Celkovú sumu nemožno určiť, alebo chýbajú povinné prvky faktúry. Platná faktúra musí obsahovať aspoň číslo faktúry, dátum faktúry, sumy a identifikačné údaje dodávateľa a odberateľa.

Čo môžete urobiť? Skontrolujte, či je faktúra úplná, a dokument odošlite znova. Ak na faktúrach určitého dodávateľa štrukturálne chýbajú údaje, kontaktujte dodávateľa.

Systém rozpoznal dokument ako niečo iné než faktúru alebo nákupnú objednávku. Automatická klasifikácia (Detect API) rozlišuje okrem iného: faktúry, proforma faktúry, logá, bločky, dodacie listy, nákupné objednávky, výplatné pásky, upomienky, daňové dokumenty, všeobecné podmienky a prílohy. Dokumenty, ktoré nie sú klasifikované ako faktúra alebo nákupná objednávka, môžu byť zamietnuté.

Samotná klasifikácia je plne automatická, skutočné zamietnutie konverznej úlohy je však vždy ručná akcia tímu kvality. Dokument teda môže byť správne klasifikovaný ako "nie je faktúra" a potom posúdený tímom.

Čo môžete urobiť? Zvyčajne ide o správnu klasifikáciu. Proforma faktúry sa štandardne zamietajú a do toho nemožno zasiahnuť. To isté platí pre dokumenty označené ako proforma faktúra, testovacia faktúra, trial invoice, test invoice alebo sample invoice: ak sú myslené ako proforma alebo testovací dokument (teda nie skutočná faktúra), eConnect ich spracuje rovnako a sú zamietnuté. Ak chcete, aby sa proforma predsa spracovala, sami na PDF zmeňte slovo "proforma" na "faktúra", kým dokument odošlete. Zodpovednosť je na vás ako na zákazníkovi.

Ak chcete dokument poslať ako prílohu k faktúre, odošlite ho spolu s faktúrou v tom istom e-maile. Je vaša faktúra nesprávne klasifikovaná ako proforma? Nahláste to podpore, aby sa klasifikácia mohla zlepšiť.

Sken je príliš svetlý, príliš tmavý, rozmazaný alebo z rubu. OCR engine text spoľahlivo nerozpozná.

Čo môžete urobiť? Naskenujte dokument znova aspoň pri 300 dpi, zabezpečte dobrý kontrast a položte ho rovno na sklo.

PDF má šifrovanie, digitálny podpis alebo iné obmedzenia, ktoré bránia čítaniu textu.

Čo môžete urobiť? Odstráňte zabezpečenie súboru PDF alebo požiadajte dodávateľa o nezabezpečenú verziu.

Súbor PDF obsahuje viac ako jednu faktúru. eConnect vždy spracuje jednu faktúru na súbor.

Čo môžete urobiť? Rozdeľte súbor PDF tak, aby každá faktúra bola v samostatnom súbore. Viacstranová faktúra môže zostať v jednom PDF.

Došlo k technickej chybe. Dokument sa v pracovné dni automaticky znova ponúkne do 24 hodín.

Čo môžete urobiť? Počkajte na automatické opätovné spracovanie. Ak dokument po 24 hodinách stále nie je spracovaný, kontaktujte podporu.

Tip pri pretrvávajúcich chybách spracovania: PDF, ktoré sa opakovane zasekne na chybe spracovania, často odblokujete tým, že zdrojový súbor znova "vytlačíte" do PDF cez Microsoft Print to PDF (alebo podobnú PDF tlačiareň) a nové PDF odošlete. Tým sa normalizuje štruktúra PDF a vyrieši sa veľa problémov s vloženým PDF bez zásahu podpory.

Self-billing faktúra bola odoslaná nesprávnemu príjemcovi. Ako odberateľ ju odosielate ako nákupnú faktúru, ako dodávateľ ako predajnú faktúru.

Čo môžete urobiť? Odošlite faktúru znova na správnu e-mailovú adresu (nákup alebo predaj).

Pri faktúrach ZUGFeRD (hybridné PDF s vloženým XML) môže konverzná úloha ukazovať stav "Úspešne spracované", ale faktúra sa v schránke neobjaví. Rozpoznanie IDR sa podarilo, prevod z formátu CII do UBL však nie. Platforma vie uložiť len platné faktúry UBL.

Čo môžete urobiť? Kontaktujte podporu a uveďte, že konverzná úloha je označená ako úspešná, ale faktúra chýba. Technický tím môže transformáciu upraviť, aby sa podobné faktúry v budúcnosti spracovali správne.

