Email prijímač (tiež nazývaný Email Receiver alebo Dôveryhodný odosielateľ) je jednou z najpoužívanejších aplikácií na platforme eConnect. Spravujete s ním, ktoré e-mailové adresy môžu zasielať faktúry do Vašej organizácie, konfigurujete, ako sa tieto faktúry spracúvajú, a môžete dokonca nechať faktúry automaticky odosielať cez Peppol. Aplikáciu otvoríte cez Email prijímač v bočnom menu, pod Aplikácie.

Každá organizácia vo Vašom prostredí dostane unikátnu e-mailovú adresu, na ktorú je možné zasielať faktúry. Túto adresu nájdete v bočnom paneli pod Všetko pri dôveryhodných odosielateľoch.

Po otvorení Email prijímača sa zobrazí dashboard s troma prehľadovými grafmi, ktoré ukazujú stav spracovania:

• Podľa statusu: koľko dokumentov bolo úspešne spracovaných, v spracovaní alebo neúspešných
• Podľa statusu za organizáciu: rovnaké rozdelenie podľa organizácie vo Vašom prostredí
• Podľa kontextu dokumentu: rozdelenie podľa typu dokumentu (došlá faktúra, predajná faktúra, vyúčtovanie)

Tieto grafy Vám na prvý pohľad ukážu, ako e-mailové spracovanie funguje.

Aplikácia Email prijímač má vlastnú navigačnú štruktúru v bočnom paneli:

• Dashboard: prehľad s grafmi spracovania
• Nový odosielateľ: pridanie nového dôveryhodného odosielateľa
• Dôveryhodní odosielatelia: všetci nakonfigurovaní odosielatelia, filtrovaní podľa statusu
  • Všetko, Koncepty, Pozvaní, Aktívni, Neaktívni
• Hľadať odosielateľov: rýchle vyhľadanie konkrétneho odosielateľa

Pod dashboard nájdete zoznam všetkých nakonfigurovaných e-mailových odosielateľov. Každý odosielateľ prechádza statusovým workflow:

Na zmenu statusu odosielateľa z Koncept na Aktívny kliknite na Aktualizovať status pri príslušnom odosielateľovi.

Tip: môžete pridať na whitelist konkrétnu e-mailovú adresu pre maximálnu bezpečnosť, alebo celú doménu (napr. @econnect.eu), ak očakávate faktúry z viacerých adries v rámci tejto domény.

Funkciou Hľadať odosielateľov rýchlo nájdete konkrétneho odosielateľa podľa e-mailovej adresy, domény alebo názvu organizácie. To je praktické, ak máte nakonfigurovaný veľký počet odosielateľov.

Pre každého odosielateľa môžete nakonfigurovať nasledujúce nastavenia:

Určte, aké typy súborov môže odosielateľ zasielať:

• Iba e-faktúry (XML): platforma validuje XML a spracuje ho priamo.
• Iba digitálne faktúry (PDF): platforma konvertuje PDF prostredníctvom IDR konverzie (Scan & Rozpoznávanie) na koncept e-faktúry.
• Oboje: platforma automaticky rozpozná, či ide o PDF alebo XML a použije správne spracovanie.

Ak je táto možnosť zapnutá, validné XML súbory sa automaticky odošlú cez Peppol príjemcovi bez akéhokoľvek zásahu. Nevalidné XML sa pripraví ako koncept faktúry na manuálnu kontrolu.

Toto je výkonná možnosť pre organizácie, ktoré faktúry z ich softvéru dodávajú ako UBL súbor e-mailom a chcú ich nechať odoslať bez zásahu.

Pre každého odosielateľa nastavte, či chcete dostávať potvrdenie:

• Pri úspešnom spracovaní: dostanete potvrdenie o doručení e-mailom.
• Pri chybových hláseniach: dostanete notifikáciu, ak spracovanie zlyhá.

Potvrdenie o doručení sa odosiela na kontaktnú e-mailovú adresu odosielateľa. Chcete potvrdenia o doručení vypnúť? Prejdite k dôveryhodnému odosielateľovi a zrušte zaškrtnutie pri Notifikácia príjmu e-mailom.

