Workflow engine od eConnect Vám umožňuje automatizovať schvaľovací proces pre prichádzajúce faktúry, vyúčtovania a ďalšie dokumenty. Nastavíte pravidlá, ktoré určujú, aké kontroly sa vykonávajú automaticky a kto musí dokumenty schváliť. Funkcia workflow je dostupná ako doplnok k SLA predplatnému (predplatné a/alebo náklady na zavedenie). Funkcia sa nachádza pod Workflow v prostredí zákazníka; bez zmluvy alebo predplatného nie je k dispozícii.

• Základný workflow: konverzná úloha na platforme. E-maily pri zamietnutí PDF faktúry pochádzajú z tohto základného workflow.
• Workflow na mieru: vytvorený na požiadanie v prostredí zákazníka. Štandardne platí pre všetky organizácie v tomto prostredí. Smerovanie špecifické pre organizáciu sa pridáva cez dodatočný krok alebo podmienku, ktorá sa týka iba danej organizácie (napríklad na document.extra.receiverId).

Workflow má:

• presne 1 krok Initial/prvý
• 1 alebo viac krokov Intermediate/medzikrokov
• 1 alebo viac krokov Final/posledných
• voliteľne: Metódu alebo krok bez Actor

Metóda (bez Actor) sa používa napríklad pri došlých faktúrach na resetovanie dátumu stiahnutia. Vďaka tomu dokument prejde do softvérového balíka až po schválení a prechode týmto krokom.

Na karte Ďalšie kroky vyberáte, do akých ďalších krokov môže dokument prejsť. Smerovanie je možné automatizovať na základe podmienok, zvyčajne pri prvom kroku alebo kroku bez actor.

Workflow pozostáva zo série krokov, ktorými dokument prechádza hneď po prijatí. Každý krok môže byť automatická validácia (systém overí podmienku) alebo manuálna akcia (zamestnanec musí dokument posúdiť).

Workflow engine validuje na základe UBL/XML polí, ktoré platforma pozná. Príklady:

• Je uvedené číslo objednávky?
• Začína číslo objednávky určitým prefixom?
• Líši sa mena od EUR?
• Bol dokument rozpoznaný ako duplikát?

Na základe výsledku sa priraďujú úlohy alebo sa dokument automaticky presmeruje.

Výber polí zobrazuje iba platformné XML polia. Surové UBL rozšírenia z IDR v ňom nie sú obsiahnuté, pokiaľ nie sú dostupné inde cez functions alebo XPath. Možné sú operátory a functions, napríklad kontroly dĺžky alebo podreťazca. Na vyhľadávanie bez úpravy workflow pri rozšírení zoznamu použite vyhľadávanie v dátovom zozname (dl:getFirstResult).

Bežne používané vzory podmienok:

Ak dokument nemožno automaticky schváliť, vytvorí sa úloha a priradí sa používateľovi, skupine alebo roli. Priradenie môže vychádzať z výsledku validácie, napríklad: faktúry nad € 5.000 finančnému riaditeľovi, faktúry pod € 5.000 účtovníkovi.

Zamestnanec, ktorý úlohu obdrží, môže dokument:

• Schváliť: dokument pokračuje do ďalšieho kroku alebo získa status "Pripravené na úhradu"
• Zamietnuť: dokument získa status "Zamietnuté" a workflow sa zastaví
• Delegovať: dokument sa prepošle kolegovi (aj v partnerskom prostredí)

Pri úlohách priradených viacerým osobám môžete nastaviť, či musia konať všetci, alebo stačí, ak schváli jedna osoba.

V praxi tieto akcie vybavujete cez úlohy. Pozrite Úlohy na platforme pre kroky a prehľad obrazovky.

Workflow je dostupný pre:

• Došlé faktúry
• Koncepty predajných faktúr
• Vyúčtovania nákladov
• Konverzné úlohy
• Dôveryhodných odosielateľov (Email Receivers)

Workflow môže štartovať automaticky pri prijatí dokumentu, alebo ho môžete spustiť manuálne z priečinka Doručené.

1. Vytvorte vizuálny prehľad toku faktúr a určte procesné kroky a prvky workflow.
2. Vytvorte workflow v prostredí zákazníka pod Workflow (vyžaduje predplatné).
3. Určte úlohy a prechody (Initial / Intermediate / Final / voliteľne Metóda).
4. Priraďte vykonávateľov: používateľov a/alebo skupiny. Úlohu vidia všetci priradení používatelia.
5. Prípadne vytvorte e-mailové šablóny.
6. Pridajte do workflow kroky odosielania e-mailov.

Najprv Pilot: workflow vždy najprv postavte a otestujte v Pilot; potom ho nastavte v produkcii.

Admin alebo správca môže do workflow zasiahnuť pod Administrácia (Workflow admin).

Položka ponuky Šablóny slúži na vytváranie dátových zoznamov. Dátové zoznamy sa vo workflow používajú na automatické schválenie alebo zamietnutie, smerovanie a mapovanie (napríklad EAN na nákladové stredisko). Šablóny faktúr, konverzných úloh a ďalšie štandardné šablóny nemôžu zákazníci upravovať.

Dátové zoznamy sa napĺňajú cez CSV upload. Názvy stĺpcov musia presne zodpovedať dátovému zoznamu na platforme, poradie musí byť rovnaké a platí limit maximálne 5 000 riadkov. Uložte CSV bez formátovania UTF-8 (ANSI/Windows-1252). Šablóna na stiahnutie je k dispozícii na karte „Nahrať dáta“.

