Okrem PDF faktúr môžete do eConnect odosielať e-mailom aj UBL súbory (XML e-faktúry). Platný UBL súbor sa spracuje priamo bez OCR rozpoznávania, čo je rýchlejšie a spoľahlivejšie ako PDF konverzia. Tento článok vysvetľuje, ako to funguje a čo sa stane, keď XML nie je platné.

Keď odošlete UBL faktúru e-mailom, platforma súbor ihneď validuje oproti podporovaným štandardom. Rozpoznávajú sa nasledujúce UBL formáty:

• SI-UBL 2.0 (NLCIUS, holandský štandard)
• Peppol BIS Billing 3.0 (európsky Peppol štandard)

Je XML platné? Potom sa faktúra okamžite spracuje a doručí, bez potreby OCR rozpoznávania. To znamená rýchlejšie spracovanie a vyššiu spoľahlivosť, pretože nedochádza k interpretácii vizuálnych prvkov.

Ak XML súbor nie je platný (napríklad kvôli chýbajúcim povinným poliam alebo odlišnej štruktúre), platforma automaticky prejde na záložné spracovanie. Ako toto záložné spracovanie funguje, závisí od situácie:

• UBL s priloženým PDF: ak je okrem neplatného XML v e-maili aj PDF faktúra, PDF sa spracuje cez OCR rozpoznávanie.
• UBL bez PDF: ak nie je priložené žiadne PDF, faktúra sa nemôže spracovať a dostanete chybové hlásenie.

Tip: chcete si vopred overiť, či je Váš UBL súbor platný? Použite eConnect Document Validator, bezplatný online nástroj, ktorým môžete validovať akýkoľvek UBL súbor.

ZUGFeRD (Nemecko) a Factur-X (Francúzsko) sú hybridné formáty faktúr: PDF s vloženým XML v CII formáte. Pri týchto faktúrach sa platforma najprv pokúsi extrahovať a spracovať vložené XML.

Ak vložené XML nie je platné, systém prejde na OCR spracovanie PDF komponentu. ZUGFeRD faktúra, ktorá prejde externými validátormi, ale v eConnect sa napriek tomu spracuje ako PDF, môže naznačovať rozdiel vo validačných pravidlách pre vložené XML.

Staršie formáty SimpleInvoicing (SI 1.1 a SI 1.2) nie sú od roku 2024 povolené v sieti Peppol. eConnect ich pri odoslaní e-mailom v mnohých prípadoch ešte dokáže transformovať na platnú NLCIUS faktúru, pokiaľ sú prítomné všetky podstatné dáta. Pri chýbajúcich údajoch môže validácia zlyhať.

Odporúčame prejsť na SI-UBL 2.0 (NLCIUS) alebo Peppol BIS Billing 3.0 pre spoľahlivé spracovanie.

eConnect disponuje funkciou, ktorá automaticky opravuje známe chyby v UBL súboroch prostredníctvom XSL transformácie. Nepodstatné chýbajúce polia sa doplnia štandardnými hodnotami, aby sa faktúra mohla napriek tomu spracovať. Táto funkcia sa neustále rozvíja na základe vzorov, ktoré sa vyskytujú v praxi.

Je dobré poznať rozdiel medzi konverziou a transformáciou:

• Konverzia: PDF faktúra sa konvertuje na e-faktúru (XML). Na to je potrebné OCR rozpoznávanie a vždy dochádza k interpretácii.
• Transformácia: e-faktúra v jednom XML formáte sa konvertuje na iný XML formát. To je spoľahlivejšie, pretože zdrojové dáta sú už štruktúrované.

eConnect podporuje automatickú transformáciu medzi viac ako 20 XML štandardmi, vrátane odvetvovo špecifických formátov ako DICO, SETU, SEEF a XRechnung.

Chcete radšej prijímať faktúry priamo cez Peppol namiesto e-mailu? To je možné, ak je Vaša organizácia zaregistrovaná v sieti Peppol.