V nastaveniach odosielateľa je záložná e-mailová adresa (fallback). Notifikácie idú na túto adresu, ak nie je nastavený iný príjemca. Dostávate zrazu notifikácie na inú adresu (alebo vôbec)? Skontrolujte toto pole.

Alternatíva: začiarkavacie políčko Použiť e-mailovú adresu odosielateľa ako kontaktnú e-mailovú adresu. Ak je začiarknuté, notifikácie sa posielajú na e-mailovú adresu, z ktorej bola faktúra odoslaná (odosielateľ). Toto bolo predvolené správanie mnohých receiverov pred aktualizáciou.

Zmena:

1. Otvorte Email Receiver príslušnej organizácie (Apps > Email Receiver).
2. Upravte záložnú e-mailovú adresu, alebo aktivujte vyššie uvedené políčko.
3. Môžete to urobiť sami; podpora môže na požiadanie asistovať.

Rozsah pri viacerých organizáciách: Email Receiver je nastavený per organizácia. Zmena sa automaticky nevzťahuje na všetky firmy v skupine. Používate rovnakú adresu na viacerých organizáciách? Skontrolujte a nastavte ju samostatne pre každú organizáciu/receiver.

Nastavenie Vyplň e-mailovú adresu dodávateľa na základe určuje, ako platforma zistí adresu odosielateľa dodávateľa:

• Odosielateľ (From): štandardná adresa odosielateľa e-mailu (odporúčané pre väčšinu situácií).
• Reply-To: adresa reply-to. Praktické pre SaaS platformy ako Harvest alebo Moneybird, kde je adresa From generická adresa platformy.
• Accept All: akceptovať faktúry zo všetkých adries. Používajte iba v kombinácii s unikátnou adresou na zasielanie.

Môžete obmedziť, ktorá organizácia vo Vašom prostredí smie zasielať faktúry cez konkrétneho odosielateľa. To je praktické, ak máte vo Vašom prostredí viacero organizácií a chcete zabrániť, aby faktúry skončili pri nesprávnej organizácii.

Pre dodatočnú bezpečnosť môžete vyžadovať, aby prichádzajúce e-maily boli odosielané cez zabezpečené pripojenie (SSL/TLS). Tým zabránite prijímaniu nešifrovaných e-mailov.

Keď platforma vykoná systémovú akciu prostredníctvom Email Receiver (napríklad vytvorenie konceptu faktúry, zmena stavu workflow alebo aktualizácia faktúry), táto akcia sa priradí naposledy vymenovanému správcovi organizácie. Nemusí to byť prvý správca, ale používateľ, ktorý naposledy dostal rolu správcu.

Ak sa rola správcu tomuto používateľovi odoberie, vlastníctvo sa automaticky vráti predchádzajúcemu správcovi.

Tip: vidíte dokumenty priradené inému používateľovi, než ste očakávali? Skontrolujte, kto je naposledy vymenovaný správca organizácie. Platforma systémové akcie vždy priraďuje tomuto používateľovi.

Každý email prijímač môže mať na whiteliste jednu doménu. Potrebuje organizácia prijímať faktúry z viacerých domén? V takom prípade vytvorte pre každú doménu samostatnú adresu email receivera. Ide o zámerný dizajn, ktorý kombinuje flexibilitu a bezpečnosť.

S detekciou administracie (aj: multiparty konverzia) IDR automaticky urci, pre ktoru administraciu alebo organizaciu v ramci uctu je urcena prichadzajuca PDF faktura -- aj ked bola odoslana cez e-mailovy prijimac inej organizacie v tom istom ucte. Po konverzii sa dokument doruci do spravnej schranky. Pojmy administracia a organizacia sa tu pouzivaju zamenitelne; administracia nemusi nevyhnutne predstavovat organizaciu.

• Vyzaduje predplatne, v ktorom je funkcia povolena (minimalne Professional), a je osobitne uvedena v zmluve.
• Feature pack predplatneho, karta IDR Features, volba Allow multi party for IDR conversion.
• Na e-mailovom prijimaci: volba Conversion for multiple organizations. Multiparty konverziu podporuju len e-mailove prijimace s touto volbou zapnutou; ostatne funguju standardne.

Dolezite: nastavenie feature packu a pripadnu dalsiu konfiguraciu IDR vykonava eConnect. Kontaktujte obchod, aby multiparty spravne aktivovali. Kontaktujte nas obchodny tim.

