Posielate predajné faktúry e-mailom Vašim zákazníkom? Súčasným preposlaním do eConnect sa automaticky sprístupnia vo Vašej odoslanej pošte. Takto máte kompletný digitálny archív všetkých odchádzajúcich faktúr a zároveň sa automaticky spracúvajú vo Vašom účtovnom softvéri.

Po aktivácii Vašej organizácie na platforme dostanete vlastnú e-mailovú adresu pre predajné faktúry:

<ico-cislo>@verkoopfacturen.econnect.eu

Táto adresa je k dispozícii okamžite, nemusíte o ňu osobitne žiadať ani ju aktivovať. Predvolené nastavenia však nie sú vždy prispôsobené Vašim špecifickým požiadavkám. Preto vždy skontrolujte, či je adresa správne nakonfigurovaná, alebo si vytvorte novú adresu cez Email Receiver, kde môžete nastavenia presne prispôsobiť Vašim potrebám.

Najjednoduchší spôsob odosielania predajných faktúr do eConnect je cez BCC. Keď posielate faktúru e-mailom Vášmu zákazníkovi, pridajte adresu pre predajné faktúry do poľa BCC. Váš zákazník dostane faktúru ako zvyčajne a zároveň sa kópia odošle do eConnect na spracovanie.

Najlepšie funguje, keď si BCC adresu pridáte ako predvolbu vo Vašom e-mailovom programe alebo fakturačnom softvéri. Potom na to nemusíte myslieť a automaticky budujete kompletný archív.

Keď e-mail s prílohou faktúry dorazí na Vašu adresu pre predajné faktúry, spracovanie prebieha nasledovne:

1. Klasifikácia: systém skontroluje každú prílohu a určí, či ide o faktúru alebo iný typ dokumentu (napríklad špecifikáciu alebo dodací list).
2. Rozpoznávanie: PDF faktúry IDR (Intelligent Document Recogniser) skonvertuje na validovanú e-faktúru. XML faktúry sa priamo validujú.
3. Archivácia: spracovaná faktúra sa objaví vo Vašej odoslanej pošte a automaticky sa prepošle do Vášho prepojeného účtovného softvéru.

Rozdiel oproti nákupným faktúram je cieľ: nákupné faktúry prichádzajú do Vašej doručenej pošty, predajné faktúry do Vašej odoslanej pošty.

Upozornenie: Váš účtovný softvér alebo ERP systém musí byť schopný importovať predajné faktúry z odoslanej pošty. Nie všetky softvérové balíky podporujú import predajných faktúr cez prepojenie. Overte si vopred u Vášho dodávateľa softvéru, či je to podporované.

Okrem BCC adresy si môžete tiež nastaviť dôveryhodného odosielateľa s typom dokumentu "Predajná faktúra". To je užitočné, ak predajné faktúry posielate cez pevný systém alebo e-mailovú adresu a chcete archiváciu automatizovať bez BCC.

Pri nastavení dôveryhodného odosielateľa s typom dokumentu "Predajná faktúra" sa faktúry archivujú na administratívne spracovanie vo Vašej odoslanej pošte, cez iný kanál, než akým boli odoslané Vášmu zákazníkovi.

Pri self-billingu vystavuje faktúru odberateľ v mene dodávateľa. Ako odošlete self-billing faktúru, závisí od Vašej roly:

• Ako odberateľ (Vy vystavujete faktúru v mene dodávateľa): odošlite faktúru ako nákupnú faktúru.
• Ako dodávateľ (Váš zákazník vystavil faktúru): odošlite faktúru ako predajnú faktúru.

Na PDF faktúre uveďte text "Faktúra vystavená odberateľom". Inak platia rovnaké podmienky ako pre bežné faktúry.

Pozor: self-billing faktúry sú zamietnuté, ak sa odošlú na nesprávny prijímač (nákup namiesto predaja, alebo naopak). Vždy skontrolujte, či používate správnu e-mailovú adresu.

Chcete sa dozvedieť viac o technických podmienkach pri odosielaní? Prečítajte si podmienky pri odosielaní faktúr.