Celkovú sumu nie je možné určiť alebo chýbajú povinné prvky faktúry. Platná faktúra musí obsahovať minimálne číslo faktúry, dátum faktúry, sumy a identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa.

Čo môžete urobiť? Skontrolujte, či je faktúra kompletná, a odošlite dokument znova. Ak na faktúrach od konkrétneho dodávateľa štruktúrne chýbajú údaje, kontaktujte dodávateľa.

Systém rozpoznal dokument ako niečo iné než faktúru alebo objednávku. Automatická klasifikácia (Detect API) rozlišuje okrem iného: faktúry, proforma faktúry, logá, účtenky, dodacie listy, objednávky, výplatné pásky, upomienky, daňové dokumenty, všeobecné obchodné podmienky a prílohy. Dokumenty, ktoré nie sú klasifikované ako faktúra alebo objednávka, sú oprávnené na zamietnutie.

Samotná klasifikácia je plne automatická, ale skutočné zamietnutie konverznej úlohy je vždy manuálnym úkonom tímu kvality. Dokument teda môže byť správne klasifikovaný ako "nie faktúra" a následne posúdený tímom.

Čo môžete urobiť? Zvyčajne ide o správnu klasifikáciu. Ak chcete dokument odoslať ako prílohu k faktúre, pošlite ho spolu s faktúrou v tom istom e-maili. Je Vaša faktúra nesprávne klasifikovaná ako proforma faktúra alebo iný typ dokumentu? Nahláste to podpore, aby klasifikácia mohla byť vylepšená.

Sken je príliš svetlý, príliš tmavý, rozmazaný alebo zo zadnej strany. OCR engine nemôže spoľahlivo rozpoznať text.

Čo môžete urobiť? Skenujte dokument znova s minimálne 300 dpi, zaistite dobrý kontrast a položte ho rovno na sklo.

PDF má šifrovanie, digitálny podpis alebo iné obmedzenia, ktoré bránia čítaniu textu.

Čo môžete urobiť? Odstráňte zabezpečenie PDF súboru alebo požiadajte dodávateľa o nezabezpečenú verziu.

PDF súbor obsahuje viac ako jednu faktúru. eConnect vždy spracováva jednu faktúru na súbor.

Čo môžete urobiť? Rozdeľte PDF súbor tak, aby každá faktúra bola v samostatnom súbore. Faktúra s viacerými stranami môže byť v jednom PDF.

Došlo k technickej chybe. Dokument sa automaticky znova predloží do 24 hodín v pracovné dni.

Čo môžete urobiť? Vyčkajte na automatické opätovné spracovanie. Ak dokument nie je spracovaný ani po 24 hodinách, kontaktujte podporu.

Tip pri úpornych chybách spracovania: PDF, ktoré sa opakovane zastáva na chybe spracovania, sa často dá rozhybať tak, že zdrojový súbor znovu "vytlačíte" do PDF pomocou Microsoft Print to PDF (alebo porovnateľnej PDF tlačiarne) a pošlete nové PDF. Týmto sa normalizuje štruktúra PDF a vyrieši sa mnoho problémov s vnořenými PDF bez toho, aby musela zasahovať podpora.

Self-billing faktúra bola odoslaná na nesprávny prijímač. Ako odberateľ ju odosielajte ako nákupnú faktúru, ako dodávateľ ako predajnú faktúru.

Čo môžete urobiť? Odošlite faktúru znova na správnu e-mailovú adresu (nákup alebo predaj).

Pri ZUGFeRD faktúrach (hybridný PDF s integrovaným XML) sa môže stať, že konverzná úloha zobrazí stav "Úspešne spracované", ale faktúra sa neobjaví vo Vašej doručenej pošte. V takom prípade bolo rozpoznanie IDR úspešné, ale konverzia z formátu CII na UBL zlyhala. Platforma môže uchovávať výlučne platné UBL faktúry.

Čo môžete urobiť? Kontaktujte podporu a uveďte, že konverzná úloha je označená ako úspešná, ale faktúra chýba. Technický tím môže upraviť transformáciu, aby sa podobné faktúry v budúcnosti spracovali správne.

Tip: ZUGFeRD faktúra, ktorá v externých validátoroch dosahuje hodnotenie "zelená", môže na platforme eConnect napriek tomu zlyhať. Je to preto, že platforma uplatňuje prísnejšie požiadavky (BIS Billing v3 / NLCIUS) než väčšina CII validátorov.

Pri prichádzajúcej (PDF) prijatej faktúre znamená hlásenie "Výpočet DPH je nesprávny", že sumy a DPH na dokumente alebo v rozpoznávaní nie sú v súlade. Dokument tak nie je (dočasne) postúpený do Vašej evidencie alebo ERP. Toto hlásenie sa môže objaviť aj ako konečný stav v histórii konverznej úlohy.

Predtým zamietnutý dokument môže byť napriek tomu úspešne zaúčtovaný: platforma automaticky prepočíta sumy (celková suma faktúry je rozhodujúca, potom sumy DPH a ostatné hodnoty) a môže tak dokument uviesť do súladu bez ďalšej akcie z Vašej strany.

Ak zamietnutie zostane definitívne, ide o výjimku, ale vedomé rozhodnutie tímu kvality. Ak zamietnutie napadnete, je na Vás, aby ste preukázali, že sumy sú v súlade.

Čo môžete urobiť? Najprv skontrolujte aktuálny stav dokumentu v histórii konverznej úlohy: ak sa po prepočte už zobrazuje úspešný stav, opätovné odoslanie nie je potrebné. Ak je úloha stále otvorená alebo sa spracováva, vyčkajte na prepočet. Ak zamietnutie zostane a domnievate sa, že je neoprávnené, kontaktujte podporu a vysvetlite, prečo sú sumy v súlade.

Dobropis dodaný ako XML dodávateľom (napríklad cez Peppol) sa niekedy spracuje ako bežná faktúra namiesto dobropisu. Je to preto, že dodávateľ v tomto XML nesprávne nastavil typ dokumentu: kód faktúry 380 (bežná faktúra) namiesto 381 (dobropis).

Pri dokumente dodanom ako XML určuje typ dokumentu dodávateľ (alebo zdrojový systém dodávateľa). eConnect spracuje tento XML tak, ako bol dodaný, a typ dokumentu neupravuje.

Čo môžete urobiť? Kontaktujte svojho dodávateľa a požiadajte ho o opätovné dodanie dobropisu so správnym kódom typu dokumentu (381). Ak dokument prišiel do eConnect ako PDF a nie ako XML od dodávateľa, kontaktujte podporu: v takom prípade môže ísť o chybu rozpoznávania, ktorú je možné opraviť.