Organizacia e-mailoveho prijimaca je predvolena. IDR navyse dostava udaje ostatnych administracii v tom istom ucte alebo prostredi. Pri lepsej zhode s inou administraciou sa faktura umiestni na tuto administraciu. Pri pochybnostiach zostava predvolena (organizacia e-mailoveho prijimaca).

Vyber prebieha v dvoch fazach: najprv IDR (rozpoznavanie dokumentov), potom samotna platforma.

Faza 1: rozpoznavanie IDR

1. Zhoda identifikatorov (najvyssia priorita): IDR hlada identifikatory ako IC DPH a registracne cisla. Pri presnej zhode sa tato organizacia vyberie ihned.
2. Makka zhoda: ak identifikator nie je najdeny, IDR kontroluje nazov organizacie, mesto a PSC. Pri presne jednej zhode je vyber automaticky. Pri viacerych zhodach ide dokument na Quality Control na rucne overenie.

Faza 2: smerovanie platformy

Po prijatí XML platforma kontroluje pole AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID (CompanyID). Ak hodnota zodpoveda organizacii na platforme, faktura sa tam umiestni. Bez zhody sa faktura vracia organizacii, ktora vlastni e-mailovy prijimac.

Do uvahy prichadzaju len organizacie, ktore su sucastou rovnakeho prostredia alebo uctu. Ked sa prijemca na fakture lisi od administracie platformy, ale zodpoveda inej administracii v prostredi, mozno customer party opravit. Ak ziadna administracia nezodpoveda, zostava customer party organizacia e-mailoveho prijimaca.

Tip: udrziavajte uplne identifikatory (IC DPH, registracne cislo) pre vsetky organizacie na ucte. Aktualizujte aj nazvy, adresy a PSC pre spolahlive parovanie.

Je faktura umiestnena u nespravnej organizacie vo vasom ucte, hoci IC DPH alebo registracne cislo na dokumente su spravne? Skontrolujte aj pole PartyLegalEntity/CompanyID a nazov organizacie na dokumente: faza platformy smeruje podla CompanyID, takze odlisny nazov alebo CompanyID moze aj tak viest k nespravnej (sesterskej) organizacii, aj ked je IC DPH spravne.

Ide o jednorazovu odchylku (napriklad neobvykly PDF layout)? Nahlaste to podpore ako spatnu vazbu ku konverzii. Vyskytuje sa ten isty problem strukturalne pri podobnych dokumentoch alebo variantoch nazvov sesterskych organizacii? Vtedy moze eConnect nastavit alias alebo napovedu na zlepsenie rozpoznavania; kontaktujte na to podporu.

• Oprava faktur odoslanych na nespravnu e-mailovu adresu v ramci uctu.
• Zakaznici, ktori chcu jednu e-mailovu adresu pre vsetky svoje organizacie (zakaznik musi vediet dodatočne opravit chybne priradene faktury).

Email Receiver nie je určený iba na prijímanie faktúr. S nastavením XML auto-send môžete Email Receiver použiť aj na odosielanie faktúr cez Peppol.

Funguje to takto: odošlete validný UBL XML faktúru e-mailom na adresu Email Receivera. Ak je XML auto-send zapnutý, platforma faktúru validuje a automaticky odošle cez Peppol príjemcovi.

Ide o jednoduchý spôsob odosielania faktúr cez Peppol bez priameho API prepojenia alebo softvérovej integrácie. Je to obzvlášť praktické pre organizácie, ktoré svoje faktúry exportujú ako XML z účtovného softvéru a chcú ich nechať odoslať bez zásahu.

Pozor: automaticky sa odošlú iba validné XML súbory. Nevalidné súbory sa uložia ako koncept faktúry, aby ste ich mohli manuálne opraviť a následne odoslať.

Pri spracovaní XML súborov BIS 3.0 cez Email prijímač existuje niekoľko bodov na zváženie:

• Dátum splatnosti (DueDate): pole cbc:DueDate sa v súčasnosti pri spracovaní BIS 3.0 XML nevypĺňa. Ide o potvrdený bug.
• ID organizácie príjemcu (CompanyID): vypĺňa sa iba vtedy, ak zdrojový súbor obsahuje hodnotu v AccountingCustomerParty/Party/PartyLegalEntity/CompanyID.
• Pole "Odoslať cez" sa správne prenáša.

