Email Receiver (také známý jako Důvěryhodný odesílatel) je funkce platformy eConnect, která umožňuje přijímat a zpracovávat faktury e-mailem, jako součást Skenovat a rozpoznat. Nastavíte důvěryhodnou e-mailovou adresu nebo doménu a faktury odeslané z této adresy se zpracují automaticky.

Mnoho softwarových balíčků používá Email Receiver jako primární metodu propojení s eConnect. Platforma generuje jedinečnou e-mailovou adresu pro každou organizaci. Váš software odesílá faktury jako přílohu na tuto adresu a platforma je dále zpracuje podle nastaveného typu dokumentu.

Při vytvoření Email Receiver platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu. Tuto adresu předáte dodavateli softwaru nebo ji zadáte ve svém balíčku. Jakmile software odešle fakturu jako přílohu na tuto adresu, platforma fakturu zpracuje automaticky. XML faktury se zpracují přímo; PDF faktury se převedou do formátu e-faktury (UBL) přes konverzi IDR.

Zpracování závisí na typu dokumentu, který jste nastavili: koncept faktury, prodejní faktura nebo nákupní faktura.

Při vytváření Email Receiver zvolíte typ dokumentu. Ten určuje, jak se přijatá faktura zpracuje.

Faktura se připraví jako koncept na platformě. Můžete fakturu zkontrolovat a poté ji ručně odeslat příjemci přes Peppol. Pokud zapnete možnost automatického odesílání XML (auto-send), platné XML faktury se odešlou automaticky bez ručního zásahu.

Faktura jde přímo do archivu pro administrativní zpracování. To je vhodné, když je faktura již finální a před archivací nepotřebuje další kontrolu.

Faktura se doručí jako nákupní faktura příjemci. Pokud je faktura již dodána jako UBL, konverze se přeskočí. U PDF faktur probíhá konverze IDR do formátu e-faktury.

Navigace pro nové zákazníky: po registraci se ocitnete v zobrazení správy prostředí/účtu. Email Receiver tam není přímo viditelný. V nabídce klikněte na Apps → E-mailový příjemce (Email Receiver) a otevřete přehled. Pod Vše uvidíte automaticky vytvořenou e-mailovou adresu příjemce vaší organizace.

1. Přihlaste se na platform.econnect.eu.
2. Přejděte do aplikace Email Receiver (pod Apps v levém menu).
3. Klikněte na Nový odesílatel (oranžové tlačítko s ikonou plus).
4. Nastavte následující pole:
   • Organizace: vyberte organizaci, pro kterou chcete zpracovávat faktury.
   • Typ faktury: zvolte Koncept faktury, Prodejní faktura nebo Nákupní faktura.
   • Typ whitelist: zadejte e-mailovou adresu nebo doménu odesílatele, který smí odesílat. Na jeden Email Receiver lze na whitelist přidat jednu doménu nebo e-mailovou adresu.
   • Kontaktní e-mailová adresa: adresa, na kterou se odesílají oznámení o zamítnutí.
5. Klikněte na Uložit. Platforma vygeneruje jedinečnou e-mailovou adresu pro toto připojení.
6. Aktivujte důvěryhodného odesílatele. Lze to udělat dvěma způsoby: ručně změňte stav na "Aktivní", nebo odešlete pozvánku odesílateli. Při pozvánce odesílatel obdrží e-mail s pokyny k vygenerované adrese. Při prvním použití se Email Receiver aktivuje automaticky.
7. Předáte vygenerovanou e-mailovou adresu dodavateli softwaru nebo ji zadejte ve svém balíčku.

Pokud má organizace přijímat faktury z více domén, vytvořte pro každou doménu samostatnou adresu Email Receiver.

• Oznámení při přijetí: obdržíte e-mail, když byla faktura odeslána a zpracována.
• Požadavek SSL/TLS: zpracovávat pouze e-maily odeslané přes zabezpečené připojení.
• Automatické odesílání XML (auto-send): platné XML faktury se odesílají automaticky bez ruční kontroly. Vyžaduje zapnuté SSL/TLS a platné XML.
• Povolené typy dokumentů: určete, zda přijímáte pouze e-faktury (XML), pouze digitální faktury (PDF), nebo obojí.
• Rozpoznání dodavatele: nastavte, podle kterého e-mailového pole se dodavatel rozpoznává. Výchozí je adresa odesílatele, ale u aliasů nebo přeposílání můžete zvolit jiné pole (například Reply-To). Rozpoznaná adresa se také předává v XML doručeném do účetního systému.
• Conversion for multiple organizations (konverze pro vice organizaci): detekce administrace / multiparty konverze. IDR automaticky urci, pro kterou administraci ve stejném uctu je urcena PDF faktura -- i kdyz byla odeslana pres e-mailovy prijimac jine organizace. Vyzaduje minimalne Professional (samostatne ve smlouve), volbu feature packu Allow multi party for IDR conversion (karta IDR Features) a volbu na e-mailovem prijimaci. Vychozi je organizace e-mailoveho prijimace; pri lepsi shode system umisti fakturu na jinou administraci. Pri pochybnostech zustava vychozi.

