Prehľad chybových hlásení pri odoslaní faktúr e-mailom, s príčinami a riešeniami.
Keď odoslanú faktúru nemožno spracovať, dostanete chybové hlásenie e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Nižšie je prehľad najčastejších hlásení, s príčinou a riešením pri každom z nich.
Chybové hlásenia pri doručení
Tieto hlásenia dostanete hneď po odoslaní e-mailu, ešte pred spracovaním dokumentu cez IDR. Ide o problémy so samotným e-mailom alebo s formátom súboru.
HlásenieVýznamRiešenieŽiadna (platná) príloha / "Spracovanie nie je možné"E-mail neobsahuje prílohy, prílohy majú nepodporovaný formát, alebo je príloha väčšia ako 10 MB. Použite PDF, XML, JPEG, JPG, PNG alebo BMP. Súbory menšie ako 1 KB sa ignorujú. Príliš veľké PDF môže vypadnúť ako nespracovateľné bez výslovného hlásenia o limite.Skontrolujte, že ste faktúru pripojili, že formát je podporovaný a že súbor je menší ako 10 MBPríliš veľa prílohE-mail obsahuje viac ako 50 príloh. Toto maximum drží spracovanie spoľahlivé.Rozdeľte faktúry do viacerých e-mailov, každý s najviac 50 prílohamiVeľkosť súboru prekračuje limitJednotlivý súbor je väčší ako 10 MB, alebo celý e-mail je väčší ako 35 MB.Zmenšite súbor (napríklad kompresiou PDF) alebo rozdeľte faktúry do viacerých e-mailovDokument je chránenýPDF je chránené šifrovaním, digitálnym podpisom alebo inými obmedzeniami, takže text nemožno prečítať.Odstráňte ochranu PDF, vytlačte dokument znova do PDF (napríklad cez Microsoft Print to PDF) alebo požiadajte dodávateľa o nechránenú verziuPDF formulár (interaktívne polia formulára)PDF obsahuje interaktívne polia formulára (AcroForm/XFA) namiesto obyčajného textu, takže obsah nemožno prečítať.Otvorte dokument a vytlačte ho znova do PDF (napríklad cez Microsoft Print to PDF) a odošlite nové, ploché PDFChyba počas spracovaniaVyskytla sa technická chyba. Dokument sa automaticky znova ponúkne do 24 hodín (v pracovných dňoch).Počkajte. Ak dokument po 24 hodinách nie je spracovaný, kontaktujte podporu
Chybové hlásenia spracovania (konverzia)
Nižšie uvedené hlásenia dostanete po doručení dokumentu, keď sa ho IDR pokúsilo spracovať. Týkajú sa obsahu alebo typu dokumentu.
HlásenieVýznamRiešenieChýbajú podstatné prvkyPodstatné údaje nemožno určiť (napríklad číslo faktúry, dátum, suma alebo iné povinné polia)Skontrolujte, že je faktúra úplnáTyp dokumentu je nesprávnyNie je to faktúra ani objednávka (napríklad ponuka, dodací list, podmienky)Odosielajte len faktúry; ostatné dokumenty ako prílohuUpomienka alebo výzva na platbuDokument rozpoznaný ako upomienkaOdošlite pôvodnú faktúruDokument je nečitateľnýDokument nie je čitateľný (napríklad príliš nízke rozlíšenie, zlé osvetlenie, poškodený súbor alebo prázdna strana)Skontrolujte zdrojový súbor a odošlite čitateľnú verziuDokument obsahuje viac dokumentovViac ako jedna faktúra v jednom PDFRozdeľte na jednu faktúru na súborDokument rozpoznaný ako logoObrázok z e-mailového podpisuZvyčajne správne odfiltrované; pri chybe: odošlite ako PDFFaktúra self-billingNesprávny príjemca (nákup vs predaj)Odošlite na správnu e-mailovú adresu
Tip: pri opakovaných chybových hláseniach najprv skontrolujte podmienky odoslania. Mnohým problémom zabránia správne formáty súborov a limity.
Číslo faktúry s medzerami
Číslo faktúry s medzerami nie je chybové hlásenie ani chyba. Pri konverzii PDF systém vždy odstráni všetky medzery z čísla faktúry. To je produktová normalizácia. XML dodávateľa (Peppol alebo nahratie XML) zachová číslo faktúry tak, ako bolo dodané, vrátane medzier.
Detekcia duplicít porovnáva presne dodávateľa, dátum faktúry a číslo faktúry. Len rozdiel medzier medzi konverziou PDF a XML dodávateľa vytvorí dva originály, nie duplicitu a nie poruchu. Ak sa konverzia PDF líši od XML, odošlite len XML. Odlišný názov súboru upravíte u odosielateľa.
Časté otázky
Kde dostanem chybové hlásenia, keď faktúru nemožno spracovať?
Chybové hlásenia sa posielajú e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Zabezpečte, aby to bola funkčná schránka, ktorú niekto číta. Pri dôveryhodnom odosielateľovi môžete nastaviť samostatnú kontaktnú e-mailovú adresu pre chybové hlásenia.
Čo mám robiť pri hlásení "Dokument obsahuje viac dokumentov"?
Toto hlásenie znamená, že súbor PDF obsahuje viac ako jednu faktúru. Rozdeľte súbor tak, aby každá faktúra bola v samostatnom PDF, a súbory odošlite znova. Viacstranová faktúra môže zostať v jednom PDF.
Ponúkne sa neúspešná faktúra znova automaticky?
Len pri hlásení "Chyba počas spracovania" sa dokument automaticky znova ponúkne do 24 hodín v pracovných dňoch. Pri ostatných hláseniach musíte problém vyriešiť sami a dokument odoslať znova.