Tip: pre belgických príjemcov môžete zapnúť automatické odosielanie a faktúry adresovať na KBO číslo (schemeID 0208) namiesto čísla DPH.

Pre organizácie, ktoré nepovoľujú preposielanie e-mailov (napríklad kvôli IT politike), ponúka eConnect priame prepojenie s Office 365 mailboxom. Platforma tak číta faktúry priamo z prepojeného mailboxu bez potreby preposielania e-mailov.

Toto je relevantné najmä pre organizácie s prísnymi IT bezpečnostnými pravidlami, ktoré nepovoľujú automatické preposielanie e-mailov na externé adresy.

Pozor: funkcia Email prijímač vyžaduje minimálne predplatné Basic. S bezplatným Faktúrportálom táto funkcia nie je dostupná.

Pri organizáciách, ktoré spracúvajú viac ako 1 000 správ denne cez prepojenie O365 mailboxu, môže mailový server Office 365 blokovať prichádzajúce e-maily. Typické chybové hlásenie je: "The recipient has exceeded their limit for the number of messages they can receive per hour."

Toto sa stáva napríklad pri veľkých dávkach faktúr s príslušnými stavovými e-mailami. Riešením je, aby Office 365 Administrator pridal IP adresy eConnect ako dôveryhodných odosielateľov cez Exchange Admin Center (EAC).

Postupujte podľa týchto krokov:

1. Prejdite do Exchange Admin Center a otvorte Mail flow > Connectors.
2. Vytvorte nový connector z Partner organization do Office 365.
3. Nastavte, aby e-maily z nižšie uvedených IP adries (alebo zodpovedajúcich domén) boli považované za dôveryhodné.

Pozor: bez tejto konfigurácie zostáva ratelimit aktívny a prichádzajúce e-maily budú odmietané, pokiaľ objem prekračuje O365 limit. V prípade pochybností kontaktujte Vaše IT oddelenie.

Viac informácií o limitoch rýchlosti Microsoft na príjemcu: Message rate limits (Microsoft Learn).

Známy multiparty scenár pri nemeckých organizáciách:

Ak vaša organizácia používa preposielanie, môžete preposielať fakturačnú poštu z vlastných adries na Email Receiver bez ďalších práv k schránke. Ide o preposielanie na strane zákazníka -- nie rovnaká cesta ako pripojenie Office 365 vyššie.

Vzor: mail contact + distribution group:

1. Vytvorte adresu Email Receiver na platforme (stav Active).
2. V Exchange Admin Center vytvorte mail contact s externou adresou Email Receiver.
3. Vytvorte distribution group s fakturačnou adresou pre dodávateľov. Člen = mail contact z kroku 2.
4. Otestujte faktúrou z povolenej adresy.

Whitelist: často Accept all (nie pri koncepte).

Blokátory: zákaz externého preposielania -> IT alebo Office 365; slučka -> nepreposielajte z everbinding.nl / econnect.eu.

Platforma pozná dva rôzne toky pre e-mailové adresy, ktoré si zákazníci niekedy zamieňajú:

1. Pridanie ďalšej e-mailovej adresy k Vášmu účtu: toto určuje, s akými e-mailovými adresami sa môžete prihlásiť a zasielať dokumenty. Viac sa dozviete v článku Pridanie ďalšej e-mailovej adresy.
2. Pridanie dôveryhodného odosielateľa v Email Receiveri: toto určuje, ktoré externé e-mailové adresy môžu zasielať faktúry do Vašej organizácie. To je to, čo popisuje tento článok.

Ak si nie ste istí, ktorú možnosť potrebujete: chcete sa sami prihlásiť alebo zasielať z inej adresy? Prejdite do Vášho profilu. Chcete, aby Vám dodávateľ mohol zasielať faktúry e-mailom? V tom prípade nastavte dôveryhodného odosielateľa cez Email Receiver.

Chcete nastaviť dôveryhodného odosielateľa prvýkrát? Prečítajte si podrobný návod v článku Nastavenie dôveryhodného e-mailového odosielateľa.