Dostávate faktúry e-mailom alebo poštou? Preposlaním na Vašu osobnú e-mailovú adresu eConnect sa automaticky spracujú a doručia do Vášho účtovného softvéru. Nezáleží na tom, či ide o PDF, obrázok alebo XML súbor, eConnect spracuje všetko.

Po aktivácii Vašej organizácie na platforme dostanete vlastnú e-mailovú adresu pre nákupné faktúry:

<ico-cislo>@inkoopfacturen.econnect.eu

Táto adresa je k dispozícii okamžite, nemusíte o ňu osobitne žiadať ani ju aktivovať. Predvolené nastavenia však nie sú vždy prispôsobené Vašim špecifickým požiadavkám. Preto vždy skontrolujte, či je adresa správne nakonfigurovaná, alebo si vytvorte novú adresu cez Email Receiver, kde môžete nastavenia presne prispôsobiť Vašim potrebám.

Okrem štandardnej IČO adresy môžete vytvoriť špecifickú e-mailovú adresu pre každého dodávateľa prostredníctvom Email Receiver. Platforma vygeneruje jedinečnú adresu na doméne trust.econnect.eu s náhodnou postupnosťou znakov, napríklad:

y49jvmtw@trust.econnect.eu

Pre každú adresu určíte, ktorá doména alebo e-mailová adresa smie odosielať, aký typ dokumentu sa vytvorí a či sa XML faktúry automaticky preposielajú. To ponúka väčšiu kontrolu ako štandardná IČO adresa a je k dispozícii od predplatného Basic.

Keď odošlete e-mail s prílohou faktúry na adresu pre nákupné faktúry, prebehne nasledovné:

1. Klasifikácia: systém skontroluje každú prílohu a automaticky určí, či ide o faktúru, dodací list, prílohu alebo iný dokument.
2. Spracovanie: faktúry sa konvertujú na validovanú e-faktúru. PDF faktúry prechádzajú cez IDR (Intelligent Document Recogniser) na OCR rozpoznávanie. XML faktúry sa priamo validujú.
3. Pripojenie príloh: ostatné dokumenty v tom istom e-maili (špecifikácie, dodacie listy) sa automaticky pripoja ako príloha k faktúre.
4. Doručenie: spracovaná faktúra sa objaví vo Vašej doručenej pošte a automaticky sa prepošle do Vášho prepojeného účtovného softvéru.

Väčšina faktúr je spracovaná do niekoľkých minút. Prečítajte si viac o čase spracovania.

eConnect spracováva PDF, XML faktúry (všetky formáty e-faktúr), obrázky (JPEG, PNG, BMP) a hybridné formáty ako ZUGFeRD/Factur-X. Maximálna veľkosť e-mailu je 35 MB s maximálne 50 prílohami. Vždy odosielajte jednu faktúru na súbor.

Kompletný prehľad všetkých požiadaviek a limitov nájdete v článku podmienky pri odosielaní faktúr.

E-maily s faktúrami môžete tiež preposielať (forwardovať) zo svojej vlastnej poštovej schránky. Dbajte pritom na nasledovné:

• Použite funkciu preposlať Vášho e-mailového programu, nie funkciu presmerovania.
• Vylúčte domény everbinding.nl a econnect.eu z automatického preposielania, aby nedochádzalo k slučkám.
• Preposielajte iba e-maily, ktoré skutočne obsahujú prílohu s faktúrou.

Ak sa pri odosielaní niečo pokazí, dostanete chybové hlásenie e-mailom na adresu, z ktorej ste faktúru odoslali. Bežnými príčinami sú príliš veľký súbor, nečitateľné PDF alebo XML súbor, ktorý nespĺňa požadovaný štandard.

Chcete, aby dodávatelia posielali faktúry priamo na túto adresu? Nastavte dôveryhodného odosielateľa pre zvýšenú bezpečnosť.