Úlohy na platforme eConnect sú akčné body, ktoré sa prideľujú používateľom, zvyčajne ako súčasť schvaľovacieho workflow. Keď je potrebné faktúru posúdiť, skontrolovať alebo schváliť, zodpovednému zamestnancovi sa zobrazí úloha.

Úlohy sa zobrazujú vo Vašom priečinku Doručené ako akčný bod. Keď Vám je priradená nová úloha, dostanete e-mailovú notifikáciu (ak máte túto možnosť nastavenú vo Vašom profile). Na platforme vidíte počet otvorených úloh v menu.

Úlohy sa zvyčajne vytvárajú automaticky prostredníctvom workflow engine, ale môže ich vytvoriť aj manuálne administrátor alebo administratívny používateľ.

Otvorte úlohu a prezrite si priložený dokument (faktúru, vyúčtovanie alebo iný dokument). K dispozícii máte tieto možnosti:

• Schváliť: dokument spĺňa podmienky a môže byť spracovaný.
• Zamietnuť: dokument sa vráti alebo získa status "Zamietnuté". Môžete uviesť dôvod.
• Delegovať: úlohu prepošlete kolegovi, napríklad ak nie ste oprávnení tento dokument posúdiť alebo ak je zodpovedné iné oddelenie.

Po vybavení úlohy dokument automaticky pokračuje do ďalšieho kroku workflow, alebo získa konečný status ("Pripravené na úhradu" alebo "Zamietnuté").

Úloha môže byť priradená viacerým osobám súčasne. Workflow určuje, ktorý režim platí:

• Všetci musia konať: každá priradená osoba musí úlohu vybaviť predtým, ako dokument pokračuje.
• Stačí jedna osoba: akonáhle jedna osoba schváli alebo zamietne, úloha je ukončená.

Pri aktívnom partnerstve (napríklad s Vaším účtovníkom) môžete úlohy delegovať aj používateľom v inom prostredí. Váš účtovník tak môže faktúry posudzovať a schvaľovať bez toho, aby ste všetko riešili sami.

V priečinku Doručené máte prehľad všetkých otvorených, vybavených a eskalovaných úloh. Môžete filtrovať podľa statusu, dátumu a organizácie, aby ste rýchlo našli správnu úlohu.

Pozor: nie je možné pridať validačné dôvody ako stĺpec do zobrazenia Úloh. Chcete vedieť, prečo bol dokument v workflow zamietnutý? Otvorte dokument a pozrite si Časovú os.

Chcete sa dozvedieť viac o nastavení schvaľovacích procesov? Prečítajte si Nastavenie workflow.