Prehľad chybových hlásení pri odosielaní faktúr e-mailom, s príčinami a riešeniami.
Keď odoslanú faktúru nie je možné spracovať, dostanete chybové hlásenie e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Nižšie nájdete prehľad najčastejších chybových hlásení s príčinou a riešením pre každé z nich.
Chybové hlásenia pri doručení
Tieto chybové hlásenia dostanete bezprostredne po odoslaní e-mailu, ešte pred spracovaním dokumentu IDR. Týkajú sa problémov so samotným e-mailom alebo formátom súboru.
HláseniePríčinaRiešenieŽiadna (platná) príloha/prílohyE-mail neobsahuje prílohy alebo prílohy sú vo formáte, ktorý nie je podporovaný. Použite PDF, XML, JPEG, JPG, PNG alebo BMP. Súbory menšie ako 10 KB sa ignorujú, pretože zvyčajne neobsahujú použiteľné dáta faktúry (napríklad sledovací pixel alebo malé logo).skontrolujte, či ste faktúru pripojili ako prílohu a či je formát súboru podporovaný.Príliš veľa prílohE-mail obsahuje viac ako 50 príloh. Tento limit je nastavený na zaistenie spoľahlivého spracovania.rozdeľte faktúry do viacerých e-mailov, každý s maximálne 50 prílohami.Veľkosť súboru prekračuje limitJednotlivý súbor je väčší ako 10 MB alebo celý e-mail je väčší ako 35 MB.zmenšite súbor (napríklad komprimáciou PDF) alebo rozdeľte faktúry do viacerých e-mailov.Dokument zabezpečenýPDF je zabezpečené šifrovaním, digitálnym podpisom alebo inými obmedzeniami, takže text nie je možné prečítať.odstráňte zabezpečenie PDF súboru alebo požiadajte dodávateľa o nezabezpečenú verziu.Chyba pri spracovaníPri spracovaní došlo k technickej chybe. Dokument sa automaticky znova predloží do 24 hodín (v pracovných dňoch).vyčkajte. Ak dokument nie je spracovaný ani po 24 hodinách, kontaktujte podporu.
Chybové hlásenia pri spracovaní (konverzia)
Nasledujúce hlásenia dostanete po tom, čo bol dokument doručený a IDR sa ho pokúsil spracovať. Týkajú sa obsahu alebo typu dokumentu.
HlásenieVýznamRiešenieChýbajú podstatné prvkyPodstatné údaje nie sú určiteľné (napr. číslo faktúry, dátum, suma alebo iné povinné polia)Skontrolujte, či je faktúra kompletnáTyp dokumentu je nesprávnyNie je faktúra ani objednávka (napr. ponuka, dodací list, VOP)Odosielajte len faktúry; ostatné dokumenty ako prílohuUpomienka alebo výzva na platbuDokument rozpoznaný ako upomienkaOdošlite pôvodnú faktúruDokument nečitateľnýDokument nie je čitateľný (napr. príliš nízke rozlíšenie, zlé osvetlenie, poškodený súbor alebo prázdna strana)Skontrolujte zdrojový súbor a odošlite čitateľnú verziuDokument obsahuje viacero dokumentovViac ako jedna faktúra v jednom PDFRozdeľte na jednu faktúru na súborDokument rozpoznaný ako logoObrázok z podpisu e-mailuZvyčajne správne odfiltrované; pri chybe: odoslať ako PDFSelf-billing faktúraNesprávny prijímač (nákup vs. predaj)Odošlite na správnu e-mailovú adresu
Tip: pri opakovaných chybových hláseniach najprv skontrolujte podmienky pri odosielaní. Mnohým problémom sa dá predísť dodržiavaním správnych formátov súborov a limitov.