Workflow automaticky odosiela e-mailové notifikácie pri každom kroku:

• Zamestnancovi, ktorý obdrží úlohu
• Dodávateľovi alebo internému kontaktu pri schválení alebo zamietnutí
• Administrátorovi pri eskaláciách alebo výnimkách

Menu: Vývoj > E-mailové šablóny. Sú potrebné oprávnenia na vývoj e-mailových šablón (zvyčajne predplatné Professional alebo vyššie). Zoznam zobrazuje šablóny v účte a môže byť prázdny, ak ešte neexistujú vlastné šablóny. Karty: Prostredie (šablóny účtu) a Platforma (platformové šablóny zo všetkých kanálov).

Notifikácie workflow a ďalšie platformové e-maily používajú e-mailové šablóny. Premenné sa líšia podľa kontextu. Platformové šablóny a vlastné šablóny prepojíte v krokoch notifikácie workflow alebo odoslania e-mailu.

1. Plus/Nová (vpravo dole alebo tlačidlo Nová).
2. Vyplňte predmet a obsah; pri uložení sa zobrazí vyskakovacie okno s metadátami.
3. Názov a Popis: interné označenie.
4. Kontext: povinný, jedinečný; určuje, kedy je šablóna vyberateľná.
5. Kanál: kanál zákazníka (napríklad eConnect alebo UWV).
6. Jazyk: platforma vyberie anglickú šablónu, ak je e-mailová adresa známa a jazykové nastavenie je angličtina. Ďalší jazykový variant cez kontextovú ponuku Vytvoriť variant (obsah sa prekladá ručne).

1. Karta Platforma: všetky platformové e-mailové šablóny zo všetkých kanálov.
2. Vyhľadajte šablónu; cez tri bodky otvorte náhľad s kanálom zákazníka.
3. Kopírovať do prostredia.
4. Šablóna sa potom zobrazí na karte Prostredie a je upravená iba pre tento účet.
5. Upravená platformová šablóna sa okamžite používa pre príslušný e-mail.

Zástupné symboly sa líšia podľa kontextu; nie každý symbol je dostupný všade. Príklady: [[params.INVOICEID]], [[params.SENDER]], [[params.RECEIVER]]. Dostupné zástupné symboly často nájdete pod Vlastnosťami (platformovej) šablóny.

Pre faktúry je k dispozícii aj XPath na XML, napríklad:

• [[document.xpath(//urn1:ID)]] = číslo faktúry
• [[document.xpath(//urn2:AccountingSupplierParty/urn2:Party/urn2:Contact/urn1:ElectronicMail)]] = kontaktný e-mail odosielateľa

Po vytvorení alebo úprave šablóny prepojte kroky odosielania e-mailu vo workflow.

Každý krok vo workflow sa zaznamenáva v kompletnom auditnom zázname. Kedykoľvek si môžete pozrieť, kto čo schválil, kedy a aké validácie prebehli. To je nevyhnutné pre compliance a internú kontrolu.

Na správu workflow je k dispozícii špeciálna administratívna rola. Používateľ s touto rolou môže úlohy reštartovať, opätovne prideliť a kroky prepísať bez narušenia bežného workflow.

Workflow Engine poskytuje prehľad prostredníctvom Časovej osi za dokument a administrátorského prehľadu:

• História krokov za dokument: otvorte faktúru a prezrite si Časovú os, aby ste videli, ktoré kroky workflow boli vykonané. Ako Workflow Admin si môžete tiež pozrieť všetky vykonané kroky cez záložku "All executed steps".
• Zamietnuté dokumenty: ako Workflow Admin môžete cez "Všetky inštancie" filtrovať spracované dokumenty so statusom "Zamietnuté". Podmienka: dajte krokom jasné popisy, aby bolo v prehľade rozpoznateľné, ktorý krok faktúru zamietol.
• Granularita: ak krok kontroluje viacero kritérií naraz, nie je viditeľné, na ktorom konkrétnom kritériu nastal výpadok. Rozdeľte validačné kroky na jedno kritérium na krok pre maximálny prehľad.

Pozor: exportná funkcia v rámci Workflow momentálne nefunguje. Validačné dôvody a kroky workflow nie sú exportovateľné ako CSV a nie je možné ich pridať ako stĺpec do zobrazenia Úloh. Ako alternatívu použite Časovú os za dokument.

"The Workflow instance is already executing"

Toto chybové hlásenie sa zobrazí, keď sa workflow akcia spustí dvojmo, napríklad dvojklikom na tlačidlo schválenia.

Riešenie ako Workflow Admin:

1. Nájdite príslušnú inštanciu cez "Všetky inštancie"
2. Opätovne ponúknite workflow
3. Presuňte dokument na ďalší krok (napríklad krok stiahnutia)

Pri chybových hláseniach v odchádzajúcich workflow môžete ako admin po oprave úlohu obnoviť cez možnosť resume. Zrušená úloha zostáva na rovnakom statuse.

Chcete vedieť, ako úlohy fungujú v praxi? Prečítajte si Úlohy na platforme.

• Úlohy na platforme, prideľovanie a vybavovanie
• Statusy faktúr
• Predplatné na platforme eConnect