Nastavenie Email Receivera: povolenie konkrétnej e-mailovej adresy alebo domény na odosielanie faktúr.
Prostredníctvom Email Receivera presne určíte, ktoré e-mailové adresy smú odosielať faktúry Vašej organizácii. Tým zabránite tomu, aby nežiaduce alebo neznáme faktúry vstúpili do Vašej administratívy. Pre každého dodávateľa alebo doménu nastavíte automatické spracovanie ich faktúr.
Dôveryhodný odosielateľ je e-mailová adresa alebo doména, ktorú ste schválili na odosielanie faktúr Vašej organizácii. Spracujú sa iba e-maily od týchto schválených odosielateľov, všetky ostatné sú zablokované. Funguje to ako biely zoznam pre dodávanie faktúr.
Keď vytvoríte dôveryhodného odosielateľa, platforma vygeneruje jedinečnú e-mailovú adresu. Túto adresu poskytnete Vášmu dodávateľovi, ktorý ju použije na odosielanie faktúr. V prehľade (možnosť bočného panela "Všetko") vidíte všetkých vytvorených email receiverov s ich vygenerovanými adresami a stavom.
Na používanie Email Receivera potrebujete minimálne predplatné Basic.
Otvorte aplikáciu Email Receiver na platforme a kliknite na Nový odosielateľ. Pre každého odosielateľa nakonfigurujete nasledujúce nastavenia.
Vyberte, ako chcete odosielateľa identifikovať:
dodavatel.sk). Užitočné, ak dodávateľ odosiela z viacerých adries.Na každú adresu Email Receivera môžete pridať na biely zoznam jednu doménu. Ak Vaša organizácia potrebuje prijímať faktúry z viacerých domén, vytvorte pre každú doménu samostatnú adresu Email Receivera, alebo použite konkrétnu e-mailovú adresu pre každého dodávateľa pre maximálnu bezpečnosť.
Potrebujete druhú konkrétnu adresu odosielateľa? Pri type bieleho zoznamu Konkrétna e-mailová adresa nemôžete jednoducho pridať druhú adresu do poľa White List From Address: pole prijíma iba jednu hodnotu. Pre druhého dôveryhodného odosielateľa v rámci tej istej organizácie vytvorte ďalší Email Receiver s touto druhou adresou. Ak môžu obe adresy patriť do rovnakej domény, existuje jednoduchší spôsob: zmeňte typ bieleho zoznamu existujúceho Email Receivera na Celá doména / All within this domain namiesto vytvárania druhého prijímača.
Voliteľne môžete v poli Organizácia (na strane odosielateľa) uviesť, ktorá organizácia smie odosielať ako dodávateľ. Ak toto vyplníte, akceptujú sa iba e-maily od tejto konkrétnej dodávateľskej organizácie. Vygenerovaná e-mailová adresa sa tým stane bezpečnejšou, pretože e-maily od iných organizácií sa odmietnu.
Uveďte, čo sa má stať s prijatými faktúrami:
Poľom Typy povolených dokumentov určíte, aké formáty faktúr sa akceptujú:
V terminológii eConnect sa "digitálne faktúry" vzťahujú na PDF faktúry a "e-faktúry" na XML faktúry.
Poľom Vyplniť e-mailovú adresu dodávateľa na základe určíte, na základe ktorého e-mailového poľa sa dodávateľ identifikuje. Predvolene je to "E-mailová adresa odosielateľa", ale ak dodávateľ používa alias alebo adresu pre preposielanie, môžete zvoliť iné pole z hlavičky e-mailu (napríklad Reply-To).
Rozpoznávanie dodávateľa je dôležité pre dva účely. Po prvé, dodávateľ dostáva spätnoväzbové správy, ak sa pri spracovaní niečo pokazí, napríklad ak e-mail neobsahuje prílohu alebo sa dokument nedá spracovať. Po druhé, identifikovaná e-mailová adresa sa zahrnie do XML, ktoré sa doručí účtovnému systému, takže dodávateľ je aj tam dohľadateľný.
Pri konceptových faktúrach môžete voliteľne zapnúť Automatické odoslanie XML. Ak odosielateľ pošle platnú XML faktúru, automaticky sa odošle cez Peppol bez manuálneho zásahu. Ak XML nie je platné, faktúra sa pripraví ako koncept na manuálnu kontrolu. Táto možnosť vyžaduje zapnuté SSL/TLS zabezpečenie a platné XML.
Možnosťou Odoslať cez môžete zabezpečené e-maily s platnými XML faktúrami jedným krokom preposlať príjemcovi cez Peppol. Vyžaduje to zapnutú možnosť SSL/TLS zabezpečenia a platné XML.