Tip: faktúra ZUGFeRD, ktorá je v externých validátoroch "zelená", môže na platforme eConnect predsa zlyhať. Platforma kladie prísnejšie požiadavky (BIS Billing v3 / NLCIUS) než väčšina validátorov CII.

Pri prichádzajúcej (PDF) nákupnej faktúre znamená hlásenie "Výpočet DPH je nesprávny", že sumy a DPH na dokumente alebo v rozpoznaní nesedia. Dokument sa preto (dočasne) neodošle do účtovníctva ani ERP. Toto hlásenie môže byť aj konečným stavom v histórii konverznej úlohy.

Skôr zamietnutý dokument môže byť predsa úspešne zaúčtovaný: platforma sumy automaticky prepočíta (súčet faktúry je rozhodujúci, potom sumy DPH a ostatné hodnoty) a dokument tak môže zosúladiť bez ďalšieho zásahu z vašej strany.

Ak zamietnutie zostane konečné, je to výnimka, ale vedomá voľba tímu kvality. Ak zamietnutie spochybňujete, je na vás preukázať, že sumy sedia.

Čo môžete urobiť? Najprv skontrolujte aktuálny stav dokumentu v histórii konverznej úlohy: ak je po prepočte úspešný stav, opätovné odoslanie netreba. Ak je úloha stále otvorená alebo v riešení, počkajte na prepočet. Ak zamietnutie zostane a považujete ho za neoprávnené, kontaktujte podporu a zdôvodnite, prečo sumy sedia.

Dobropis dodaný dodávateľom ako XML (napríklad cez Peppol) sa niekedy spracuje ako bežná faktúra namiesto dobropisu. Je to preto, že dodávateľ v tom XML nesprávne nastavil typ dokumentu: kód faktúry 380 (bežná faktúra) namiesto 381 (dobropis).

Pri dokumente dodanom ako XML určuje typ dokumentu dodávateľ (alebo zdrojový systém dodávateľa). eConnect toto XML spracuje tak, ako bolo dodané, a typ dokumentu nemení.

Čo môžete urobiť? Kontaktujte dodávateľa a požiadajte o opätovné dodanie dobropisu so správnym kódom typu dokumentu (381). Ak dokument prišiel do eConnect ako PDF a nie ako XML dodávateľa, kontaktujte podporu: môže ísť o chybu rozpoznania, ktorú možno zlepšiť.

XML ukazuje inú sumu alebo sadzbu DPH než PDF faktúra, s hlásením "The applied VAT differs from the expected rate". Stáva sa to napríklad pri sadzbe DPH 17% (luxemburská štandardná sadzba). eConnect a IDR podporujú faktúry so 17% DPH; táto sadzba nie je nepodporovaná ani neznáma.

Hlásenie nie je automatická chyba rozpoznania. Spracovanie IDR najprv uprednostní správnu celkovú sumu (sumu na úhradu) a potom prevezme celé DPH faktúry. IDR vždy prevezme sumu a sadzbu DPH zo samotnej faktúry; eConnect faktúru neopravuje. Štrukturálna chyba rozpoznania je len vtedy, keď sa sadzba alebo suma DPH v XML skutočne líši od PDF faktúry.

Čo môžete urobiť? Najprv skontrolujte, či bola suma na úhradu prevzatá správne. Potom porovnajte sadzbu a sumu DPH na PDF s XML. Ak sa zhodujú, nejde o chybu rozpoznania: hlásenie je len validačné varovanie. Ak sa suma alebo sadzba DPH v XML preukázateľne líši od PDF, kontaktujte podporu a pošlite pôvodné PDF a súvisiace XML.

Pozor: daňové účtovné otázky (napríklad odpočet DPH versus vrátenie v EÚ pri zahraničnej sadzbe DPH) sú mimo rozsahu tohto hlásenia. Obráťte sa na svojho daňového poradcu.

Ak PDF faktúra neukazuje DPH (ani ako inú sumu, napríklad poistnú daň, ani percento 21%), konverzia PDF nastaví kategóriu DPH na O (DPH sa neuplatňuje). To platí aj vtedy, keď PDF uvádza IČ DPH dodávateľa.

Ide o správanie produktu, nie o automatickú chybu rozpoznania: spracovanie IDR zakladá kategóriu DPH na tom, čo je na dokumente skutočne uvedené ako DPH, nie na prítomnosti IČ DPH.

Čo môžete urobiť? PDF DPH ukazuje, ale v XML chýba? Potom môže ísť o chybu rozpoznania. Kontaktujte podporu cez Feedback PDF-conversion a pošlite pôvodné PDF a súvisiace XML.