Pred odoslaním faktúr do eConnect je dobré vedieť, aké technické podmienky musia Vaše súbory spĺňať. Dodržaním týchto podmienok predídete chybovým hláseniam a zaistíte rýchle a správne spracovanie Vašich faktúr.

eConnect spracováva nasledujúce typy súborov:

ZUGFeRD/Factur-X (hybridné PDF s vloženým XML) je tiež podporovaný. Platforma sa najprv pokúsi spracovať vložené XML; ak nie je platné, PDF sa spracuje cez OCR.

Vždy odosielajte jednu faktúru na súbor. Ak má faktúra viacero strán, skombinujte ich do jedného PDF súboru. Platforma spracováva každý súbor ako samostatný dokument. Ak PDF obsahuje viacero faktúr, konverzná úloha sa zamietne s hlásením "Dokument obsahuje viacero dokumentov".

Majte na pamäti, že obrázky v e-mailových podpisoch a firemných logách sa počítajú ako príloha. Ak Váš e-mailový program automaticky odosiela logo, počíta sa to do limitu 50 príloh a môže to ovplyvniť klasifikáciu. Systém väčšinu lôg automaticky rozpozná cez Detect API a odfiltruje ich, ale v niektorých prípadoch môže byť logo nesprávne zahrnuté ako dokument.

Ak odosielate jednu faktúru s doplnkovými dokumentmi (špecifikácie, dodacie listy, výkazy hodín) v tom istom e-maili, doplnkové dokumenty sa automaticky pripoja ako príloha k faktúre.

Ak odosielate viacero faktúr spolu s prílohami v jednom e-maili, systém nemôže určiť, ktorá príloha patrí ku ktorej faktúre. V takom prípade posielajte samostatné e-maily pre každú faktúru.

PDF súbory so šifrovaním, digitálnym podpisom alebo inými obmedzeniami nemôžu byť prečítané OCR enginom. Tieto sa zamietnu s hlásením "Dokument zabezpečený". Odstráňte zabezpečenie pred odoslaním súboru alebo požiadajte dodávateľa o nezabezpečenú verziu.

PDF konverzia (OCR rozpoznávanie) je dostupná pre faktúry adresované všetkým organizáciám dostupným na platforme. Nezáleží na tom, či je príjemca holandská, belgická alebo iná zahraničná organizácia. IDR podporuje viac ako 200 jazykov na rozpoznávanie textu, takže faktúry prakticky v akomkoľvek jazyku sú rozpoznané.

Tip: nie ste si istí, či Váš súbor spĺňa podmienky? Odošlite testovaciu faktúru a skontrolujte, či sa správne spracuje. Pri chybe dostanete jasné chybové hlásenie s dôvodom.

Chcete vedieť, aké chybové hlásenia sa môžu vyskytnúť? Prečítajte si prehľad chybových hlásení pri odosielaní e-mailom.