přidají; dvě nebo více prohlášení nebo faktur, vše se zpracuje zvlášť). Pokud e-mail obsahuje platnou fakturu XML, platí jiné pravidlo: PDF s přesně stejným názvem souboru jako XML se k tomuto XML přidá. Ostatní přílohy se klasifikují přes Detect a případně zpracují zvlášť. Při dvou nebo více platných XML ve stejném e-mailu se příloha s přesně stejným názvem přidá k příslušnému XML. Ostatní soubory se zpracují zvlášť.

Pokud Detect chybně rozpozná volné PDF přehledu nebo specifikace jako fakturu, vedle skutečné faktury vznikne další faktura. Viz Více PDF příloh v jednom e-mailu, jak tomu předejít.

Příloha Excel/ODS/CSV vedle faktury PDF: příloha Excel neblokuje zpracování faktury PDF, pokud je soubor v podporovaném formátu a není větší než 5 MB. Chování podle scénáře:

• Podporovaný formát a ne větší než 5 MB (.xlsx, .ods, .csv): soubor se přidá k faktuře jako sekundární příloha (neodesílá se do IDR). Faktura PDF se zpracuje normálně.
• Podporovaný formát a větší než 5 MB: celý e-mail se odmítne bounce e-mailem.
• Nepodporovaný formát (.xls, .doc, .docx): zpracování není možné.

Podporované typy MIME: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nepodporované: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls).

Otočení stránky: stránky se neotáčejí automaticky. Zákazník odpovídá za správnou orientaci při dodání.

Velké přílohy: velmi velká příloha se zmenší, aby PDF zůstalo použitelné.

Sloučení příloh: platforma umí sloučit všechny přílohy e-faktury do jednoho PDF.

Generování PDF z XML: existuje volba automaticky vygenerovat PDF z faktury XML. Lze ji kombinovat se sloučením a nastavit na: vždy, nikdy, nebo jen pokud PDF ještě neexistuje.

Dodané PDF beze změny: eConnect zajišťuje jen překlad/zpracování a samotný dodaný soubor PDF nemění (PDF lze přesto vygenerovat).

Dostane odesílatel bounce nebo oznámení, že dokument je "příloha nebo specifikace", zatímco související faktura ze stejného e-mailu byla zpracována? Stejné hlášení se objeví i jako "Typ dokumentu je nesprávný" nebo "Nabízený soubor (Nákupní faktura) nelze zpracovat, protože typ dokumentu je nesprávný". Anglický předmět stejného hlášení je "This is an attachment/specification". Bounce se může týkat i vloženého obrázku (image012.png) nebo přehledu faktur v přeposlaném e-mailu. Není to rozpor. Jsou to dva samostatné výsledky v jednom e-mailu.

1. Hlášení je oddělené od stavu faktury. Neříká nic o tom, zda samotná faktura selhala. Stav faktury zkontrolujte zvlášť ve složce Doručená pošta.
2. Falešně pozitivní start úlohy konverze. PDF nebo obrázek s dostatečným signálem faktury (například slovo "Faktura" s číslem) spustí vlastní úlohu konverze. Pokud tento dokument není faktura, bounce na tento dokument je správný, nezávisle na skutečné faktuře ve stejném e-mailu.
3. Žádné pozdní znovupřipojení. Jakmile se pro přílohu spustí úloha konverze, tato příloha se později k faktuře nepřipojí.
4. Samostatné úlohy konverze nelze sloučit. Více souborů, které začaly jako faktura, zůstane samostatnými úlohami. Později je nelze sloučit.

Produktová roadmapa: strukturální zlepšení klasifikace "u dveří" je plánováno v budoucí verzi PSB Email Receiver (horizont přibližně 12 měsíců od září 2026). Do té doby platí popsané chování.

Zákazníci s Microsoft 365 / Exchange mohou přeposílat fakturační e-maily z vlastních adres (například faktury@zakaznik.cz) do Email Receiver bez toho, aby koncoví uživatelé dostali další práva ke schránce. Jde o přeposílání na straně zákazníka na přijímací adresu eConnect. Není to spojení Office 365, při kterém PSB čte schránku přes Graph/OAuth.

Vzor: poštovní kontakt + distribuční skupina (zachová původního odesílatele):

1. Vytvořte na platformě adresu Email Receiver a nastavte stav na Aktivní.
2. V centru pro správu Exchange vytvořte poštovní kontakt, jehož externí adresa je adresa Email Receiver platformy.
3. Vytvořte distribuční skupinu se zákaznickou fakturační adresou. Člen = poštovní kontakt. Volitelně: další alias na stejné skupině.
4. Otestujte příjem na platformě.

U jedné obecné fakturační adresy je receiver často na whitelistu Přijmout vše (ne u Konceptu faktury). Pokud Exchange blokuje externí přeposílání, zvolte spojení schránky Office 365. Zabraňte smyčkám: nepřeposílejte e-maily z domén everbinding.nl ani econnect.eu.

Viz také E-mailový příjemce pro cestu v rozhraní platformy.

Chcete vědět, jaké metody integrace jsou pro váš software k dispozici? Zobrazit přehled metod integrace.