Poznámka: finální faktura z vašeho softwaru se po přijetí jako koncept faktury na platformě eConnect již nesmí upravovat z hlediska dlužníka a řádků faktury. Zkontrolujte pouze správnost faktury a poté ji odešlete.

Vadný nebo neaktivní Email Receiver nemusí nutně opravovat vytvořením nového Email Receiver. Často ještě není důvěryhodný odesílatel aktivní nebo je špatně nakonfigurován. Když faktury „nejsou přijaty“, zkontrolujte nejprve tyto body:

1. E-mailová adresa správně zkopírována — zkontrolujte překlepy ve vygenerované adrese …@trust.econnect.eu, kterou jste předali softwarovému balíčku.
2. Stav Email Receiver Aktivní — pokud je důvěryhodný odesílatel stále ve stavu „Vytvořen koncept“, Email Receiver ještě není aktivní a nelze jej použít. V tom případě odesílatel dostane bounce (pokud není nakonfigurován jiný aktivní Email Receiver s jinou kontaktní adresou).
3. Správný whitelist — zkontrolujte, že e-mailová adresa nebo doména odesílatele je správně nastavena ve whitelistu Email Receiver.
4. Správně zvolený typ dokumentu — při špatném typu dokumentu se faktury zpracují nesprávně. Příklad: důvěryhodný odesílatel vytvořený s typem Nákupní faktura zpracuje faktury jako nákupní místo konceptů. Vytvoření nového Email Receiver s typem Koncept faktury mohlo být zvoleno jako dočasné řešení, ale nejlépe opravte typ dokumentu na stávajícím Email Receiver.

Příklad interního bounce logu pro neaktivní Email Receiver: #11.INFO [...]: Bounce (bounce-id: ...) was sent to [invoicing@mailer.twinfield.com] successfully.

Kromě Email Receiver nabízí eConnect také Rychlé propojení přes e-mailový konektor. Jde o integraci založenou na připojovacích klíčích, která se rychle nastaví přes UI Rychlé propojení na platformě. Poznámka: ačkoli název „e-mailový konektor“ zní jako odesílání e-mailem, funguje přes připojovací klíče, ne přes odeslané e-maily.

Následující balíčky jsou dostupné přes Rychlé propojení (e-mailový konektor):

Kromě standardního e-mailového konektoru existují varianty, které přijatý dokument transformují do konkrétního formátu (vždy SI 2.0, vždy BIS v3, vždy SI 1.2 nebo vždy SALES005 Faktura). Nastavení je stejné jako u standardního e-mailového konektoru; eConnect zajistí doručení ve zvoleném formátu.

Jako příjemce můžete vytvořit e-mailový konektor, aby faktury přijaté eConnect byly automaticky přeposílány na zadanou e-mailovou adresu. Ve výchozím nastavení se přikládá pouze XML -- žádné PDF ani jiné přílohy. Toto chování řídí parametr excludeAdditionalAttachments:

• excludeAdditionalAttachments=true (výchozí): další přílohy jako PDF se nepřikládají.
• excludeAdditionalAttachments=false: přikládá se i PDF a případné další přílohy.

U standardního e-mailového konektoru (Collabrr auto-hook) je tento parametr nastaven na true. Pokud chcete dostávat i PDF, může to změnit pouze technická podpora.

Poznámka po úpravě technickou podporou: pokud jako zákazník poté sami upravíte e-mailový konektor, tato změna automaticky přepsáše opravu technické podpory. PDF se pak znovu potlačí a přestává se přikládat. Neupravujte konektor sami po této opravě.

Pokud používáte mailhook v PSB a konektor si nastavujete sami, můžete tento parametr nastavit sami -- jde o samostatnou, nezávislou self-service cestu.

Toto přeposílání je vhodná alternativa pro příjemce, který (ještě) není v Peppol, ale chce automaticky získat data faktury nebo dokument PDF.

Když se faktury odesílají e-mailem příjemcům mimo Peppol, platí dva samostatné mechanismy:

Oznamovací e-mail „Přijata nová faktura“ (pro příjemce na platformě) neobsahuje přílohy -- ani XML, ani PDF. Jde pouze o oznámení; dokument zůstává na platformě. Příjemce může toto oznámení vypnout ve vlastním uživatelském profilu (viz Oznámení a upozornění).

Dokumenty v odesílacím e-mailu nastavuje pro každý zákaznický účet pracovník podpory. Volba určuje, které dokumenty se při odeslání přiloží do e-mailu:

• Pouze XML
• Pouze primární PDF (pokud je k dispozici)
• XML i primární PDF (pokud je PDF k dispozici)

Zda možnost přiložení PDF znamená dodatečné náklady, určuje Sales; projednejte to s týmem Sales.