Email Receiver ponúka dodatočné vrstvy zabezpečenia:
Ak pracujete s viacerými administratívami, môžete zapnúť možnosť Konverzia pre viacero organizácií. Platforma potom automaticky deteguje, pre ktorú administratívu je odoslaná faktúra určená. Takto môžete používať jednu e-mailovú adresu pre viacero administratív namiesto vytvárania samostatnej adresy pre každú. Funguje to pre XML aj PDF faktúry.
Táto funkcia vyžaduje predplatné Professional alebo vyššie.
Pre každého dôveryhodného odosielateľa môžete nastaviť, či chcete dostávať potvrdzujúci e-mail pri prijatí faktúry cez tohto odosielateľa. Takto máte prehľad o tom, ktorí dodávatelia odosielajú faktúry a kedy.
Po vytvorení je dôveryhodný odosielateľ v stave "Koncept". Pred spracovaním e-mailov musí byť odosielateľ aktivovaný. To sa dá urobiť dvoma spôsobmi:
Manuálna aktivácia: zmeňte stav na "Aktívny". Dôveryhodný odosielateľ je potom ihneď funkčný.
Odoslanie pozvánky: namiesto manuálnej aktivácie môžete odoslať pozvánku dodávateľovi. Dodávateľ dostane e-mail s vysvetlením vygenerovanej e-mailovej adresy a spôsobu jej použitia na odosielanie faktúr. Pri prvom použití dodávateľom sa email receiver automaticky aktivuje. Stav sa zmení z "Pozvaný" na "Aktívny".
V bočnom paneli aplikácie Email Receiver môžete filtrovať podľa stavu: Koncepty, Pozvaní, Aktívni a Neaktívni. Takto máte prehľad o tom, ktorí odosielatelia sú v akej fáze.
Áno, pre každého dodávateľa môžete vytvoriť samostatného dôveryhodného odosielateľa. Každý dôveryhodný odosielateľ má jedinečnú e-mailovú adresu a vlastné nastavenia typu bieleho zoznamu, typu dokumentu a bezpečnostných možností. Máte tak úplnú kontrolu nad tým, kto môže odosielať faktúry a ako sa spracúvajú.
E-mail je zamietnutý a nespracovaný. Prijímajú sa iba e-maily od schválených odosielateľov (na základe nastaveného typu bieleho zoznamu). Odosielateľ nedostane žiadnu chybovú správu – e-mail sa jednoducho nespracuje.
Áno, na používanie Email Receivera potrebujete minimálne predplatné Basic. Pre možnosť "Konverzia pre viacero organizácií" (detekcia administratívy) sa vyžaduje predplatné Professional alebo vyššie.
Pracujete s viacerými entitami alebo holdingovou štruktúrou a Email Receiver na *@trust.econnect.eu zostáva prázdny, aj keď sa doména odosielateľa zdá byť na bielom zozname? Najprv skontrolujte, či vôbec niečo prichádza do logov alebo doručenej pošty tohto konkrétneho prijímača, a nie iba pri inej entite. Potom otvorte odoslaný e-mail a doslova sa pozrite na pole Od: to sa počíta, nie zobrazované meno. Holding a dcérska spoločnosť majú často samostatné Email Receivery s vlastnými bielymi zoznamami. Skutočnosť, že rovnaká odchádzajúca adresa funguje pri inej entite, nedokazuje, že adresa Od a biely zoznam sú správne pre tohto konkrétneho prijímača. Skontrolujte položku bieleho zoznamu presne oproti adrese Od: preklepy, aliasy a pravidlá presmerovania menia viditeľnú adresu odosielateľa. Chcete rýchlo zistiť, či je kanál dostupný? Nastavte Email Receiver dočasne na Prijať všetko (nie je možné pri Konceptovej faktúre) a po teste biely zoznam obnovte.
Skontrolujte to v pevnom poradí – vynechanie kroku často vedie k nesprávnemu záveru:
trust.econnect.eu versus pilotná varianta).Ak Vaša organizácia používa Office 365 a preposielanie e-mailov nie je povolené, môžete vytvoriť priame prepojenie s Vašou poštovou schránkou Office 365. Použite pole "Alternatívna adresa doručenia" v konfigurácii Email Receivera na nastavenie integrácie s O365.
Chcete sa dozvedieť viac o tom, ako sa faktúry spracovávajú e-mailom? Prečítajte si, ako funguje odosielanie nákupných faktúr e-mailom.
Prečítajte si, ako odosielať faktúry