Kompletný proces konverzie: od odoslania po doručenie, vrátane stavov a doby spracovania.
Keď odošlete faktúru PDF alebo obrázok do eConnect, stane sa z nej konverzná úloha. IDR (Intelligent Document Recogniser) prevedie dokument na overenú e-faktúru. Tento článok vysvetľuje, ako tento proces funguje od začiatku do konca.
Každý PDF alebo obrázok, ktorý odošlete (e-mailom, prostredníctvom dôveryhodného odosielateľa alebo cez API), sa automaticky stane konverznou úlohou. Systém určí najlepšiu metódu konverzie a začne pracovať.
Systém prijme dokument a klasifikuje ho prostredníctvom Detect API. Ide o faktúru, dodací list, upomienku alebo niečo iné? Ku konverzii postúpia iba dokumenty rozpoznané ako faktúra. Ostatné dokumenty sú automaticky priložené ako prílohy faktúry.
IDR analyzuje dokument pomocou troch technologických vrstiev:
IDR rozpozná najdôležitejšie polia faktúry: dodávateľa, odberateľa, číslo faktúry, dátum, sumy, sadzbu DPH a platobné údaje.
Po rozpoznávaní sú validované všetky polia:
IDR porovnáva rozpoznané hodnoty s predtým spracovanými faktúrami toho istého dodávateľa. Čím viac faktúr od dodávateľa je spracovaných, tým lepšie sa stáva rozpoznávanie. Systém sa priebežne učí.
Ak si IDR nie je dostatočne istý rozpoznávaním, konverzná úloha sa odošle tímu Quality Control eConnect. Tím ručne skontroluje pochybné prípady, napr. ťažko čitateľnú sumu alebo chýbajúce pole.
Každá oprava tímu QC je vrátená do IDR ako trénovacie dáta. Tým je chyba, ktorá sa raz vyskytla, v budúcnosti predchádzaná.
Po úspešnom rozpoznaní a validácii sa dokument prevedie na štandardizovanú e-faktúru vo formáte UBL. Táto e-faktúra obsahuje všetky štruktúrované dáta, ktoré váš účtovný softvér potrebuje.
Spracovaná faktúra sa zobrazí v Prijaté (pre nákupné faktúry) alebo Odoslané (pre predajné faktúry). Ak je nakonfigurovaná softvérová integrácia, faktúra je automaticky odovzdaná do účtovného softvéru.
Záruka SLA eConnect predpokladá, že 99 % všetkých dokumentov je spracovaných do 8 pracovných hodín.
Priebeh konverznej úlohy je možné sledovať na platforme. Štandardná doba uchovávania konverzných úloh je 4 mesiace, potom sú automaticky odstránené.
Niekedy nie je možné dokument úplne spracovať. Príčinou môže byť nečitateľný súbor, chýbajúce podstatné údaje alebo faktúra nespĺňajúca požadovaný štandard. V takom prípade je konverzná úloha zamietnutá a vy dostanete oznámenie s uvedením dôvodu.
Pri kľúčových poliach (číslo faktúry, dátum a sumy) je presnosť IDR vyššia ako 98 %. Pri poslednom vzorkovaní dosiahlo automatické spracovanie 100 % správnosti. Ručné overenie tímom QC malo chybovosť nižšiu ako 2 %.
Čistý čas spracovania pre plne automatizované dokumenty je priemerne 20–30 sekúnd. Vrátane čakania vo fronte sú to asi 3,5 minúty. Ak je požadované ručné overenie tímom Quality Control, proces môže trvať až 24 hodín v pracovné dni.
Ak si IDR nie je dostatočne istý, konverzná úloha sa odošle tímu Quality Control na ručné overenie. Každá oprava je vrátená do systému ako trénovacie dáta, takže podobné chyby sú v budúcnosti automaticky predchádzané. Chybu je tiež možné nahlásiť podpore.
Áno, priebeh každej konverznej úlohy je možné sledovať na platforme eConnect. Pre každý dokument je viditeľná fáza spracovania. Štandardná doba uchovávania konverzných úloh je 4 mesiace, potom sú automaticky odstránené.
Máte otázky k určitej konverznej úlohe? Kontaktujte podporu.
Zobraziť konverzné úlohy