Doporučené alternativy pro příjemce mimo Peppol:

• Registrace příjemce v Peppol -- nejrobustnější cesta; faktury pak jdou přes Peppol místo e-mailem.
• Účet na platformě -- příjemce si vytvoří účet a použije e-mailový konektor k automatickému přeposílání přijatých faktur.

Při zamítnutí Email Receiver odešle chybové hlášení na nastavenou kontaktní e-mailovou adresu:

• Žádné zpracovatelné přílohy: v e-mailu nebyly rozpoznány soubory faktur.
• Blokace whitelist: odesílatel není na whitelistu; žádný soubor se nezpracuje.
• Chyba SSL/TLS: e-mail nebyl odeslán přes zabezpečené připojení a nezpracuje se.
• Neplatné nebo nerozpoznané XML: chybové hlášení s pokyny k platnosti UBL a kódování UTF-8. Pokud e-mail obsahuje vedle XML také PDF, PDF se přesto zpracuje. Hlášení pro zamítnuté XML v tom případě nelze potlačit, dokud se PDF zpracovává.

Tip při strukturovaném odesílání XML a PDF: pokud dodavatel vždy odesílá XML i PDF, ale požadováno je pouze PDF, podpora může nastavit Email Receiver pouze na digitální faktury (PDF). XML se pak již nenabízí k validaci a související chybové hlášení zmizí. Jde o změnu konfigurace podporou na žádost zákazníka.

Email Receiver klasifikuje přílohy v příchozím e-mailu a určuje, který dokument se bere jako faktura a který jako příloha. eConnect kontroluje každý odeslaný dokument jednotlivě na stav příloha/faktura. Dokumenty se slučují v pořadí odeslání: první dokument se stane první stránkou faktury, i když je to příloha. Jakmile je soubor rozpoznán jako příloha, všechny následující soubory ve stejném e-mailu se také berou jako přílohy.

Při odeslání více souborů PDF:

• Jeden soubor rozpoznán jako faktura, ostatní jsou jiné typy dokumentů — ostatní dokumenty ve stejném e-mailu se berou jako přílohy a ve výchozím nastavení se přidají k faktuře. Například škodní hlášení, dodací list nebo specifikace vedle skutečné faktury PDF: obě dokumenty můžete pojmenovat "faktura", ale pokud Detect jeden z nich nerozpozná jako fakturu, nejde o chybu rozdělení, ale o očekávané chování — dokument, který není fakturou, se stane přílohou rozpozné faktury. Pochybujete, zda druhý dokument přece jen není fakturou (číslo faktury, DPH, částka k úhradě, dodavatel/příjemce přítomni)? Vyžádejte si původní PDF přílohy a XML z došlé pošty k prověření.
• Více příloh rozpoznáno jako faktura — každé PDF faktury se zpracuje jednotlivě (samostatné faktury). Systém automaticky nepřiřazuje ostatní přílohy ke konkrétní faktuře ve stejném e-mailu. V případě pochybností pošlete 1 fakturu na e-mail.

Příloha Excel/ODS/CSV vedle PDF faktury: přítomnost přílohy Excel neblokuje zpracování PDF faktury, pokud je soubor v podporovaném formátu a není větší než 5 MB. Chování podle scénáře:

• Podporovaný formát + ne větší než 5 MB (.xlsx, .ods, .csv) -- soubor se přidá jako sekundární příloha k faktuře (neodesílá se do IDR); PDF faktura se zpracuje normálně.
• Podporovaný formát + větší než 5 MB -- celý e-mail se odmítne s bounce e-mailem.
• Nepodporovaný formát (.xls, .doc, .docx) -- zpracování není možné.

Podporované MIME typy: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet (.xlsx), application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet (.ods), text/csv (.csv). Nepodporované: application/msword (.doc), application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document (.docx), application/vnd.ms-excel (.xls). Implementováno přes EVCS-5805 a EVCS-5802.

Otočení stránek: stránky se automaticky neotáčejí. Za správnou orientaci při odeslání odpovídá zákazník.

Velké přílohy: velmi velká příloha se zmenší, aby PDF zůstalo zvládnutelné.

Sloučení příloh: platforma nabízí možnost sloučit všechny přílohy v e-faktuře do jednoho PDF.

Generovat PDF z XML: existuje možnost automaticky vygenerovat PDF z XML faktury. Lze to kombinovat s funkcí sloučení a nastavit na: vždy, nikdy, nebo pouze pokud PDF ještě neexistuje.

Odeslané PDF beze změny: eConnect zajišťuje pouze překlad/zpracování a samotný odeslaný PDF soubor nemění (PDF však může být vygenerováno).

Chcete vědět, které metody integrace jsou dostupné pro váš software? Podívejte se na přehled metod integrace.